PAGE會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則會(huì)計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，確保會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、合同等各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的憑證。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄和摘要等內(nèi)容。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如備查賬等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等主表及相關(guān)附表。2.財(cái)務(wù)情況說明書，對一定時(shí)期內(nèi)財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況進(jìn)行分析說明的書面報(bào)告。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單余額差異的調(diào)節(jié)表格。2.銀行對賬單，銀行定期提供的反映公司銀行賬戶收支情況的對賬單。3.納稅申報(bào)表，公司向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)繳納稅款的各類報(bào)表。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等檔案管理過程中形成的相關(guān)資料。5.電子會(huì)計(jì)檔案，包括存儲在磁性介質(zhì)、光盤等載體上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)軟件備份等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.會(huì)計(jì)憑證按照月份和憑證種類進(jìn)行分類，如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿按照賬簿類型分別整理，同一類型賬簿按年度順序排列。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按照月度、季度、年度分別整理，并按報(bào)告種類分類。4.其他會(huì)計(jì)資料按照資料類型分類整理，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等各自歸類。（二）編號規(guī)則1.會(huì)計(jì)憑證編號：按照月份順序，每月從1號開始連續(xù)編號。例如，20XX年1月收款憑證第1號至第X號，付款憑證第X+1號至第Y號等。2.會(huì)計(jì)賬簿編號：總賬編號為“1”，明細(xì)賬根據(jù)科目類別依次編號，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬編號為“21”，固定資產(chǎn)明細(xì)賬編號為“22”等，日記賬編號為“3”，其他輔助性賬簿編號為“4”。年度賬簿編號在前面加上年份，如20XX年總賬編號為“20XX1”。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編號：月度報(bào)告編號為“月年份序號”，如20XX年1月財(cái)務(wù)報(bào)表編號為“月20XX1”；季度報(bào)告編號為“季年份序號”，如20XX年第一季度財(cái)務(wù)報(bào)表編號為“季20XX1”；年度報(bào)告編號為“年年份”，如20XX年度財(cái)務(wù)報(bào)表編號為“年20XX”。4.其他會(huì)計(jì)資料編號：根據(jù)資料類型和時(shí)間順序依次編號，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號為“5年份月份序號”，銀行對賬單編號為“6年份月份”等。（三）裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按編號順序整理，加上封面和封底后裝訂成冊。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等內(nèi)容。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，將賬頁整理齊全，裝訂成冊。裝訂時(shí)應(yīng)注意賬頁順序，防止缺頁、跳頁。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按規(guī)定格式和內(nèi)容整理，裝訂成冊，并加蓋單位公章。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)根據(jù)資料特點(diǎn)進(jìn)行適當(dāng)整理和裝訂，確保整齊、牢固。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為永久，月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年。4.其他會(huì)計(jì)資料中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊、銷毀清冊保管期限為永久。（二）保管地點(diǎn)1.公司設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案室，用于存放會(huì)計(jì)檔案。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)、光盤等載體上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。3.定期對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。4.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)，檢查存儲介質(zhì)的安全性和可讀性，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保檔案信息安全。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到會(huì)計(jì)檔案室查閱。2.外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案，如審計(jì)機(jī)關(guān)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱時(shí)，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案，不得將檔案帶出檔案室。2.查閱時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。如需復(fù)印或摘錄有關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)檔案室負(fù)責(zé)人同意，并進(jìn)行登記。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還會(huì)計(jì)檔案室，并由檔案管理人員進(jìn)行核對和簽收。（三）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案，需填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的會(huì)計(jì)檔案，并按時(shí)歸還檔案室。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。4.嚴(yán)禁將會(huì)計(jì)檔案借給無關(guān)人員或外單位使用。如因特殊情況需要轉(zhuǎn)借，必須經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.對于保管期滿但涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。（二）銷毀程序1.由公司財(cái)務(wù)部門提出會(huì)計(jì)檔案銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由公司財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司總經(jīng)理。（三）特殊情況處理1.對于電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀，應(yīng)確保數(shù)據(jù)徹底刪除，無法恢復(fù)。銷毀前，應(yīng)進(jìn)行備份，并在備份存儲介質(zhì)上注明“已銷毀”字樣。2.如遇國家法律法規(guī)、政策調(diào)整等特殊情況，需要延長會(huì)計(jì)檔案保管期限的，應(yīng)按照新規(guī)定執(zhí)行。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查會(huì)計(jì)檔案的整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對會(huì)計(jì)檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查會(huì)計(jì)檔案管理工作的合規(guī)性和有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）