PAGE失業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司失業(yè)檔案的管理，確保失業(yè)檔案的真實、完整、安全和有效利用，維護公司和員工的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工失業(yè)檔案的管理，包括檔案的建立、保管、查閱、轉(zhuǎn)移等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整，如實反映員工的工作經(jīng)歷和失業(yè)情況。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高工作效率，為員工提供便捷的服務(wù)。二、檔案建立（一）檔案內(nèi)容1.員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式等。2.工作經(jīng)歷：記錄員工在公司的入職時間、離職時間、工作崗位、工作職責(zé)、工作表現(xiàn)等。3.失業(yè)原因：詳細說明員工失業(yè)的原因，如合同期滿、公司裁員、員工主動離職等。4.離職手續(xù)辦理情況：包括離職申請、審批記錄、工作交接清單、工資結(jié)算等。5.其他相關(guān)材料：如員工培訓(xùn)記錄、獎懲情況、健康體檢報告等。（二）檔案建立流程1.員工離職時，所在部門應(yīng)及時通知人力資源部門，并提供員工離職相關(guān)材料。2.人力資源部門收到離職材料后，對材料進行審核，確保材料真實、完整。3.根據(jù)審核后的材料，建立員工失業(yè)檔案，并將檔案信息錄入公司檔案管理系統(tǒng)。4.檔案建立完成后，由人力資源部門指定專人負責(zé)保管，并按照檔案編號順序進行存放。三、檔案保管（一）保管期限員工失業(yè)檔案的保管期限為自員工離職之日起[X]年。（二）保管要求1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照檔案編號順序進行存放，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清理，確保檔案的安全和完整。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案信息的可讀性。（三）檔案借閱1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和人力資源部門負責(zé)人批準后，方可查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在指定的地點進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案材料。3.查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還保管人員，并辦理歸還手續(xù)。（四）檔案轉(zhuǎn)移1.員工失業(yè)檔案原則上不得外借，如因特殊原因需要轉(zhuǎn)移檔案的，應(yīng)填寫《檔案轉(zhuǎn)移申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和人力資源部門負責(zé)人批準后，方可轉(zhuǎn)移。2.檔案轉(zhuǎn)移時，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行封裝，并在封口處加蓋公司公章。3.接收檔案的單位應(yīng)出具檔案接收證明，并在規(guī)定的時間內(nèi)將檔案接收情況反饋給公司人力資源部門。四、檔案利用（一）統(tǒng)計分析定期對失業(yè)檔案進行統(tǒng)計分析，了解員工失業(yè)情況、失業(yè)原因、離職手續(xù)辦理情況等，為公司人力資源管理決策提供依據(jù)。（二）信息共享在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，與相關(guān)部門或單位共享失業(yè)檔案信息，如社保部門、就業(yè)服務(wù)機構(gòu)等，為員工提供更好的服務(wù)。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對失業(yè)檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案內(nèi)容的真實性和完整性、檔案保管的安全性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）外部檢查接受政府相關(guān)部門或行業(yè)協(xié)會的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時整改存在的問題。六、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為1.違反檔案管理制度，擅自涂改、抽取、銷毀檔案材料的。2.未經(jīng)批準擅自查閱、借閱、轉(zhuǎn)移檔案的。3.因保管不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞的。4.泄露檔案信息的。（二）責(zé)任追究對違反檔案管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由