PAGE施工檔案如何管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司施工檔案管理，確保施工檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司的工程建設(shè)、運(yùn)營管理、維護(hù)維修以及技術(shù)創(chuàng)新等提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工準(zhǔn)備、施工過程到竣工驗(yàn)收等全過程中形成的各類施工檔案的管理。包括但不限于工程前期文件、施工技術(shù)文件、施工管理文件、施工物資資料、施工質(zhì)量驗(yàn)收文件、施工安全與環(huán)境管理文件、施工記錄及竣工圖等。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：施工檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過程的各類文件資料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.準(zhǔn)確性原則：文件資料的記錄和表述應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔應(yīng)符合國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及公司的統(tǒng)一要求。5.及時(shí)性原則：各部門和人員應(yīng)及時(shí)收集、整理和歸檔施工檔案，確保檔案資料的時(shí)效性。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善施工檔案管理制度，并監(jiān)督制度的貫徹執(zhí)行。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門施工檔案的收集、整理、歸檔工作，提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)支持。3.負(fù)責(zé)施工檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管、檢索和利用等工作。4.定期對(duì)施工檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.參與工程竣工驗(yàn)收，審查施工檔案的完整性和準(zhǔn)確性，出具檔案驗(yàn)收意見。（二）項(xiàng)目管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目施工檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.督促項(xiàng)目各參建單位按照合同要求和檔案管理規(guī)定，及時(shí)做好施工檔案的編制和移交工作。3.組織協(xié)調(diào)項(xiàng)目施工檔案的整理和歸檔工作，對(duì)檔案整理過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行解決。4.配合檔案管理部門做好施工檔案的驗(yàn)收工作，提供相關(guān)工程資料和情況說明。（三）工程技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和審核施工技術(shù)文件的編制，確保技術(shù)文件符合工程實(shí)際和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。2.對(duì)施工過程中的技術(shù)變更、技術(shù)核定等文件進(jìn)行審核和簽字確認(rèn)，并及時(shí)歸檔。3.參與施工檔案的整理和審核工作，提供技術(shù)方面的支持和指導(dǎo)。（四）物資管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔施工物資的采購合同、質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)報(bào)告等資料。2.配合做好施工物資資料與施工過程的對(duì)應(yīng)和審核工作，確保物資資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)施工物資的出入庫記錄、盤點(diǎn)記錄等進(jìn)行整理和歸檔，作為施工檔案的重要組成部分。（五）質(zhì)量安全管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔施工質(zhì)量驗(yàn)收文件、施工安全與環(huán)境管理文件等資料。2.對(duì)施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄、安全檢查記錄、環(huán)境監(jiān)測報(bào)告等進(jìn)行審核和簽字確認(rèn)，確保文件的真實(shí)性和有效性。3.參與施工檔案的整理和審核工作，提供質(zhì)量安全方面的專業(yè)意見。（六）施工單位職責(zé)1.按照合同要求和檔案管理規(guī)定，負(fù)責(zé)本單位施工范圍內(nèi)各類施工檔案的收集、整理和編制工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。2.在工程建設(shè)過程中，及時(shí)將施工檔案資料提交給項(xiàng)目管理部門審核，并按照審核意見進(jìn)行整改完善。3.配合建設(shè)單位和其他相關(guān)部門做好施工檔案的驗(yàn)收和移交工作。三、施工檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門和人員應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)收集各自工作范圍內(nèi)形成的施工檔案資料，確保檔案資料的齊全和完整。2.施工檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件和其他載體文件，電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照規(guī)定格式存儲(chǔ)。3.對(duì)于外來文件，如設(shè)計(jì)變更通知、監(jiān)理指令等，應(yīng)及時(shí)登記、簽收，并納入施工檔案管理。（二）整理原則1.施工檔案應(yīng)按照工程項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，同一項(xiàng)目的檔案資料應(yīng)集中存放，便于查找和利用。2.檔案資料應(yīng)按照形成時(shí)間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.每份檔案資料應(yīng)編制清晰、準(zhǔn)確的標(biāo)題和目錄，注明文件的名稱、編號(hào)、日期、來源等信息。（三）整理方法1.工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等，按照文件類別進(jìn)行分類整理，每份文件單獨(dú)成冊(cè)，并編制目錄。2.施工技術(shù)文件：包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審記錄、工程變更文件等，按照施工階段和文件類別進(jìn)行分類整理，同一類文件按照時(shí)間順序排列，編制目錄。3.