PAGE會(huì)計(jì)檔案管理制度優(yōu)化一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司總部負(fù)責(zé)制定統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案管理制度，各分公司、子公司負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)檔案的具體管理工作，并接受公司總部的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施確保會(huì)計(jì)檔案的安全，防止會(huì)計(jì)檔案被篡改、損毀、丟失，同時(shí)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止會(huì)計(jì)信息泄露。4.方便利用原則。在確保安全保密的前提下，充分考慮會(huì)計(jì)檔案利用的便利性，提高會(huì)計(jì)檔案的利用效率。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，用以確定會(huì)計(jì)分錄，作為登記賬簿依據(jù)的憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據(jù)總分類(lèi)科目開(kāi)設(shè)賬戶(hù)，用來(lái)登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類(lèi)核算，提供總括核算資料的分類(lèi)賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類(lèi)科目開(kāi)設(shè)賬戶(hù)，用來(lái)登記某一類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行明細(xì)分類(lèi)核算，提供明細(xì)核算資料的分類(lèi)賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)間的先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)情況的卡片式賬簿。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是指企業(yè)對(duì)外提供的反映企業(yè)某一特定日期財(cái)務(wù)狀況和某一會(huì)計(jì)期間經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量等會(huì)計(jì)信息的文件，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)。（四）其他會(huì)計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照會(huì)計(jì)檔案的形成時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)，可分為年度會(huì)計(jì)檔案。2.按照會(huì)計(jì)檔案的種類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)，可分為會(huì)計(jì)憑證類(lèi)、會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類(lèi)和其他會(huì)計(jì)資料類(lèi)。（二）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證的整理去除憑證上的金屬物，對(duì)大小不一的原始憑證進(jìn)行折疊，使其規(guī)格統(tǒng)一。按照記賬憑證的編號(hào)順序排列，檢查憑證張數(shù)是否齊全，附件是否完整。將記賬憑證和原始憑證一同裝訂成冊(cè)，在裝訂線處加封簽，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。在憑證封面上注明單位名稱(chēng)、年度、月份、憑證種類(lèi)、起訖日期、起訖號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理將各種賬簿按年度分類(lèi)整理，拆除賬頁(yè)的空白頁(yè)，在賬頁(yè)的右上角編頁(yè)碼。對(duì)活頁(yè)賬進(jìn)行裝訂，加裝封面和封底，編好頁(yè)碼，填寫(xiě)賬簿啟用表和經(jīng)管人員一覽表。在賬簿封面上注明單位名稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)、年度、冊(cè)數(shù)等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理將月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按時(shí)間順序整理，檢查報(bào)告的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告進(jìn)行裝訂，加裝封面，在封面上注明單位名稱(chēng)、年度、報(bào)告期等內(nèi)容。4.其他會(huì)計(jì)資料的整理對(duì)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等按年度分類(lèi)整理，裝訂成冊(cè)。將會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)等單獨(dú)整理，編好頁(yè)碼，加裝封面。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為永久。4.其他會(huì)計(jì)資料保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)保管期限為永久，會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)保管期限為永久。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等條件。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找。2.對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等，同時(shí)做好備份記錄。3.建立會(huì)計(jì)檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的種類(lèi)、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息。4.定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱和借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。查閱時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出。2.外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司總部財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱時(shí)，應(yīng)有專(zhuān)人陪同，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照會(huì)計(jì)檔案。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案，需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱會(huì)計(jì)檔案，需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱單位名稱(chēng)、借閱原因、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)公司總部財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱申請(qǐng)表應(yīng)加蓋借閱單位公章。3.會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，將會(huì)計(jì)檔案交付借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記手續(xù)應(yīng)包括借閱日期、借閱人姓名、單位名稱(chēng)、借閱檔案名稱(chēng)、數(shù)量、期限等內(nèi)容。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還會(huì)計(jì)檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（三）查閱和借閱記錄會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)應(yīng)建立查閱和借閱記錄簿，詳細(xì)記錄查閱和借閱的時(shí)間、人員、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、期限等信息。查閱和借閱記錄簿應(yīng)妥善保管，以備查考。六、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷(xiāo)毀。2.保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案不得銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.由公司檔案管理部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。2.公司負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。3.銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名或蓋章。4.電子會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由公司信息管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。（三）銷(xiāo)毀記錄會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、會(huì)計(jì)檔案的信息化管理（一）電子會(huì)計(jì)檔案的形成1.公司應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，采用電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔，確保電子會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)、完整、有效。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期將會(huì)計(jì)憑證電子化，并進(jìn)行整理、分類(lèi)、編號(hào)，確保電子會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的一致性。3.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)格式和介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、TIFF等格式，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)具備可靠性和安全性。（二）電子會(huì)計(jì)檔案的管理1.建立電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，明確電子會(huì)計(jì)檔案的管理職責(zé)、存儲(chǔ)方式、備份要求、安全保密措施等內(nèi)容。2.對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，按照會(huì)計(jì)檔案的種類(lèi)和形成時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，便于查找和利用。3.定期對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。備份記錄應(yīng)詳細(xì)記錄備份時(shí)間、備份介質(zhì)、備份數(shù)據(jù)內(nèi)容等信息。4.加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案的安全保密管理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改、損毀、丟失或泄露。5.建立電子會(huì)計(jì)檔案查閱和借閱制度，明確查閱和借閱的權(quán)限、程序和記錄要求。查閱和借閱電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)通過(guò)專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)進(jìn)行操作，操作記錄應(yīng)詳細(xì)記錄查閱和借閱的時(shí)間、人員、檔案名稱(chēng)、操作內(nèi)容等信息。（三）電子會(huì)計(jì)檔案的利用1.公司應(yīng)利用信息技術(shù)手段，建立電子會(huì)計(jì)檔案檢索系統(tǒng)，方便會(huì)計(jì)檔案的查閱和利用。2.電子會(huì)計(jì)檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)具備分類(lèi)檢索、全文檢索等功能，能夠快速準(zhǔn)確地查找所需的會(huì)計(jì)檔案。3.利用電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，不得對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行非法修改、刪除或其他破壞行為。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門(mén)公司審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括會(huì)計(jì)檔案的整理、保管、查閱和借閱、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，檢查會(huì)計(jì)檔案是否存在篡改、損毀、丟失等情況。3.電子會(huì)計(jì)檔案的管理情況，包括電子會(huì)計(jì)檔案的形成、存儲(chǔ)、備份、安全保密等環(huán)節(jié)。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。審計(jì)部門(mén)每年定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果形成檢查報(bào)告，報(bào)送公司負(fù)責(zé)人。2.不定期抽查。審計(jì)部門(mén)根據(jù)工作需要，不定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及