PAGE煤礦區(qū)隊檔案查詢制度一、總則（一）目的為了加強煤礦區(qū)隊檔案管理，規(guī)范檔案查詢行為，保障檔案信息的安全與合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本煤礦區(qū)隊所有檔案的查詢管理工作，包括但不限于生產技術檔案、安全管理檔案、人員檔案、設備檔案等各類與區(qū)隊工作相關的檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案查詢工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查詢過程中，要采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。同時，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息要嚴格保密。3.服務工作原則檔案查詢工作要以服務煤礦區(qū)隊各項工作為宗旨，為生產經營、安全管理、技術創(chuàng)新等提供及時、準確的檔案信息支持。4.規(guī)范有序原則明確檔案查詢的流程、權限和要求，確保查詢工作規(guī)范有序進行，提高工作效率。二、檔案查詢范圍（一）生產技術檔案1.采煤、掘進作業(yè)規(guī)程及安全技術措施2.工作面地質資料、水文地質資料3.生產設備運行記錄、維護保養(yǎng)記錄4.技術改造方案及實施記錄（二）安全管理檔案1.安全檢查記錄、隱患排查治理記錄2.安全培訓計劃、培訓記錄及人員考核檔案3.事故應急預案及演練記錄4.安全獎懲檔案（三）人員檔案1.員工入職、離職手續(xù)檔案2.員工考勤記錄、工資發(fā)放記錄3.員工培訓檔案、職業(yè)技能鑒定檔案4.員工獎懲檔案、崗位變動檔案（四）設備檔案1.設備采購合同、驗收報告2.設備安裝調試記錄、操作規(guī)程3.設備維修保養(yǎng)計劃、維修記錄4.設備報廢審批文件及相關記錄三、檔案查詢流程（一）查詢申請1.內部人員查詢煤礦區(qū)隊內部員工因工作需要查詢檔案的，應填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內容、預計查詢時間等信息，并提交所在部門負責人簽字審批。2.外部單位查詢外部單位因業(yè)務往來等原因需要查詢本煤礦區(qū)隊檔案的，需提前向區(qū)隊提交書面查詢申請，說明查詢單位名稱、查詢目的、查詢內容、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等，并加蓋查詢單位公章。經區(qū)隊負責人審核同意后，方可進行查詢。（二）受理審核檔案管理部門收到查詢申請后，對申請內容進行審核。審核內容包括查詢目的是否合理、查詢內容是否明確、審批手續(xù)是否齊全等。對于不符合要求的查詢申請，應及時通知申請人補充或修改相關信息。（三）查詢辦理1.經審核通過的查詢申請，檔案管理人員根據申請內容，在檔案管理系統(tǒng)中進行檢索，并按照規(guī)定的查閱方式提供檔案資料。2.對于紙質檔案，檔案管理人員應在專門的檔案查閱室提供查閱服務，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案資料。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行登記。3.對于電子檔案，檔案管理人員應在確保信息安全的前提下提供查閱權限，并指導查閱人員正確使用查閱工具。查閱人員不得擅自復制、傳播電子檔案信息。（四）查詢記錄檔案管理人員應對每次檔案查詢進行詳細記錄，記錄內容包括查詢申請人姓名或單位名稱、查詢時間、查詢內容、查閱方式、查閱結果等信息。查詢記錄應妥善保存，以備后續(xù)查閱和審計。（五）查詢結果反饋查詢工作結束后，檔案管理人員應及時將查詢結果反饋給查詢申請人。對于查詢到的檔案資料，應按照申請人的要求提供復印件、摘錄件或電子文檔等形式的查詢結果。對于未能查詢到相關檔案信息的，應向申請人說明情況。四、檔案查詢權限（一）內部人員權限1.區(qū)隊負責人有權查詢與區(qū)隊整體工作相關的各類檔案資料，包括生產技術、安全管理、人員檔案、設備檔案等，以便全面了解區(qū)隊工作情況，進行決策和管理。2.部門負責人可查詢本部門業(yè)務范圍內的檔案資料，如生產技術部門負責人可查詢采煤、掘進作業(yè)規(guī)程及相關技術資料；安全管理部門負責人可查詢安全檢查記錄、安全培訓檔案等，以指導部門工作開展。