PAGE學校檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強學校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在學校教學、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各單位及全體教職工在工作中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案工作實行集中統(tǒng)一領導，由學校綜合檔案室負責全校檔案的集中管理。2.真實準確原則：歸檔的檔案應真實反映學校各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整。3.分類科學原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室1.負責制定學校檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目和利用等工作。3.指導學校各部門、各單位的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作。4.參與學校重大活動和重要項目的文件材料收集、整理和歸檔工作。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡化。（二）各部門、各單位檔案工作小組1.負責本部門、本單位檔案工作的組織領導，明確專人負責檔案管理工作。2.按照學校檔案管理的要求，負責收集、整理本部門、本單位在工作中形成的各類檔案，并定期移交學校綜合檔案室。3.配合學校綜合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、編目和利用等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類學校檔案分為黨群、行政、教學、科研、學生、人事、財務、資產(chǎn)、基建、設備、聲像、實物等十二大類。具體分類如下：1.黨群類：主要包括學校黨組織的各種文件材料，如黨委會議記錄、黨委工作計劃與總結(jié)、黨員名冊、入黨申請書等。2.行政類：包括學校行政工作的各種文件材料，如行政會議記錄、學校工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、請示與批復等。3.教學類：涵蓋教學管理、教學實踐、教學研究等方面的文件材料，如教學計劃、課程標準、教案、學生成績冊、教學改革方案等。4.科研類：主要是學?？蒲许椖康纳陥笈c立項、研究過程、成果鑒定與獎勵等方面的文件材料，如科研項目申請書、研究報告、論文發(fā)表、專利證書等。5.學生類：涉及學生招生、學籍管理、獎懲、畢業(yè)等方面的文件材料，如招生計劃、錄取通知書、學生學籍檔案、學生獎懲決定等。6.人事類：包括教職工的招聘、考核、晉升、工資福利、獎懲等方面的文件材料，如教職工履歷表、考核表、職稱評審材料、工資變動表等。7.財務類：主要是學校財務工作的各種文件材料，如財務預算、決算、會計憑證、財務報表等。8.資產(chǎn)類：涉及學校固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)等方面的文件材料，如資產(chǎn)購置計劃、資產(chǎn)清查報告、資產(chǎn)處置文件等。9.基建類：包括學?；窘ㄔO項目的規(guī)劃、設計、施工、驗收等方面的文件材料，如基建項目立項批復、設計圖紙、施工合同、竣工驗收報告等。10.設備類：主要是學校教學、科研、行政等設備的購置、使用、維護等方面的文件材料，如設備采購合同、設備驗收報告、設備維修記錄等。11.聲像類：包括學校在教學、科研、管理等活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像材料，如重大活動照片、教學實驗錄像、學術(shù)講座錄音等。12.實物類：主要是學校在各種活動中獲得的獎杯、獎牌、證書、紀念品等實物檔案。（二）編號規(guī)則1.每大類檔案給予一個固定的代碼，如黨群類為DQ，行政類為XZ，以此類推。2.每大類檔案下的二級類目再根據(jù)具體內(nèi)容進行編號，編號采用阿拉伯數(shù)字，中間用“”隔開。例如，教學類中的教學計劃編號為JX01，課程標準編號為JX02。3.檔案編號應保持唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學校各部門、各單位在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.學校教職工個人在教學、科研、管理等工作中形成的重要文件、著作、論文、成果等材料。3.學校與外單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等文件材料。4.學校舉辦的各類會議、活動、培訓等形成的文件材料。5.學校在基本建設、設備購置等工作中形成的文件材料。6.學校收到的上級文件及其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各單位應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應熟悉檔案收集范圍和要求，對本部門、本單位形成的檔案進行全面收集，不得遺漏。3.對收集到的檔案材料應進行初步整理，剔除重復、無用的材料，確保檔案材料的質(zhì)量。（三）整理方法1.按照檔案分類方案，對收集到的檔案材料進行分類。2.對每一類檔案材料進行排序，一般按照文件形成的時間順序排列，重要文件在前，次要文件在后。3.對每份檔案材料進行編號，并填寫檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。4.對檔案材料進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱。五、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的規(guī)定和學校檔案管理的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.從檔案的真實性、完整性、準確性、系統(tǒng)性和實用性等方面進行綜合考慮，確定檔案的保存價值。3.鑒定工作應堅持全面、客觀、公正的原則，避免主觀隨意性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由學校綜合檔案室負責人、各部門檔案工作負責人及相關業(yè)務人員組成。2.鑒定小組對檔案進行逐卷、逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿的檔案，鑒定小組應進行復查，確無保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀。（三）保管期限劃分學校檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映學校一般工作活動，在較長時間內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為30年。3.短期保管：凡是反映學校局部工作活動，在較短時間內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為10年。六、檔案的保管（一）保管場所1.學校綜合檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）保管要求1.檔案應按照分類編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.對不同保管期限、不同密級的檔案應分別存放，并有明顯標識。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，延長檔案的使用壽命。七、檔案的統(tǒng)計與編目（一）統(tǒng)計工作1.學校綜合檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應定期報送學校領導和上級檔案管理部門，為學校檔案管理決策提供依據(jù)。（二）編目工作1.按照檔案分類編號順序，編制檔案目錄、全宗指南、大事記、組織沿革等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。2.檔案目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，并根據(jù)檔案的變化及時進行更新。3.全宗指南應全面介紹學校檔案全宗的形成歷史、檔案內(nèi)容和管理狀況等。4.大事記應記錄學校重要事件的發(fā)生時間、地點、經(jīng)過和結(jié)果等。5.組織沿革應反映學校機構(gòu)設置、人員編制、領導任職等情況的變化。八、檔案的利用（一）利用范圍1.學校內(nèi)部各部門、各單位因工作需要查閱檔案。2.學校教職工因教學、科研、管理等工作需要查閱檔案。3.校外單位因工作需要查閱學校檔案，須經(jīng)學校有關部門批準。4.學生因個人需要查閱本人學籍檔案等相關檔案，須經(jīng)學校學生管理部門批準。（二）利用方式1.查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的等。2.檔案查閱一般應在綜合檔案室進行，如需借出檔案，須經(jīng)學校綜合檔案室負責人批準，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過兩周。3.查閱檔案時，查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等，如需復制檔案，須經(jīng)學校綜合檔案室負責人批準，并按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。（三）利用反饋1.學校綜合檔案室應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用需求和利用效果。2.對檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，不斷提高檔案管理水平和服務質(zhì)量。九、檔案的保密與安全（一）保密制度1.學校檔案工作人員應嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和學校保密制度，保守檔案機密。2.對涉及國家機密、學校機密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱范圍。3.檔案查閱場所應保持安靜，無關人員不得進入。4.檔案工作人員不得私自將檔案帶出檔案室或泄露檔案內(nèi)容。（二）安全制度1.加強檔案庫房的安全管理，確保庫房設施設備正常運行，防止火災、水災、盜竊等事故的發(fā)生。2.定期對檔案進行安全檢查，并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。3.對檔案數(shù)字化存儲設備應進行定期維護和備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案工作人員應熟悉檔案安全操作規(guī)程，掌握必要的安全應急處理知識和技能。十、檔案的移交與銷毀（一）移交1.學校各部門、各單位應按照規(guī)定的時間和要求，將本部門、本單位保管期滿的檔案移交學校綜合檔案室。2.移交檔案時，應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。3.學校綜合檔案室應對移交的檔案進行認真核對，確保檔案的完整性和準確性。（二）銷毀1.對保管期滿