PAGE中隊(duì)檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中隊(duì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在中隊(duì)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于中隊(duì)全體成員及與中隊(duì)工作相關(guān)的各類檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則中隊(duì)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映中隊(duì)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理中隊(duì)各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、工作秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便捷利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定中隊(duì)檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)中隊(duì)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀和移交工作。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。6.對中隊(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的政治素質(zhì)和專業(yè)知識。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、質(zhì)量合格。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，做好檔案的保管和保護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，及時催還逾期借閱的檔案，確保檔案的正常流轉(zhuǎn)。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀等工作，做好相關(guān)記錄。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)錄入、維護(hù)和管理工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的文件材料移交檔案管理部門歸檔。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。4.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.中隊(duì)工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)等文件材料。2.中隊(duì)各類會議記錄、紀(jì)要、決議等材料。3.中隊(duì)組織建設(shè)、人事管理、教育培訓(xùn)等方面的文件材料。4.中隊(duì)業(yè)務(wù)工作中形成的各類報表、數(shù)據(jù)、圖表、合同、協(xié)議等材料。5.中隊(duì)開展活動的方案、通知、照片、視頻等資料。6.中隊(duì)收到的上級文件、下級報送的文件及與其他單位往來的文件材料。7.其他與中隊(duì)工作相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意裁剪、涂抹、損壞。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保電子文件的真實(shí)性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照文件材料的內(nèi)容、時間、來源等因素進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.整理后的檔案應(yīng)層次分明、排列有序，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財務(wù)管理類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級、三級分類。2.編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性，可采用年度類別順序號的方式進(jìn)行編制。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便快速查找檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得壓蓋文件內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件材料整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。2.對于一些重大項(xiàng)目、重要活動等形成的文件材料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的文件材料按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號、編目，填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.審核無誤后，檔案管理部門接收檔案，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映中隊(duì)主要職能活動和歷史面貌的，對中隊(duì)工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案凡是反映中隊(duì)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對中隊(duì)工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案凡是在較短時間內(nèi)對中隊(duì)工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為5年以下。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)進(jìn)行分區(qū)存放，便于管理和查找。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案的正常流轉(zhuǎn)和有效利用。2.利用檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和中隊(duì)檔案管理規(guī)章制度，不得損害國家利益、集體利益和他人合法權(quán)益。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱確需借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、批注等。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出中隊(duì)辦公區(qū)域。如遇特殊情況需要帶出的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時催還。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人員、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定方法1.直接鑒定法對每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限進(jìn)行鑒定。2.文件內(nèi)容分析法分析檔案文件的內(nèi)容，判斷其對中隊(duì)工作的重要性和保存價值。3.效益評估法評估檔案在實(shí)際工作中的利用效益，對利用頻率較低、保存價值不大的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對到期檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單，注明檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對銷毀清單進(jìn)行審核，報中隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立中隊(duì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，做好數(shù)據(jù)的維護(hù)和更新工作，確保檔案信息與實(shí)際情況保持一致。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描和病毒查殺，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.制定數(shù)據(jù)安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)安全事故，保障檔案信息的安全。（四）信息資源共享利用檔案管理信息系統(tǒng)，