PAGE人事員工檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事員工檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司人事員工檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映員工的基本情況和工作經(jīng)歷。3.保密安全原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.及時(shí)更新原則：隨著員工工作變動(dòng)和個(gè)人情況變化，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.員工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（包括手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等）。（二）學(xué)歷學(xué)位1.最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)、學(xué)位證書(shū)編號(hào)、畢業(yè)時(shí)間等。2.學(xué)歷認(rèn)證材料（如學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告等）。（三）工作經(jīng)歷1.入職公司前的工作經(jīng)歷，包括工作單位名稱、職位、工作起止時(shí)間、工作職責(zé)和業(yè)績(jī)等。2.在公司內(nèi)的工作經(jīng)歷，包括部門調(diào)動(dòng)情況、職位晉升情況、工作項(xiàng)目參與情況等。（四）培訓(xùn)經(jīng)歷1.參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、學(xué)術(shù)研討會(huì)等情況，包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容等。2.培訓(xùn)證書(shū)復(fù)印件或培訓(xùn)結(jié)業(yè)證明。（五）職業(yè)資格證書(shū)1.取得的各類職業(yè)資格證書(shū)，如專業(yè)技術(shù)資格證書(shū)、職業(yè)技能等級(jí)證書(shū)等。2.證書(shū)編號(hào)、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)時(shí)間等。（六）獎(jiǎng)懲情況1.獲得的公司內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)和外部榮譽(yù)，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、頒發(fā)時(shí)間、頒獎(jiǎng)機(jī)構(gòu)等。2.受到的公司內(nèi)部處罰和外部違規(guī)記錄，包括處罰原因、處罰時(shí)間、處罰決定等。（七）勞動(dòng)合同1.員工與公司簽訂的勞動(dòng)合同文本，包括合同期限、工作內(nèi)容、工作地點(diǎn)、勞動(dòng)報(bào)酬、社會(huì)保險(xiǎn)等條款。2.勞動(dòng)合同變更、續(xù)簽、解除等相關(guān)記錄。（八）薪酬福利1.員工的工資、獎(jiǎng)金、津貼、補(bǔ)貼等薪酬發(fā)放記錄。2.社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金、商業(yè)保險(xiǎn)等福利繳納記錄。（九）績(jī)效考核1.員工的績(jī)效考核結(jié)果，包括考核周期、考核成績(jī)、考核等級(jí)等。2.績(jī)效考核反饋意見(jiàn)和改進(jìn)計(jì)劃。（十）其他材料1.員工的體檢報(bào)告、健康證明等。2.員工的個(gè)人述職報(bào)告、工作總結(jié)等。3.其他與員工個(gè)人相關(guān)的重要材料。三、檔案建立與接收（一）新員工檔案建立1.新員工入職時(shí)，人力資源部門應(yīng)向其發(fā)放《員工檔案信息登記表》，要求員工如實(shí)填寫(xiě)個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、職業(yè)資格證書(shū)等內(nèi)容。2.新員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將填寫(xiě)完整的《員工檔案信息登記表》及相關(guān)證明材料提交給人力資源部門。人力資源部門負(fù)責(zé)審核材料的真實(shí)性和完整性，并將審核通過(guò)的材料整理歸檔，建立新員工檔案。（二）檔案接收1.對(duì)于從外部調(diào)入公司的員工，人力資源部門應(yīng)要求其提供原工作單位的檔案材料，并對(duì)檔案進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性等。2.如檔案材料齊全、符合要求，人力資源部門應(yīng)將其接收并與公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行合并整理。如檔案材料存在缺失或不符合要求的情況，人力資源部門應(yīng)及時(shí)與原工作單位溝通，要求其補(bǔ)充完善。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別，將員工檔案分為個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、職業(yè)資格證書(shū)、獎(jiǎng)懲情況勞動(dòng)合同、薪酬福利、績(jī)效考核、其他材料等十大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如工作經(jīng)歷可分為入職前工作經(jīng)歷和公司內(nèi)工作經(jīng)歷，獎(jiǎng)懲情況可分為獎(jiǎng)勵(lì)和處罰等。（三）編號(hào)規(guī)則1.為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“年份+部門代碼+員工編號(hào)”的格式，例如：202301001，表示2023年入職的1部門的001號(hào)員工檔案。2.部門代碼按照公司內(nèi)部部門設(shè)置進(jìn)行統(tǒng)一編碼，員工編號(hào)由人力資源部門按照一定順序進(jìn)行編排。（四）裝訂要求1.對(duì)整理好的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保材料整齊、牢固。2.裝訂順序按照檔案分類順序進(jìn)行，同一類材料按照時(shí)間先后順序排列。3.對(duì)于紙張較大或較多的材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其大小與檔案封面一致，并在裝訂時(shí)保持整齊。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管期限1.員工檔案的保管期限分為短期、中期和長(zhǎng)期。短期保管期限為5年，中期保管期限為10年，長(zhǎng)期保管期限為永久。2.對(duì)于不同類別的檔案材料，應(yīng)根據(jù)其重要性和保存價(jià)值確定保管期限。例如，勞動(dòng)合同、薪酬福利等材料應(yīng)長(zhǎng)期保管；培訓(xùn)經(jīng)歷、績(jī)效考核等材料可中期保管；個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位等材料可短期保管。