施工管理文件：包括工程開工報(bào)告、工程進(jìn)度計(jì)劃、工程質(zhì)量管理制度、工程安全管理制度、工程例會(huì)紀(jì)要等，按照文件類別進(jìn)行分類整理，編制目錄。4.施工物資資料：包括物資采購合同、質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)報(bào)告、物資出入庫記錄、物資盤點(diǎn)記錄等，按照物資類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，編制目錄。5.施工質(zhì)量驗(yàn)收文件：包括檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄等，按照驗(yàn)收層次和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，編制目錄。6.施工安全與環(huán)境管理文件：包括安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)記錄、安全事故報(bào)告及處理記錄、環(huán)境監(jiān)測報(bào)告等，按照文件類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，編制目錄。7.施工記錄：包括施工日志、測量記錄、試驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等，按照記錄類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，編制目錄。8.竣工圖：竣工圖應(yīng)與工程實(shí)際相符，加蓋竣工圖章，并按照專業(yè)和圖號(hào)進(jìn)行分類整理，編制目錄。四、施工檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在工程建設(shè)過程中，定期將整理好的施工檔案資料移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。一般情況下，每月或每季度進(jìn)行一次移交，具體時(shí)間由檔案管理部門確定。2.移交的檔案資料應(yīng)符合整理要求，檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交資料進(jìn)行審核，對(duì)于不符合要求的資料，應(yīng)退回原部門進(jìn)行整改。3.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的分類方法和編號(hào)規(guī)則，對(duì)歸檔的施工檔案進(jìn)行分類編號(hào)，并建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和查詢。（二）保管期限1.施工檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定以及公司的實(shí)際情況確定。一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如工程前期文件、重要的施工技術(shù)文件、工程竣工驗(yàn)收文件等，應(yīng)永久保管。3.長期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，如一般性的施工管理文件、施工物資資料、施工質(zhì)量驗(yàn)收文件等，可以長期保管，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的檔案，如臨時(shí)性的施工記錄、一般性的安全與環(huán)境管理文件等，可以短期保管，保管期限一般為1年至5年。（三）保管方式1.施工檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)施工檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)；對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、施工檔案的檢索與利用（一）檢索方式1.檔案管理部門應(yīng)建立完善的施工檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按工程項(xiàng)目名稱、檔案類別、文件編號(hào)、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索。2.利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案檢索時(shí)，應(yīng)確保檢索數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，提高檢索效率。3.檔案管理部門應(yīng)編制施工檔案檢索工具，如檔案目錄索引、全宗指南、專題指南等，為利用者提供便捷的檢索服務(wù)。（二）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱施工檔案時(shí)，應(yīng)填寫《施工檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。3.查閱施工檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.公司外部單位因特殊原因需要查閱施工檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱記錄。5.施工檔案的利用應(yīng)遵循保密原則，對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。六、施工檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.施工檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)國家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定以及公司檔案保管期限的要求，結(jié)合檔案的實(shí)際價(jià)值和利用情況進(jìn)行。（二）鑒定組織1.公司成立施工檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項(xiàng)目管理部門、工程技術(shù)部門、質(zhì)量安全管理部門等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)施工檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定小組應(yīng)制定鑒定工作方案，明確鑒定的范圍、方法、程序和標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。（三）鑒定方法1.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、利用情況等因素，對(duì)施工檔案進(jìn)行逐卷審查和分析。2.對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.對(duì)于涉及公司重要權(quán)益、具有歷史意義或其他特殊價(jià)值的檔案，即使保管期限已滿，也應(yīng)繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確需銷毀的施工檔案，應(yīng)由檔案管理部門編制《施工檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、