PAGE建立學(xué)生檔案監(jiān)管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)對學(xué)生檔案的管理，確保學(xué)生檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益，特制定本監(jiān)管制度。（二）適用范圍本制度適用于[公司/組織名稱]所涉及的各類學(xué)生檔案管理工作，包括但不限于全日制學(xué)生、非全日制學(xué)生、交換生等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和教育部門的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活等情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集學(xué)生的各類信息，確保檔案資料齊全。4.保密性原則：對學(xué)生檔案信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.安全性原則：采取有效措施保障檔案的存儲、傳輸?shù)劝踩乐箼n案損壞、丟失。二、檔案內(nèi)容與分類（一）基本信息包括學(xué)生的姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、政治面貌、家庭住址、聯(lián)系方式等。（二）學(xué)習(xí)成績涵蓋各學(xué)期的課程成績、考試成績、學(xué)分績點(diǎn)等。（三）獎(jiǎng)懲記錄記錄學(xué)生獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)和違紀(jì)處分情況。（四）社會實(shí)踐與實(shí)習(xí)包括學(xué)生參加的社會實(shí)踐活動、實(shí)習(xí)經(jīng)歷、實(shí)習(xí)報(bào)告等。（五）綜合素質(zhì)評價(jià)如品德表現(xiàn)、學(xué)業(yè)水平、身心健康、藝術(shù)素養(yǎng)、社會實(shí)踐等方面的評價(jià)。（六）畢業(yè)信息畢業(yè)院校、專業(yè)、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)時(shí)間等。（七）其他補(bǔ)充材料如學(xué)生的特殊情況說明、獲獎(jiǎng)證書復(fù)印件、論文發(fā)表情況等。三、檔案建立與收集（一）入學(xué)階段1.學(xué)生在入學(xué)時(shí)，需按照學(xué)校要求提交個(gè)人基本信息及相關(guān)證明材料，如身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件等。2.學(xué)校招生部門負(fù)責(zé)審核學(xué)生提交的材料，確保信息準(zhǔn)確無誤，并將審核通過的材料整理歸檔。（二）在校期間1.各教學(xué)部門負(fù)責(zé)及時(shí)收集學(xué)生的學(xué)習(xí)成績，并定期錄入檔案系統(tǒng)。2.輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)記錄學(xué)生的日常表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況等，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。3.學(xué)生參加社會實(shí)踐、實(shí)習(xí)等活動后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將活動記錄、報(bào)告等材料收集整理，歸入學(xué)生檔案。（三）畢業(yè)階段1.學(xué)校教務(wù)處負(fù)責(zé)審核學(xué)生的畢業(yè)資格，確保學(xué)生完成規(guī)定的課程學(xué)習(xí)和學(xué)分要求。2.學(xué)生工作部門負(fù)責(zé)整理學(xué)生的綜合素質(zhì)評價(jià)等材料，完善畢業(yè)檔案。3.將畢業(yè)信息、畢業(yè)證書、學(xué)位證書等相關(guān)材料一并歸入學(xué)生檔案。四、檔案整理與歸檔（一）分類整理按照檔案內(nèi)容的分類，對收集到的各類材料進(jìn)行分類整理，確保同一類材料集中存放。（二）編號標(biāo)識為每一份檔案建立唯一的編號，便于查詢和管理。同時(shí)，在檔案袋或文件夾上標(biāo)注清晰的檔案編號、學(xué)生姓名、專業(yè)等信息。（三）裝訂成冊對紙張較多的材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。（四）電子歸檔除紙質(zhì)檔案外，建立電子檔案庫，將檔案內(nèi)容進(jìn)行電子化存儲。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）歸檔流程1.檔案整理人員對整理好的檔案進(jìn)行初步審核，檢查材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.將審核通過的檔案移交檔案管理人員，檔案管理人員按照規(guī)定的歸檔順序進(jìn)行存放，并做好入庫登記。五、檔案存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.庫房溫度應(yīng)保持在適宜范圍，相對濕度應(yīng)控制在合理水平，防止檔案因環(huán)境因素受損。（二）檔案保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。（三）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作，定期檢查檔案的存放情況，確保檔案安全。2.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，防止灰塵、雜物等對檔案造成污染。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，對檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。（四）檔案安全防護(hù)1.安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案庫房進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。2.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件的應(yīng)對措施，確保在緊急情況下能夠迅速保護(hù)檔案安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生本人有權(quán)查閱自己的檔案，了解檔案內(nèi)容。2.學(xué)校內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要，如招生、教學(xué)評估、就業(yè)指導(dǎo)等，可以查閱學(xué)生檔案，但需履行審批手續(xù)。3.外部單位如用人單位、教育主管部門等，在符合法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定的情況下，經(jīng)學(xué)校同意可以查閱學(xué)生檔案，但必須有正當(dāng)理由，并嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行。（二）借閱流程1.借閱人填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱檔案范圍、借閱時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門審核通過后，辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并登記借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案時(shí)，必須在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱和借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。3.借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。七、檔案信息變更與更新（一）變更情形1.學(xué)生個(gè)人基本信息發(fā)生變更，如姓名、身份證號碼、家庭住址等。2.學(xué)習(xí)成績有誤或有新的成績補(bǔ)充。3.獎(jiǎng)懲情況發(fā)生變化。4.其他需要變更檔案信息的情況。（二）變更流程1.學(xué)生本人或相關(guān)部門提交變更申請，說明變更原因和變更內(nèi)容，并提供相關(guān)證明材料。2.檔案管理部門對申請和證明材料進(jìn)行審核，審核通過后進(jìn)行信息變更。3.變更完成后，對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行同步更新，并做好記錄。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案超過保管期限，且已無保存價(jià)值。2.檔案因自然災(zāi)害、人為事故等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)。3.法律法規(guī)規(guī)定需要銷毀的檔案。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出銷毀申請，說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等，并附銷毀清單。2.申請經(jīng)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，組織專人進(jìn)行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息。4.銷毀完成后，在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄存檔。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校成立檔案監(jiān)管工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。2.檔案管理部門定期開展自查自糾工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。（二）外部監(jiān)督接受教育主管部門、社會公眾等的監(jiān)督，對提出的意見和建議及時(shí)進(jìn)行整改。（三）違規(guī)處理對違反本制度規(guī)定，在