PAGE機(jī)關(guān)檔案安全保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的安全保管，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門及所屬單位檔案的安全保管工作。（三）基本原則1.安全第一原則：將檔案安全保管放在首位，采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對檔案進(jìn)行分類、整理、存儲和保護(hù)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。3.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。二、檔案保管機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案保管機(jī)構(gòu)設(shè)立專門的檔案保管機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管本機(jī)關(guān)的各類檔案。檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)具備必要的檔案保管設(shè)施和條件，確保檔案的安全存放。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理本機(jī)關(guān)各部門形成的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案保管與維護(hù)：妥善保管檔案，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進(jìn)行修復(fù)和處理。3.檔案利用服務(wù)：根據(jù)機(jī)關(guān)工作需要，及時、準(zhǔn)確地提供檔案利用服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記工作。4.檔案安全管理：嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，落實(shí)安全防范措施，防止檔案安全事故的發(fā)生。5.檔案信息化建設(shè)：積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和備份工作，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.本機(jī)關(guān)在履行職能活動中形成的各種文件、材料、記錄、圖表、聲像等資料。2.本機(jī)關(guān)召開的重要會議、舉辦的重大活動形成的檔案材料。3.本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎懲等方面的檔案材料。4.本機(jī)關(guān)簽訂的各類合同、協(xié)議、項目文件等檔案材料。5.本機(jī)關(guān)財務(wù)、審計、統(tǒng)計等方面的檔案材料。6.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集到檔案保管機(jī)構(gòu)。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行有效的備份存儲。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，建立科學(xué)合理的檔案分類體系。2.對每類檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄索引，便于查找和利用。3.對破損、褪色、字跡模糊的檔案材料進(jìn)行修復(fù)和技術(shù)處理，確保檔案的可讀性。四、檔案存儲與保護(hù)（一）存儲環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對庫房出入情況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，確保檔案庫房安全。（二）檔案存儲方式1.按照檔案的類別和保管期限，分別存放于不同的檔案柜、檔案架或檔案盒中。2.對重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的存儲方式，如專柜存放、密封保存等。3.對電子檔案，應(yīng)存儲于安全可靠的存儲設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色等檔案及時進(jìn)行修復(fù)和技術(shù)處理。2.對檔案進(jìn)行消毒、防蟲、防鼠等處理，防止檔案受到病蟲害的侵害。3.對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.檔案利用應(yīng)堅持服務(wù)機(jī)關(guān)工作、方便利用的原則，提高檔案利用效率。3.檔案利用應(yīng)確保檔案的安全，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。（二）利用方式1.檔案查閱：機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管機(jī)構(gòu)查閱。2.檔案借閱：外單位因工作需要借閱本機(jī)關(guān)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管機(jī)構(gòu)辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案保管機(jī)構(gòu)印章，并注明出處。（三）利用登記與歸還1.檔案利用應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用時間、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等信息。2.檔案借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案保管機(jī)構(gòu)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅持全面審查、客觀公正的原則，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行鑒定，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.檔案鑒定工作小組按照檔案保管期限表，對到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。（三）銷毀方式與監(jiān)督1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。2.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作徹底、安全。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將銷毀情況報告檔案保管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為機(jī)關(guān)工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。3.開發(fā)檔案信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的檢索、利用、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理的信息化水平。4.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認(rèn)證等措施，確保電子檔案的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。2.對電子檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立電子檔案目錄索引，便于查找和利用。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲于不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守電子檔案安全管理制度，防止電子檔案的泄密、篡改等情況發(fā)生。八、檔案安全檢查與應(yīng)急處置（一）安全檢查1.檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對檔案庫房、設(shè)施設(shè)備、檔案存儲等情況進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.安全檢查應(yīng)包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等方面的檢查，以及檔案保管狀況、利用登記等情況的檢查。3.對安全檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改，并做好記錄。（二）應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、處置程序等內(nèi)容。2.定期組織檔案安全應(yīng)