PAGE林業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司林業(yè)檔案管理，確保林業(yè)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及林業(yè)工作的所有部門和人員，包括但不限于林業(yè)項目規(guī)劃、森林資源調(diào)查、林木培育與采伐、生態(tài)保護與監(jiān)測等相關(guān)業(yè)務活動所形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司林業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則檔案應如實反映林業(yè)工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.便于利用原則檔案管理應充分考慮檔案利用的需求，優(yōu)化檔案整理和存儲方式，提高檔案檢索和查閱效率，為公司林業(yè)工作提供及時、有效的信息支持。4.安全保密原則加強檔案安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司林業(yè)檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負責集中統(tǒng)一管理公司林業(yè)檔案，接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架存儲各類林業(yè)檔案，建立健全檔案檢索體系。3.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進行銷毀或繼續(xù)保存的審核，并按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.負責檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.做好檔案的安全保管工作，采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等措施，確保檔案的實體安全。同時，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，對檔案信息進行備份和存儲，保障檔案信息的安全。6.積極開展檔案利用工作，為公司林業(yè)工作提供檔案查閱、借閱等服務，根據(jù)工作需要編制各類檔案資料匯編和參考資料，提高檔案的利用價值。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。8.參與公司林業(yè)項目的驗收工作，對項目檔案的完整性、準確性進行審核，確保項目檔案符合驗收要求。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門林業(yè)檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案資料的查詢線索和必要的說明。4.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況及時報告檔案管理部門，并采取相應的補救措施。5.參加檔案管理部門組織的檔案業(yè)務培訓，學習檔案管理知識和技能，提高本部門檔案管理工作水平。（三）檔案形成人員職責1.在林業(yè)工作過程中，負責及時將形成的各類文件材料進行收集、整理，確保文件材料的真實、準確、完整。2.按照檔案管理的要求，對文件材料進行分類、編號，并在規(guī)定時間內(nèi)移交至本部門兼職檔案員。3.遵守檔案管理的各項規(guī)定，不得擅自留存、銷毀或轉(zhuǎn)移應歸檔的文件材料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.林業(yè)項目規(guī)劃文件，包括項目可行性研究報告、項目立項批復、項目實施方案等。2.森林資源調(diào)查資料，如森林資源二類調(diào)查、專項調(diào)查等形成的調(diào)查數(shù)據(jù)、圖表、報告等。3.林木培育與采伐相關(guān)檔案，包括林木種苗生產(chǎn)、造林作業(yè)設(shè)計、林木采伐許可證申請及審批文件、采伐作業(yè)記錄等。4.生態(tài)保護與監(jiān)測檔案，如生態(tài)環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、森林生態(tài)系統(tǒng)保護規(guī)劃與措施、生態(tài)修復項目資料等。5.林業(yè)行政執(zhí)法檔案，包括行政處罰決定書、案件調(diào)查筆錄、證據(jù)材料等。6.林業(yè)科研項目檔案，涵蓋項目申報書、研究報告、成果鑒定材料等。7.與林業(yè)相關(guān)的合同協(xié)議、會議紀要、工作匯報、統(tǒng)計報表等文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應定期對本部門產(chǎn)生的文件材料進行收集，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對于重要的林業(yè)項目和活動，應明確專人負責檔案收集工作，在項目或活動開展過程中同步收集相關(guān)文件材料，避免遺漏。3.收集的檔案材料應字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張規(guī)格符合檔案裝訂要求，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具書寫文件材料。4.電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，確保電子文件的可讀性和可利用性，并與紙質(zhì)文件相對應，實行雙套制歸檔。（三）整理方法1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照檔案的類別和年度進行分類，同一類別的檔案按照時間順序排列。3.對每份檔案材料進行編號，編號應具有唯一性，便于檔案的檢索和管理。4.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰、準確，便于查閱。5.對于破損、褪色的檔案材料，應進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。6.電子檔案應按照存儲格式和內(nèi)容分類進行整理，建立相應的電子目錄，并與紙質(zhì)檔案目錄相對應，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的一體化管理。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管反映公司林業(yè)工作重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務等具有長遠利用價值的檔案，如公司成立以來的林業(yè)發(fā)展規(guī)劃、重大林業(yè)項目的全套資料、重要的森林資源調(diào)查成果等，應永久保管。2.定期保管根據(jù)檔案的重要程度和利用價值，定期保管的檔案分為30年和10年兩種期限。保管期限為30年的檔案，主要包括公司林業(yè)項目的中期評估報告、重要的林木培育技術(shù)資料、生態(tài)保護措施的長期跟蹤記錄等。保管期限為10年的檔案，如一般性的林業(yè)工作文件、短期的統(tǒng)計報表、臨時性的林業(yè)活動資料等。（二）保管條件1.檔案管理部門應設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應具備良好的通風、防潮、防蟲、防火、防盜等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應堅固耐用，符合檔案存放要求。3.安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間，定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和記錄。4.配備防火、防盜、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，如滅火器、防盜報警裝置、防蟲藥品、防鼠器具等，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備完好有效。5.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（三）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應按照分類、編號順序依次上架存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份存儲，備份存儲設(shè)備應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。同時，建立電子檔案存儲目錄，便于快速檢索和調(diào)用電子檔案。3.對于實物檔案，如林業(yè)標本、證書、獎杯等，應進行妥善保管，可采用專柜存放或?qū)ｉT的展示方式，確保實物檔案的安全和完整。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門兼職檔案員代表和相關(guān)業(yè)務專家。2.檔案鑒定小組負責定期對公司林業(yè)檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進行審核，提出銷毀或繼續(xù)保存的意見。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司林業(yè)檔案管理的實際情況，對檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等進行綜合評估。2.對于反映公司林業(yè)工作重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務等具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。3.對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值，但隨著時間推移利用價值逐漸降低的檔案，可確定為定期保管檔案。4.對于已失去保存價值的檔案，如過期的臨時性文件、無參考意義的草稿等，可予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制《檔案銷毀清冊》，清冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字確認后，報公司分管領(lǐng)導審批。3.經(jīng)批準后，由檔案管理部門負責組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并注明銷毀日期。《檔案銷毀清冊》應作為檔案管理的重要資料進行永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因林業(yè)工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的林業(yè)檔案。2.公司領(lǐng)導及工作人員因工作需要，可查閱、借閱涉及公司林業(yè)工作的各類檔案。3.因林業(yè)科研、教學、項目合作等需要，經(jīng)公司批準，外部單位或個人可查閱、借閱公司相關(guān)林業(yè)檔案。（二）利用方式1.查閱查閱檔案時，查閱人員應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱日期、查閱目的等信息。檔案管理部門根據(jù)查閱人員的需求，提供相應的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定。2.借閱借閱檔案時，借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門批準后，向借閱人員發(fā)放檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、國家機密等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司批準，不得對外提供查閱、借閱。2.查閱、借閱檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案內(nèi)容，不得在檔案上批注、勾劃、污損等。如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復制。3.檔案查閱、借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立健全檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用卷次等信息，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確、及時、完整。3.檔案統(tǒng)計報表應按照規(guī)定的格式和要求填寫，經(jīng)審核后上報公司領(lǐng)導和上級主管部門，并作為公司檔案管理工作考核的重要依據(jù)。（二）移交工作1.公司因機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務變更等原因，需要對林業(yè)檔案進行移交時，應按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，移交部門應編制《檔案移交清冊》，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、