PAGE兵役登記檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強兵役登記檔案管理，確保兵役登記工作的規(guī)范、準確、完整，保障兵役工作的順利開展，依據(jù)《中華人民共和國兵役法》及相關法律法規(guī)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及兵役登記檔案管理的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家兵役登記相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：保證兵役登記檔案內(nèi)容真實、準確，如實反映兵役登記對象的基本信息和兵役狀況。3.安全保密原則：加強檔案安全防護，嚴格保密措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.規(guī)范有序原則：建立健全檔案管理流程，確保檔案的收集、整理、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)規(guī)范有序。二、檔案管理職責分工（一）兵役登記工作領導小組成立以公司/組織負責人為組長的兵役登記工作領導小組，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)兵役登記檔案管理工作，研究解決重大問題，監(jiān)督制度執(zhí)行情況。（二）人力資源部門1.負責組織本公司/組織員工的兵役登記工作，收集、審核員工兵役登記相關材料。2.建立員工兵役登記檔案臺賬，及時更新檔案信息。3.配合兵役機關做好兵役登記信息的統(tǒng)計、上報等工作。（三）檔案管理部門1.負責接收、整理人力資源部門移交的兵役登記檔案，按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂等。2.提供安全、適宜的檔案保管場所，配備必要的保管設備，確保檔案安全。3.建立檔案查閱、借閱制度，嚴格辦理查閱、借閱手續(xù)，做好登記記錄。（四）各部門負責人1.負責組織本部門員工的兵役登記工作，督促員工按時如實提交相關材料。2.對本部門員工兵役登記檔案的真實性和完整性負責。三、檔案內(nèi)容及分類（一）檔案內(nèi)容1.兵役登記表：詳細記錄兵役登記對象的基本信息，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、家庭住址、公民身份號碼、文化程度、政治面貌、兵役狀況等。2.應征公民體格檢查表：包含身體各項檢查指標結果，如身高、體重、視力、聽力、血壓、內(nèi)科、外科、眼科、口腔科、檢驗科檢查結果等。3.政治考核表：記錄政治考核情況，包括本人及家庭成員、主要社會關系的政治歷史情況、現(xiàn)實表現(xiàn)等。4.其他相關材料：如學歷證明、獎懲情況證明、戶籍證明等與兵役登記相關的材料。（二）檔案分類1.按登記對象分類：分為男性兵役登記檔案和女性兵役登記檔案。2.按兵役登記年度分類：每年形成的兵役登記檔案單獨分類存放，便于查詢和管理。四、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門在組織兵役登記工作時，明確告知員工所需提交的檔案材料清單及要求。2.員工應在規(guī)定時間內(nèi)將完整、真實的兵役登記材料提交至人力資源部門。3.人力資源部門對收集到的材料進行初步審核，檢查材料是否齊全、完整，信息是否準確無誤。對不符合要求的材料，及時通知員工補充或更正。（二）整理1.人力資源部門將審核通過的兵役登記材料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門按照檔案分類標準，對檔案材料進行分類整理。3.對每份檔案材料進行編號，編制檔案目錄，確保檔案材料與目錄一一對應。4.將整理好的檔案材料按照順序裝訂成冊，在檔案封面注明檔案編號、登記對象姓名、登記年度等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有破損、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.做好庫房溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時調(diào)整庫房環(huán)境，確保檔案保管環(huán)境適宜。4.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質上，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱兵役登記檔案的，查閱人應填寫《兵役登記檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.《申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門審核通過后，安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人只能查閱與申請目的相關的檔案內(nèi)容，不得擅自摘抄、復制、拍照等。4.查閱完畢后，查閱人應在《兵役登記檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱兵役登記檔案的，借閱人應填寫《兵役登記檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.《申請表》經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人簽字同意后，報公司/組織負責人審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理借閱手續(xù)，將檔案借給借閱人，并在借閱期限屆滿前提醒借閱人歸還。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換等。借閱期限屆滿后，應按時歸還檔案。如因特殊原因需要延期歸還的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案統(tǒng)計與上報（一）統(tǒng)計1.人力資源部門應定期對本公司/組織員工的兵役登記情況進行統(tǒng)計，包括登記人數(shù)、應征人數(shù)、緩征人數(shù)、免征人數(shù)等。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時，統(tǒng)計報表應按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，并經(jīng)部門負責人審核簽字。（二）上報1.人力資源部門應按照兵役機關的要求，按時將本公司/組織的兵役登記統(tǒng)計報表上報至兵役機關。2.上報的統(tǒng)計報表應附相關說明材料，如登記對象基本情況分析、兵役登記工作開展情況等，以便兵役機關全面了解本公司/組織的兵役登記工作情況。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應與接觸兵役登記檔案的人員簽訂保密協(xié)議明確保密責任和義務。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)批準，不得向任何單位和個人提供檔案信息。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴格控制知悉范圍，確保檔案信息不被無關人員獲取。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設備，確保庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.定期對檔案管理人員進行安全培訓，提高安全意識和應急處理能力。3.制定檔案安全應急預案，明確應急處置流程和責任分工，定期組織演練，確保在發(fā)生安全事故時能夠迅速、有效地進行處理，減少損失。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.兵役登記檔案超過保管期限，且已無保存價值的。2.因自然災害、意外事故等原因導致檔案損壞無法修復，且已辦理相關手續(xù)的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《兵役登記檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.《申請表》經(jīng)檔案管理部門負責人、公司/組織負責人審核簽字后，報兵役機關備案。3.檔案管理部門會同相關部門組成銷毀小組，對擬銷毀的檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案準確無誤。4.銷毀小組采用適當?shù)姆绞綄n案進行銷毀，如焚燒、粉碎