3.普通員工因工作需要，經所在部門負責人批準后，可查詢本人相關的檔案資料，如個人考勤記錄、工資發(fā)放記錄、培訓檔案等；也可查詢與本人工作直接相關的部分生產技術、安全管理等檔案資料，如所在工作面的作業(yè)規(guī)程、安全技術措施等。（二）外部單位權限1.上級主管部門因工作檢查、指導等需要，有權查詢本煤礦區(qū)隊相關的檔案資料，但應按照規(guī)定的程序辦理查詢手續(xù)，并嚴格遵守檔案保密規(guī)定。2.合作單位及業(yè)務往來單位在簽訂合作協(xié)議或業(yè)務往來過程中，根據合作事項需要，經區(qū)隊負責人批準后，可查詢與合作業(yè)務相關的部分檔案資料，如生產設備運行情況、技術改造方案等，以了解區(qū)隊合作能力和業(yè)務狀況。五、檔案保密規(guī)定（一）保密責任1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，對所管理的檔案信息負有保密責任。在檔案查詢過程中，要確保查詢人員遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。2.查詢人員在查閱檔案資料時，應嚴格遵守保密紀律，不得將檔案信息泄露給無關人員，不得擅自傳播、復制檔案內容。對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，要嚴格保密，不得私自摘抄、拍照、錄音等。（二）保密措施1.檔案查閱室應設置在相對獨立、安全的區(qū)域，配備必要的安全防護設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，防止無關人員進入查閱室。2.檔案管理人員在提供檔案查閱服務時，應嚴格控制查閱范圍，按照審批后的查詢內容提供檔案資料，不得超范圍提供。對于涉及保密內容的檔案，應采取特殊的查閱方式，如專人陪同查閱、限制查閱時間等。3.對電子檔案要采取加密存儲、訪問控制等安全措施，確保電子檔案信息的安全。在提供電子檔案查閱權限時，要嚴格設置權限級別，防止查閱人員越權訪問。（三）違規(guī)處理對于違反檔案保密規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予相應的處理。對于內部人員，給予批評教育、警告、罰款等處分；情節(jié)嚴重的，給予辭退或解除勞動合同等處理。對于外部單位人員，將依法追究其法律責任，并終止與該單位的合作關系。六、檔案利用管理（一）利用目的審核檔案管理人員在受理檔案查詢申請時，要對查詢目的進行嚴格審核，確保檔案利用符合區(qū)隊工作需要和檔案管理規(guī)定。對于不合理的利用目的，應拒絕查詢申請，并向申請人說明原因。（二）利用方式規(guī)范明確檔案利用的方式，如查閱、復印、摘錄、拍照、錄音等，并規(guī)定相應的操作流程和要求。在檔案利用過程中，要確保檔案資料的完整性和準確性，不得因利用行為對檔案造成損壞或丟失。（三）利用效果跟蹤對于因檔案利用而產生的工作成果或業(yè)務影響，應進行跟蹤和評估。如通過查閱檔案解決了生產技術難題、改進了安全管理措施等，要及時記錄相關情況，并反饋給檔案管理部門。檔案管理部門可根據利用效果跟蹤情況，對檔案管理工作進行總結和改進，提高檔案利用價值。七、檔案查詢監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立檔案查詢監(jiān)督小組，由區(qū)隊負責人、檔案管理部門負責人及相關業(yè)務部門人員組成。監(jiān)督小組定期對檔案查詢工作進行檢查，包括查詢流程執(zhí)行情況、檔案保密措施落實情況、查詢記錄完整性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.設立檔案查詢舉報電話和郵箱，接受區(qū)隊內部員工和外部單位對檔案查詢違規(guī)行為的舉報。對于舉報信息，要及時進行調查核實，并按照規(guī)定進行處理。（二）考核辦法1.制定檔案查詢工作考核指標，包括查詢申請受理及時率、查詢結果反饋準確率、檔案保密違規(guī)發(fā)生率等。對檔案管理人員和查詢人員的工作進行量化考核。2.將檔案查詢工作考核結果與個人績效掛鉤。對于在檔案查詢工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的個人，給予表彰和獎勵