PAGE檔案管理定期檢查制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本定期檢查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的定期檢查工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面檢查原則：對公司各類檔案進行全面、細致的檢查，涵蓋檔案的各個方面，包括但不限于檔案的實體、內(nèi)容、保管環(huán)境等。3.及時整改原則：對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行記錄，并明確整改措施和責任人，限期整改，確保檔案管理工作質(zhì)量不斷提升。二、檢查職責分工（一）檔案管理部門職責1.制定檔案定期檢查計劃，明確檢查的范圍、內(nèi)容、時間安排等，并組織實施。2.負責對檔案的實體狀況進行檢查，包括檔案的裝訂、編目、排列、上架等是否符合規(guī)范，檔案載體是否有損壞、變質(zhì)等情況。3.檢查檔案的內(nèi)容完整性，核對檔案資料與實際業(yè)務(wù)活動是否一致，有無缺頁、漏項等問題。4.對檔案保管環(huán)境進行檢查，如庫房的溫濕度、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備是否正常運行。5.匯總檢查結(jié)果，形成檢查報告，提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。（二）各部門職責1.配合檔案管理部門開展定期檢查工作，提供本部門檔案的相關(guān)信息和資料。2.負責對本部門形成的檔案進行自查，確保檔案整理規(guī)范、內(nèi)容準確，并及時向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的文件材料。3.根據(jù)檔案管理部門提出的整改意見，負責本部門檔案問題的整改工作，并及時反饋整改情況。三、檢查內(nèi)容（一）檔案實體檢查1.檔案的裝訂質(zhì)量：檢查檔案是否裝訂牢固，有無掉頁、散頁現(xiàn)象；裝訂線是否整齊，有無漏訂、錯訂情況。2.編目準確性：核對檔案的編號、目錄、頁碼等是否準確無誤，是否與檔案內(nèi)容相符。3.排列順序：檢查檔案的排列是否符合分類方案和編號順序，便于查找和利用。4.上架情況：查看檔案是否上架存放，擺放是否整齊有序，有無積壓、混亂現(xiàn)象。5.載體狀況：檢查檔案載體（如紙張、磁帶、光盤等）是否有破損、褪色、變形、發(fā)霉等問題。（二）檔案內(nèi)容檢查1.完整性：檢查檔案資料是否齊全，是否涵蓋了業(yè)務(wù)活動的各個環(huán)節(jié)和方面，有無重要文件缺失。2.準確性：核對檔案內(nèi)容與實際業(yè)務(wù)是否一致，數(shù)據(jù)是否準確，文字表述是否清晰、規(guī)范。3.關(guān)聯(lián)性：檢查檔案之間的邏輯關(guān)系是否緊密，是否能夠全面反映業(yè)務(wù)活動的全過程，有無相互矛盾或脫節(jié)之處。（三）檔案保管環(huán)境檢查1.溫濕度：測量庫房內(nèi)的溫度和濕度，檢查溫濕度是否符合檔案保管要求（一般溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%）。2.通風情況：檢查庫房通風系統(tǒng)是否良好，有無異味，空氣是否清新。3.防火設(shè)施：查看消防器材是否配備齊全、有效，消防通道是否暢通無阻，防火制度是否落實到位。4.防潮措施：檢查庫房內(nèi)是否有防潮設(shè)備，如除濕機等是否正常運行，檔案是否存放在防潮的裝具內(nèi)。5.防蟲措施：查看庫房內(nèi)是否有防蟲藥品或設(shè)備，有無蟲蛀現(xiàn)象。6.防盜設(shè)施：檢查庫房門窗是否堅固，防盜報警裝置是否正常工作，安全保衛(wèi)制度是否嚴格執(zhí)行。四、檢查周期（一）年度檢查每年組織一次全面的檔案定期檢查，對公司所有檔案進行詳細檢查，確保檔案管理工作的整體質(zhì)量。（二）季度抽查每季度對部分部門的檔案進行抽查，重點檢查檔案整理進度、保管狀況等，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（三）專項檢查根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況、重大項目推進情況或檔案管理工作中的突出問題，適時開展專項檢查，對特定類型的檔案或重點區(qū)域的檔案進行深入檢查。五、檢查程序（一）準備階段1.檔案管理部門制定檢查計劃，明確檢查的范圍、內(nèi)容、時間、人員分工等，并提前通知各部門做好準備工作。2.各部門按照要求整理好本部門的檔案，準備好相關(guān)的檔案目錄、清單等資料，以便檢查人員查閱。3.檔案管理部門準備好檢查所需的工具和設(shè)備，如溫濕度計、手電筒、放大鏡等。（二）實施階段1.檢查人員按照分工對檔案進行實地檢查，采用查看、清點、核對、測量等方法，對檔案實體、內(nèi)容和保管環(huán)境進行全面檢查。2.檢查過程中，檢查人員要認真做好記錄，詳細記錄檢查發(fā)現(xiàn)的問題，包括問題的描述、所在檔案的名稱、位置、責任人等信息。3.對于一些較為復(fù)雜或存在疑問的問題，檢查人員可以與相關(guān)部門或人員進行溝通核實，確保問題準確無誤。（三）總結(jié)階段1.檢查結(jié)束后，檔案管理部門及時匯總檢查結(jié)果，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行分類整理和分析，形成檢查報告。2.檢查報告應(yīng)包括檢查的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、原因分析、整改建議等內(nèi)容，并附上詳細的問題清單和整改責任表。3.將檢查報告提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審閱，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后，印發(fā)給各部門，并要求各部門按照整改建議進行整改。六、整改要求（一）整改措施制定各部門針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要認真分析原因，制定切實可行的整改措施。整改措施應(yīng)明確整改目標、整改內(nèi)容、整改責任人、整改期限等，確保整改工作具有可操作性。（二）整改實施1.整改責任人按照整改措施認真組織實施整改工作，確保在規(guī)定的期限內(nèi)完成整改任務(wù)。2.在整改過程中，如遇到困難或問題，應(yīng)及時與檔案管理部門溝通協(xié)調(diào)，共同研究解決方案。3.整改責任人要定期向檔案管理部門匯報整改進展情況，直至整改工作全部完成。（三）整改驗收1.整改完成后，整改責任人要向檔案管理部門提交整改報告，申請驗收。2.檔案管理部門對整改情況進行實地復(fù)查，核實整改措施是否落實到位，問題是否得到有效解決。3.如整改驗收不合格，檔案管理部門應(yīng)要求整改責任人繼續(xù)整改，直至達到要求為止。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司建立檔案管理定期檢查監(jiān)督機制，由檔案管理部門負責對各部門的檔案管理工作進行日常監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容包括各部門對檔案定期檢查制度的執(zhí)行情況、檔案整改工作的落實情況等。3.對于違反檔案管理定期檢查制度的行為，檔案管理部門應(yīng)及時提出糾正意見，并督促相關(guān)部門進行整改。（二）考核辦法1.將檔案管理定期檢查工作納入公司績效考核體系，對各部門的檔案管理工作進行量化考核。2.考核指標包括檔案檢查的組織實施情況、問題整改完成情況、檔案管理工作質(zhì)量提升情況等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對檔案管理