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱檔案名稱、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.人力資源部門根據(jù)審批意見(jiàn)，為借閱人辦理檔案借閱手續(xù)，并登記借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。如因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向人力資源部門申請(qǐng)并辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人在借閱檔案期間應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案材料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱檔案名稱、查閱范圍等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.人力資源部門根據(jù)審批意見(jiàn)，為查閱人提供檔案查閱服務(wù)，并安排專人陪同查閱，確保查閱過(guò)程的規(guī)范和安全。3.查閱人只能查閱審批范圍內(nèi)的檔案材料，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。如因工作需要摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明摘抄、復(fù)制的內(nèi)容和用途。（五）檔案歸還1.借閱或查閱完畢后，借閱人或查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還人力資源部門。人力資源部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與借閱人或查閱人溝通解決。2.對(duì)于歸還的檔案，人力資源部門應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的整齊和有序。六、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)員工檔案進(jìn)行更新，確保檔案內(nèi)容的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。一般每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查和更新，重點(diǎn)更新員工的工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、薪酬福利、績(jī)效考核等信息。2.在員工發(fā)生工作變動(dòng)、職位晉升、取得新的職業(yè)資格證書(shū)、獲得獎(jiǎng)勵(lì)或處罰等情況時(shí)，人力資源部門應(yīng)及時(shí)更新檔案內(nèi)容。（二）信息變更1.員工個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交相關(guān)證明材料，并填寫(xiě)《員工檔案信息變更申請(qǐng)表》。2.人力資源部門對(duì)變更信息進(jìn)行審核，審核通過(guò)后及時(shí)更新檔案內(nèi)容，并在檔案中注明變更原因和變更時(shí)間。（三）檔案維護(hù)措施1.定期對(duì)檔案保管室進(jìn)行檢查，確保檔案保管設(shè)備的正常運(yùn)行，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障應(yīng)及時(shí)維修或更換。2.對(duì)檔案材料進(jìn)行定期消毒、防蟲(chóng)處理，防止檔案材料發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等情況發(fā)生。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全性和完整性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.檔案內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等，按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定需要銷毀的。3.檔案材料因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞無(wú)法修復(fù)且無(wú)繼續(xù)保存必要的。（二）銷毀程序1.人力資源部門定期對(duì)到期應(yīng)銷毀的檔案進(jìn)行清理和鑒定，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意銷毀的檔案，由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》存檔保管。八、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立完善的人事員工檔案電子檔案系統(tǒng)，將員工檔案信息錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、修改、刪除、備份等功能，確保檔案信息的安全和保密。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.人力資源部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.在員工檔案信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)在電子檔案系統(tǒng)中進(jìn)行更新，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同人員的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。3.對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)措施，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)攻擊。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司成立檔案管理監(jiān)督小組，由人力資源部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括人力資源部門相關(guān)人員和各部門檔案管理員。2.檔案管理監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)公司人事員工檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保檔案管理工作符合本制度要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。2.檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等情況。3.檔案的保管、借閱、查閱、歸還等制度執(zhí)行情況。4.檔案信息化管理情況。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理