PAGE檔案保密安全工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案保密安全管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門、檔案管理人員、借閱人員等。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定，對檔案信息進(jìn)行保密，防止信息泄露。2.完整性原則：確保檔案信息的完整，不丟失、不遺漏重要內(nèi)容，保證檔案的真實性和可靠性。3.安全性原則：采取必要的安全措施，保護(hù)檔案信息不受未經(jīng)授權(quán)的訪問、篡改、破壞或丟失，確保檔案存儲和傳輸?shù)陌踩?.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理行為，確保檔案工作合法合規(guī)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案保密安全管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等日常管理工作。3.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案的完整性和安全性。4.對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理，保障系統(tǒng)的正常運行，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。5.組織開展檔案保密安全培訓(xùn)和教育活動，提高員工的保密意識和安全技能。6.負(fù)責(zé)處理檔案保密安全事故，及時向上級報告，并采取措施減少損失和影響。（二）各業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的清查、盤點等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱、使用規(guī)定，確保檔案信息安全。4.對本部門員工進(jìn)行檔案保密安全宣傳教育，提高員工的保密意識。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密安全制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的整理、編目、上架、存儲等。3.對檔案的借閱、歸還進(jìn)行登記和管理，確保檔案的流向清晰可查。4.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.保守檔案機(jī)密，不得私自泄露檔案內(nèi)容。（四）借閱人員職責(zé)1.遵守檔案借閱規(guī)定，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。2.愛護(hù)檔案，不得污損、丟失檔案。3.按時歸還所借檔案，如需延期使用，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.上級機(jī)關(guān)、外單位發(fā)來的與本公司/組織有關(guān)的文件、資料等。3.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、章程等文件。4.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行有效的備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄。3.將檔案材料裝訂成冊或裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。四、檔案存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.庫房應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期進(jìn)行監(jiān)測和記錄。（二）存儲方式與設(shè)備1.檔案應(yīng)分類存放于專用的檔案架、檔案柜或檔案盒中，并保持排列有序。2.對重要檔案應(yīng)采用異地備份存儲的方式，確保檔案信息的安全性。3.配備必要的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，對電子檔案進(jìn)行存儲和備份。（三）保管期限與鑒定1.根據(jù)檔案的性質(zhì)、價值和利用需求，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已超過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。3.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家共同進(jìn)行。（四）日常保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。五、檔案借閱與使用（一）借閱申請1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。（二）審批流程1.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級別和利用情況，決定是否批準(zhǔn)借閱。2.對于涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)具體情況確定，最長不得超過[X]個工作日。（四）借閱登記1.檔案管理部門對批準(zhǔn)借閱的檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。2.借閱人應(yīng)在借閱登記冊上簽字確認(rèn)。（五）借閱歸還1.借閱人應(yīng)按時歸還所借檔案，如需延期使用，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請。2.檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告并處理。（六）使用規(guī)定1.借閱人只能在規(guī)定的場所使用檔案，不得擅自將檔案帶出公司/組織或轉(zhuǎn)借他人。2.不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。3.根據(jù)工作需要復(fù)印檔案時，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在復(fù)印件上注明用途和份數(shù)。六、檔案保密措施（一）人員管理1.對涉及檔案管理的人員進(jìn)行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和保密意識。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。3.定期對檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)和教育，提高其保密技能和業(yè)務(wù)水平。（二）物理隔離1.檔案庫房應(yīng)與其他區(qū)域進(jìn)行物理隔離，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.對檔案存儲設(shè)備應(yīng)進(jìn)行加密處理，并設(shè)置訪問密碼。（三）技術(shù)防護(hù)1.采用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，對檔案信息進(jìn)行加密存儲和傳輸。2.安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性。（四）保密標(biāo)識1.在檔案上標(biāo)明保密級別和保密期限，如“絕密”“機(jī)密”“秘密”等。2.對電子檔案應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的保密標(biāo)識，限制訪問權(quán)限。（五）保密監(jiān)督與檢查1.建立保密監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案保密安全工作進(jìn)行檢查和評估。2.對違反檔案保密安全制度的行為，應(yīng)及時進(jìn)行糾正，并依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、借閱等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計等功能，確保檔案信息的安全。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案整理要求，將檔案信息準(zhǔn)確錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。2.對系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶對檔案信息的訪問權(quán)限。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的檔案。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)的重復(fù)、無用或錯誤的檔案。3.因其他原因需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀清單，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，確定銷毀檔案的范圍和數(shù)量。2.選擇具有資質(zhì)的檔案銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀，并簽訂銷毀合同。3.檔案銷毀機(jī)構(gòu)應(yīng)按照合同要求，對檔案進(jìn)行安全、徹底的銷毀，并出具銷毀證明。4.檔案管理部門對銷毀證明進(jìn)行存檔，作為檔案銷毀的憑證。（三）監(jiān)督與記錄1.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。2.對檔案銷毀的時間、地點、方式、數(shù)量等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，并存檔備查。九、應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案保密安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。（二）應(yīng)急響應(yīng)1.發(fā)生檔案保密安全事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，迅速采取措施進(jìn)行處置。2.及時向上級報告事故情況，配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。（三）損失評估與恢復(fù)1.對事故造成的檔案損