PAGE造價(jià)企業(yè)檔案收集制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)發(fā)展和歷史研究等方面的作用，特制定本檔案收集制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的收集工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門及員工應(yīng)按照本制度要求，及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地收集各類檔案資料，保證檔案內(nèi)容的完整性和真實(shí)性。3.及時(shí)歸檔原則檔案形成后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔，避免積壓和散失，確保檔案的時(shí)效性。二、檔案收集范圍（一）行政管理類檔案1.公司文件上級(jí)主管部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等。公司制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。公司內(nèi)部發(fā)布的各類文件、通報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等。2.會(huì)議檔案公司各類會(huì)議的通知、議程、報(bào)告、決議、記錄等。會(huì)議形成的重要文件、資料、圖表等。3.人事檔案員工的入職登記表、履歷表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、勞動(dòng)合同等。員工的績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄、晉升記錄等。員工的離職手續(xù)辦理資料、離職證明等。4.財(cái)務(wù)檔案公司的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。會(huì)計(jì)憑證、賬簿、發(fā)票、收據(jù)等財(cái)務(wù)憑證。稅務(wù)申報(bào)資料、納稅記錄等。5.印章檔案公司各類印章的啟用、變更、廢止記錄。印章使用申請(qǐng)表、審批表、登記薄等。6.證照檔案公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證等各類證照。證照的年檢、換證記錄及相關(guān)資料。（二）業(yè)務(wù)管理類檔案1.工程造價(jià)咨詢項(xiàng)目檔案項(xiàng)目委托合同、協(xié)議書、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等。項(xiàng)目預(yù)算書（包括工程量計(jì)算書、單價(jià)分析表等）、結(jié)算書、審核報(bào)告等。項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知、工程洽商記錄等。項(xiàng)目成本分析報(bào)告、效益評(píng)估報(bào)告等。2.招標(biāo)代理項(xiàng)目檔案招標(biāo)代理委托合同、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。開(kāi)標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)記錄、中標(biāo)通知書等。招標(biāo)項(xiàng)目的相關(guān)文件、資料、圖表等。3.項(xiàng)目管理類檔案項(xiàng)目管理規(guī)劃、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、項(xiàng)目安全計(jì)劃等。項(xiàng)目管理過(guò)程中的各類報(bào)告、報(bào)表、總結(jié)等。項(xiàng)目變更記錄、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理記錄、項(xiàng)目溝通管理記錄等。（三）其他類檔案1.合同檔案公司簽訂的各類合同，包括工程合同、采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同等。合同的談判記錄、審批表、補(bǔ)充協(xié)議等。2.客戶檔案客戶的基本信息、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄等?？蛻舻脑u(píng)價(jià)、反饋意見(jiàn)等。3.榮譽(yù)檔案公司獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等。榮譽(yù)的申報(bào)材料、審批文件等。4.聲像檔案公司重要活動(dòng)、會(huì)議、項(xiàng)目等的照片、錄像、錄音等。反映公司發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)成果等的聲像資料。三、檔案收集職責(zé)分工（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案收集制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)各部門檔案收集工作，對(duì)收集的檔案進(jìn)行審核、整理、歸檔。3.定期對(duì)公司檔案收集情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。4.負(fù)責(zé)公司各類檔案的保管、利用和統(tǒng)計(jì)工作。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的收集、整理和初步審核。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。3.按照公司檔案收集制度的要求，定期將本部門的檔案資料移交綜合管理部歸檔。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的全程收集和管理，確保項(xiàng)目檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.在項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)整理項(xiàng)目檔案，提交綜合管理部歸檔。四、檔案收集流程（一）檔案形成1.各部門及員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案資料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行及時(shí)整理和分類。2.檔案形成過(guò)程中，應(yīng)確保文件材料的字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。（二）檔案收集1.各部門檔案收集人員應(yīng)定期對(duì)本部門形成的檔案資料進(jìn)行收集，確保檔案資料不遺漏、不丟失。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，及時(shí)收集項(xiàng)目相關(guān)的各類檔案資料，包括項(xiàng)目文件、圖紙、記錄、報(bào)告等，并進(jìn)行分類整理。3.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)主管部門下發(fā)的文件、客戶提供的資料等，應(yīng)及時(shí)登記并分發(fā)至相關(guān)部門，由接收部門負(fù)責(zé)收集和保管。（三）檔案整理1.收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目。2.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，并填寫卷內(nèi)目錄、備考表等。3.確保檔案資料的排列有序，便于查閱和管理。（四）檔案移交1.各部門應(yīng)定期將整理好的檔案資料移交綜合管理部歸檔。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將項(xiàng)目檔案整理完畢，移交綜合管理部歸檔。3.綜合管理部對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改，直至符合歸檔要求。五、檔案收集時(shí)間要求（一）日常檔案收集1.各部門應(yīng)在每月末將本月形成的檔案資料收集整理完畢，并移交綜合管理部。2.對(duì)于臨時(shí)性的檔案資料，應(yīng)在形成后及時(shí)收集整理，確保不延誤歸檔時(shí)間。（二）項(xiàng)目檔案收集1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目階段性工作結(jié)束后，及時(shí)收集整理該階段的項(xiàng)目檔案資料，并在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)將項(xiàng)目檔案移交綜合管理部。2.對(duì)于重大項(xiàng)目或特殊項(xiàng)目，檔案收集時(shí)間可根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況另行規(guī)定，但應(yīng)確保檔案資料的及時(shí)歸檔。六、檔案收集質(zhì)量要求（一）完整性檔案資料應(yīng)齊全完整，包括項(xiàng)目文件、合同協(xié)議、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)憑證、聲像資料等相關(guān)內(nèi)容，不得遺漏重要信息。（二）準(zhǔn)確性檔案資料中的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章齊全，符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（三）規(guī)范性檔案資料的格式、字體、編號(hào)等應(yīng)符合公司檔案管理的規(guī)范要求，便于整理、查閱和保管。（四）系統(tǒng)性檔案資料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和邏輯順序進(jìn)行整理，形成系統(tǒng)的檔案體系，便于檢索和利用。七、檔案收集的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部定期對(duì)各部門檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性等。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.將檔案收集工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門及員工的檔案收集工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括檔案收集的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等方面，具