PAGE執(zhí)法檔案要求管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司執(zhí)法檔案管理，規(guī)范執(zhí)法檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保執(zhí)法檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，提高公司執(zhí)法工作的規(guī)范化水平，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及執(zhí)法工作的部門及人員在執(zhí)法活動中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保執(zhí)法檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：如實(shí)記錄執(zhí)法過程和結(jié)果，保證檔案資料的真實(shí)性和完整性，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.集中統(tǒng)一原則：執(zhí)法檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、執(zhí)法檔案的內(nèi)容及分類（一）執(zhí)法文書檔案1.立案審批表：記錄案件來源、立案依據(jù)、當(dāng)事人基本情況等立案相關(guān)信息。2.調(diào)查詢問筆錄：對當(dāng)事人及相關(guān)證人進(jìn)行詢問的記錄，包括詢問時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。3.現(xiàn)場檢查（勘驗）筆錄：記載執(zhí)法人員對現(xiàn)場進(jìn)行檢查（勘驗）的情況，如現(xiàn)場狀況、發(fā)現(xiàn)的問題等。4.證據(jù)材料：包括書證、物證、視聽資料、電子數(shù)據(jù)等與案件有關(guān)的證明材料。5.案件處理審批表：對案件處理意見進(jìn)行審批的記錄，包括擬處罰種類、幅度、理由等。6.行政處罰決定書：依法作出行政處罰決定的文書，載明當(dāng)事人違法事實(shí)、處罰依據(jù)、處罰種類和幅度等內(nèi)容。7.送達(dá)回執(zhí)：記錄行政處罰決定書等執(zhí)法文書送達(dá)當(dāng)事人的情況。8.結(jié)案報告：總結(jié)案件辦理過程，說明案件處理結(jié)果及執(zhí)行情況等。（二）執(zhí)法證件檔案1.執(zhí)法人員登記表：記錄執(zhí)法人員基本信息，包括姓名、性別、出生日期、所在部門、執(zhí)法類別等。2.執(zhí)法證件申領(lǐng)表：記載執(zhí)法人員申請執(zhí)法證件的相關(guān)材料及審批情況。3.執(zhí)法證件年度審驗材料：包括執(zhí)法人員年度考核情況、培訓(xùn)記錄等與執(zhí)法證件審驗有關(guān)的資料。4.執(zhí)法證件遺失、補(bǔ)發(fā)記錄：記錄執(zhí)法證件遺失及補(bǔ)發(fā)的相關(guān)情況。（三）執(zhí)法案件統(tǒng)計檔案1.執(zhí)法案件臺賬：按照年度、案件類別等對執(zhí)法案件進(jìn)行詳細(xì)登記，包括案件編號、當(dāng)事人名稱、案由、立案時間、結(jié)案時間等信息。2.執(zhí)法案件統(tǒng)計報表：定期對執(zhí)法案件進(jìn)行統(tǒng)計分析，形成各類統(tǒng)計報表，如案件數(shù)量統(tǒng)計、處罰種類統(tǒng)計、案件分布統(tǒng)計等。三、執(zhí)法檔案的收集（一）收集責(zé)任1.各執(zhí)法部門負(fù)責(zé)本部門執(zhí)法檔案的收集工作，明確專人負(fù)責(zé)，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確收集。2.執(zhí)法人員在執(zhí)法活動結(jié)束后，應(yīng)按照規(guī)定及時將相關(guān)檔案資料整理并移交本部門檔案收集責(zé)任人。（二）收集要求1.收集的執(zhí)法檔案應(yīng)齊全完整，涵蓋執(zhí)法活動的各個環(huán)節(jié)，包括從立案到結(jié)案的所有相關(guān)文書及材料。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)有效，原始材料不得隨意涂改、偽造，復(fù)印件應(yīng)注明出處并與原件核對無誤。3.收集的檔案資料應(yīng)按照形成時間順序進(jìn)行整理，確保其連貫性和邏輯性。（三）收集時間1.一般情況下，執(zhí)法文書應(yīng)在執(zhí)法活動完成后的[X]個工作日內(nèi)收集齊全，并移交至部門檔案收集責(zé)任人。2.對于重大、復(fù)雜案件，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時收集相關(guān)檔案資料，確保案件辦理過程中的檔案資料不遺漏。四、執(zhí)法檔案的整理（一）整理原則1.遵循執(zhí)法檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對執(zhí)法檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號，確保檔案管理的規(guī)范化。（二）整理方法1.文書檔案整理去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。對紙張大小不一致的文件進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。按照執(zhí)法文書檔案的分類，對每份文件進(jìn)行排序、編號，編號應(yīng)連續(xù)且具有唯一性。編制卷內(nèi)文件目錄，詳細(xì)記錄每份文件的題名、日期、文號、頁號等信息。填寫備考表，注明卷內(nèi)文件的數(shù)量、缺損、補(bǔ)充等情況。裝訂成冊，采用三孔一線或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.證件檔案整理將執(zhí)法人員登記表、申領(lǐng)表、年度審驗材料、遺失補(bǔ)發(fā)記錄等按照時間順序排列。編制目錄，注明每份材料的名稱、日期、來源等信息?？梢圆捎没铐搳A或檔案盒等形式進(jìn)行裝訂保存，便于查閱和補(bǔ)充材料。3.統(tǒng)計檔案整理將執(zhí)法案件臺賬、統(tǒng)計報表等按照年度順序整理。對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤?？梢圆捎秒娮颖砀衽c紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行保存，電子表格應(yīng)備份并定期更新。（三）整理期限執(zhí)法檔案收集齊全后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成整理工作，確保檔案能夠及時歸檔保存。五、執(zhí)法檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行合理存放。（二）保管期限1.永久保管：涉及重大違法案件、具有重要?dú)v史價值或?qū)緢?zhí)法工作有長期參考意義的檔案。2.定期保管：一般執(zhí)法案件檔案保管期限為[X]年，期滿后經(jīng)鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案破損、霉變等情況，應(yīng)及時采取修補(bǔ)、消毒等措施。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期更新和檢查，確保電子檔案的安全性和可讀取性。3.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員應(yīng)做好庫房的日常管理工作，保持庫房環(huán)境整潔。六、執(zhí)法檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部執(zhí)法人員用于案件復(fù)查、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、經(jīng)驗總結(jié)等工作。2.公司管理層用于了解執(zhí)法工作情況、決策參考等。3.因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后可以向外部單位或個人提供相關(guān)檔案資料，但應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息安全。（二）利用方式1.查閱：執(zhí)法人員因工作需要查閱執(zhí)法檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。2.借閱：確需借閱執(zhí)法檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制執(zhí)法檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明與原件核對無誤。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對執(zhí)法檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人、利用方式、檔案名稱及數(shù)量等信息，以便對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和跟蹤。七、執(zhí)法檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立執(zhí)法檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、執(zhí)法部門業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)對到期執(zhí)法檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行審查，判斷其是否仍具有保存價值。2.對于涉及未了結(jié)案件、可能存在法律糾紛或?qū)居兄匾绊懙臋n案，應(yīng)延長保管期限。3.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)鑒定小組集體討論決定是否銷毀。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理