PAGE人大專業(yè)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)人大專業(yè)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在人大工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合人大工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人大機(jī)關(guān)各部門及所屬單位在履行職責(zé)過程中形成的專業(yè)檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。人大專業(yè)檔案由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則。歸檔的檔案應(yīng)真實(shí)反映人大工作的實(shí)際情況，內(nèi)容完整，手續(xù)齊全。3.分類科學(xué)原則。按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則。采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、歸檔范圍（一）立法工作檔案1.法律法規(guī)草案的起草、審議過程中形成的文件材料，包括立項(xiàng)申請、調(diào)研論證報(bào)告、草案文本、征求意見稿、修改稿、審議記錄、會議紀(jì)要等。2.立法聽證會、論證會、座談會等活動形成的文件材料，包括會議通知、參會人員名單、會議記錄、專家意見等。3.法律法規(guī)的解釋、修訂、廢止等工作中形成的文件材料，包括相關(guān)決定、公告、通知等。（二）監(jiān)督工作檔案1.聽取和審議專項(xiàng)工作報(bào)告、執(zhí)法檢查、專題詢問、滿意度測評等監(jiān)督活動中形成的文件材料，包括監(jiān)督工作計(jì)劃、實(shí)施方案、調(diào)研報(bào)告、審議意見、整改落實(shí)情況報(bào)告等。2.對規(guī)范性文件的備案審查工作中形成的文件材料，包括備案文件、審查意見、反饋情況等。3.代表議案、建議、批評和意見的交辦、督辦、反饋等工作中形成的文件材料，包括代表議案建議目錄、交辦函、承辦單位答復(fù)意見、跟蹤督辦記錄等。（三）選舉任免工作檔案1.人大代表選舉工作中形成的文件材料，包括選舉工作方案、選民登記冊、候選人名單、投票計(jì)票結(jié)果、選舉結(jié)果報(bào)告等。2.人大常委會人事任免工作中形成的文件材料，包括任免議案、擬任免人員情況介紹、審議記錄、任免決定等。3.人大代表資格審查工作中形成的文件材料，包括代表資格審查報(bào)告、代表資格變動情況等。（四）會議工作檔案1.人大常委會會議、主任會議、黨組會議等各類會議形成的文件材料，包括會議通知、議程安排、會議記錄、會議紀(jì)要、決議決定等。2.人大常委會組織的視察、調(diào)研、考察等活動形成的文件材料，包括活動方案、行程安排、調(diào)研考察報(bào)告等。（五）自身建設(shè)工作檔案1.人大機(jī)關(guān)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、教育培訓(xùn)等工作中形成的文件材料，包括相關(guān)文件、報(bào)告、審批表等。2.人大機(jī)關(guān)的財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、后勤保障等工作中形成的文件材料，包括財(cái)務(wù)預(yù)決算、審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)登記、后勤服務(wù)記錄等。3.人大機(jī)關(guān)的信息化建設(shè)工作中形成的文件材料，包括規(guī)劃方案、技術(shù)文檔、數(shù)據(jù)備份等。三、歸檔要求（一）文件材料齊全完整歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，能夠反映人大工作的全過程。對于重要的文件材料，應(yīng)保留原件；對于無法保留原件的，應(yīng)保留復(fù)印件，并注明原件存放處。（二）文件材料真實(shí)準(zhǔn)確歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。文件材料的內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和政策要求，數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤。（三）文件材料格式規(guī)范歸檔的文件材料應(yīng)格式規(guī)范，紙張質(zhì)量良好，字跡清晰。文件材料應(yīng)按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行排版，標(biāo)題、正文、落款等應(yīng)符合公文格式要求。（四）文件材料簽署完備歸檔的文件材料應(yīng)簽署完備，涉及重要事項(xiàng)的文件應(yīng)加蓋單位公章或領(lǐng)導(dǎo)簽字。文件材料的簽署應(yīng)真實(shí)有效，能夠證明文件的合法性和有效性。（五）文件材料分類清晰歸檔的文件材料應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類方法進(jìn)行分類，同一類別的文件材料應(yīng)集中存放，便于查找利用。四、歸檔流程（一）收集整理1.各部門在工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將形成的文件材料進(jìn)行收集整理，按照歸檔范圍和要求進(jìn)行分類、編號、裝訂。2.對于重要的文件材料，應(yīng)在收集整理過程中進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)注，以便后續(xù)查閱和利用。（二）移交歸檔1.各部門整理好的文件材料應(yīng)定期移交檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人進(jìn)行歸檔。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明文件材料的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人收到移交的文件材料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保文件材料的齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、格式規(guī)范、簽署完備。核對無誤后，應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將文件材料存入檔案庫房。（三）編目上架1.檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人應(yīng)對歸檔的文件材料進(jìn)行編目，編制檔案目錄索引，注明檔案的類別、編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.編目完成后，應(yīng)將檔案目錄索引打印成冊，并將檔案按照類別、編號順序上架存放，便于查閱和利用。五、檔案保管（一）保管期限人大專業(yè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映人大工作重大事件、重要決策、重要成果等具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映人大工作一般情況、階段性成果等具有一定歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的檔案，應(yīng)長期保管，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：凡是反映人大工作臨時(shí)性事項(xiàng)、一般性文件等保存價(jià)值較低的檔案，應(yīng)短期保管，保管期限為10年。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。（三）檔案鑒定1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、利用情況等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期、保管期限等信息。檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。六、檔案利用（一）利用范圍1.人大機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.其他單位或個人因工作需要查閱人大專業(yè)檔案的，應(yīng)經(jīng)人大機(jī)關(guān)相關(guān)部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照查閱人提供的查閱范圍，提供相應(yīng)的檔案材料，并做好查閱記錄。2.查閱人如需復(fù)印、摘錄檔案材料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印、摘錄手續(xù)。復(fù)印、摘錄的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)公章。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱利用制度，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）利用登記1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括查閱人姓名、單位、查閱日期、查閱范圍、查閱目的、查閱結(jié)果等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立人大專業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的效率和水平，為人大工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)。開發(fā)或選用適合人大工作特點(diǎn)的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.檔案安全保障體系建設(shè)。建立檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃設(shè)計(jì)階段。制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、實(shí)施步驟和保障措施。2.系統(tǒng)開發(fā)階段。按照規(guī)劃設(shè)計(jì)要求，進(jìn)行檔案信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)和測試。3.數(shù)據(jù)錄入階段。組織人員對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，錄入電子檔