PAGE檔案室管理員制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.積極開展檔案利用工作，為公司各項工作提供檔案信息支持，按照規(guī)定做好檔案借閱、查閱登記工作。6.負(fù)責(zé)對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理整體水平。7.做好檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。8.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案室。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時提供所需檔案資料。4.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高本部門檔案管理水平。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的文件、資料，包括但不限于合同協(xié)議、會議記錄、工作報告、財務(wù)報表、人事檔案、技術(shù)資料、產(chǎn)品資料等。2.公司收到的外部文件、資料，如政府部門文件、行業(yè)協(xié)會資料、客戶往來函件等。3.公司員工個人在工作中形成的具有保存價值的文件、資料，如重要工作成果、研究報告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集及時、準(zhǔn)確。2.檔案收集人員應(yīng)熟悉本部門業(yè)務(wù)，了解檔案形成的過程和規(guī)律，主動收集各類檔案資料。3.對于重要檔案資料，應(yīng)及時進(jìn)行收集，防止丟失或損壞。4.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理歸檔，并移交檔案室。2.對于臨時性工作或?qū)ｍ椈顒有纬傻臋n案，應(yīng)在工作結(jié)束后[規(guī)定時間]內(nèi)整理歸檔并移交檔案室。（四）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)分類準(zhǔn)確、組卷合理、排列有序、編目清晰。2.檔案應(yīng)按照文件形成的時間順序或重要程度進(jìn)行排列，同一類檔案應(yīng)集中存放。3.歸檔的文件應(yīng)齊全完整，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。4.檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、名稱、日期、來源等信息，便于查詢和利用。四、檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（二）分類方法1.公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法進(jìn)行分類。2.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行劃分。3.機(jī)構(gòu)（問題）：按照公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)性質(zhì)進(jìn)行分類，如行政、財務(wù)、人力資源、業(yè)務(wù)部門等。4.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案劃分為永久、長期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年）三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂：對歸檔的文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件整齊、牢固。2.分類：按照分類方法對文件進(jìn)行分類，確定每份文件所屬的年度、機(jī)構(gòu)（問題）和保管期限。3.排列：在每一類檔案中，按照文件形成的時間順序或重要程度進(jìn)行排列。4.編號：為每份文件編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)文件的分類信息和排列順序。5.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號、日期、保管期限、起止件號等信息。6.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的場所作為檔案保管地點。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室。5.做好檔案室的清潔衛(wèi)生工作，保持檔案室環(huán)境整潔。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，確保電子檔案信息安全。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.服務(wù)公司原則：檔案利用應(yīng)圍繞公司中心工作，為公司各項決策和業(yè)務(wù)活動提供支持。3.確保安全原則：在檔案利用過程中，應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案信息泄露和損壞。（二）利用范圍及方式1.利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。公司員工因個人權(quán)益維護(hù)等正當(dāng)理由查閱本人檔案。因公司業(yè)務(wù)往來需要向外部單位提供檔案資料。2.利用方式查閱：檔案查閱人員可在檔案室查閱檔案資料，查閱時應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造或擅自銷毀檔案。復(fù)制：因特殊情況需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明用途。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從公司各項工作的實際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果客觀、準(zhǔn)確。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案或相關(guān)資料進(jìn)行分析比較，確定檔案的相對價值。3.效益評估法：從檔案對公司工作的現(xiàn)實效益和潛在效益出發(fā)，評估檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀申請表應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作。檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，監(jiān)