PAGE檔案安全制度保障措施一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案安全管理，確保檔案的完整性、保密性和可用性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本檔案安全制度保障措施。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.預(yù)防為主原則：強化檔案安全防范意識，提前制定預(yù)防措施，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.依法管理原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，依法依規(guī)開展檔案安全管理工作。4.全員參與原則：檔案安全管理涉及公司/組織全體人員，應(yīng)確保人人知曉、人人參與。二、檔案安全管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案安全管理制度、流程及操作規(guī)范。2.組織開展檔案安全培訓(xùn)，提高員工檔案安全意識和技能。3.定期對檔案存儲環(huán)境、設(shè)施設(shè)備等進行檢查和維護，確保檔案安全保管條件符合要求。4.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、存儲、利用等環(huán)節(jié)的安全管理，嚴格執(zhí)行檔案借閱、歸還等手續(xù)。5.建立檔案安全應(yīng)急處置機制，制定應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，及時處理檔案安全突發(fā)事件。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實性、完整性和準確性，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案安全管理工作，嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、出借檔案資料。3.對本部門員工進行檔案安全宣傳教育，督促員工做好檔案安全保護工作。（三）員工個人職責(zé)1.嚴格遵守檔案安全制度，妥善保管個人負責(zé)的檔案資料，不得私自留存、外傳或泄露檔案信息。2.在檔案的收集整理、借閱使用等過程中，嚴格按照規(guī)定流程操作，確保檔案安全。3.發(fā)現(xiàn)檔案安全問題及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門。三、檔案收集與整理安全措施（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案分類標準及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。對于重要檔案資料，應(yīng)進行原件收集，如有特殊情況需收集復(fù)印件，應(yīng)注明原件存放處，并確保復(fù)印件與原件一致。3.在檔案收集過程中，應(yīng)注意保護檔案的原始狀態(tài)，避免因過度折疊、污損等影響檔案質(zhì)量。（二）整理規(guī)范1.根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點，按照檔案分類方案進行科學(xué)分類整理，確保檔案分類準確、編號規(guī)范。2.對檔案進行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案的查找和利用。3.對破損、褪色的檔案進行修復(fù)處理，確保檔案的可讀性和完整性。對于電子檔案，應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)備份等處理，保證電子檔案的兼容性和安全性。四、檔案存儲安全措施（一）存儲環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，遠離易燃、易爆、腐蝕性物品存放區(qū)域。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間?？砂惭b溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保庫房溫濕度符合要求。3.庫房地面應(yīng)平整、光潔，便于清潔和排水。墻面應(yīng)采用防火、防潮、防霉的材料進行裝修，天花板應(yīng)密封良好，防止灰塵、雜物等進入庫房。4.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。同時，應(yīng)設(shè)置火災(zāi)自動報警裝置和滅火系統(tǒng)，提高火災(zāi)防范能力。（二）存儲設(shè)備選擇1.檔案存儲應(yīng)選用符合安全標準的存儲設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、光盤庫、磁帶庫等。存儲設(shè)備應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)，如硬盤、光盤、磁帶等，并定期進行數(shù)據(jù)備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.存儲設(shè)備應(yīng)進行標識管理，標明檔案類別、存放位置等信息，便于檔案的查找和管理。（三）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類順序依次上架存放，不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分開存放。檔案上架應(yīng)排列整齊，便于查找和存取。2.電子檔案應(yīng)按照存儲介質(zhì)的類別進行分類存儲，并建立電子檔案目錄索引，便于快速檢索和查詢。電子檔案應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理，根據(jù)檔案的密級和使用范圍，授予不同人員相應(yīng)的訪問權(quán)限。五、檔案利用安全措施（一）借閱管理1.用戶如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，對于涉及機密、絕密等重要檔案的借閱，應(yīng)報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱人員應(yīng)持有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)按照申請表內(nèi)容提供檔案，并做好借閱登記，記錄借閱時間、借閱人、歸還時間等信息。4.借閱人員只能在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。5.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案。如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和完整性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員責(zé)任。（二）查閱利用1.檔案查閱利用應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱室進行，查閱室內(nèi)應(yīng)配備必要的桌椅、照明設(shè)備等，確保查閱環(huán)境良好。2.查閱人員應(yīng)遵守查閱室管理制度，保持安靜，不得在查閱室內(nèi)吸煙、飲食、大聲喧嘩等。查閱過程中如需使用檔案管理部門提供的設(shè)備，應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用，不得擅自拆卸、損壞設(shè)備。3.對于涉及機密、絕密等重要檔案的查閱利用，應(yīng)嚴格按照公司/組織保密制度執(zhí)行，查閱人員應(yīng)簽署保密承諾書，不得泄露檔案內(nèi)容。檔案管理部門應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，確保查閱過程安全、規(guī)范。（三）電子檔案利用1.利用電子檔案時，應(yīng)使用檔案管理部門提供的專用軟件和設(shè)備，不得擅自安裝其他軟件或使用未經(jīng)授權(quán)的設(shè)備。2.電子檔案的查閱、復(fù)制等操作應(yīng)進行詳細記錄，記錄內(nèi)容包括操作時間、操作人員、操作內(nèi)容等信息。3.如需對電子檔案進行修改、刪除等操作，應(yīng)經(jīng)過嚴格的審批程序，并備份原始數(shù)據(jù)。修改、刪除操作完成后，應(yīng)及時更新電子檔案目錄索引。六、檔案安全保密措施（一）保密制度1.建立健全檔案安全保密制度，明確檔案保密范圍、保密措施、保密責(zé)任等內(nèi)容。2.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等重要檔案，應(yīng)劃定保密等級，采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲、限制訪問等。3.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）人員管理1.檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和保密意識，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)后上崗。檔案管理人員應(yīng)定期進行考核，對于不適合繼續(xù)從事檔案管理工作的人員，應(yīng)及時調(diào)整崗位。2.嚴格控制檔案管理人員的崗位變動，如因工作需要變動崗位，應(yīng)進行檔案交接，并對交接過程進行監(jiān)督，確保檔案安全。3.對涉及檔案管理的其他人員，如借閱人員、查閱利用人員等，應(yīng)進行保密教育，告知其保密義務(wù)和責(zé)任，防止檔案信息泄露。（三）保密技術(shù)措施1.對紙質(zhì)檔案可采用加密存儲、密封包裝等方式進行保密。對于重要檔案，可采用專用的檔案袋、檔案盒進行封裝，并加蓋密封章。2.對電子檔案應(yīng)采用加密技術(shù)進行存儲和傳輸，設(shè)置訪問密碼和權(quán)限控制，防止電子檔案被非法獲取或篡改。3.在檔案傳輸過程中，應(yīng)采用安全可靠的傳輸方式，如加密網(wǎng)絡(luò)傳輸、專用存儲介質(zhì)傳遞等，確保檔案傳輸過程中的保密性。七、檔案安全檢查與維護（一）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案安全情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案存儲環(huán)境、設(shè)施設(shè)備、檔案資料等方面。2.每月至少進行一次庫房溫濕度檢查，記錄溫濕度數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)溫濕度異常，應(yīng)及時采取調(diào)節(jié)措施。3.每季度對檔案存儲設(shè)備進行檢查，查看設(shè)備是否正常運行，有無損壞、變形等情況。對檔案密集架的軌道、傳動部件等應(yīng)進行清潔和潤滑，確保其操作靈活、運行平穩(wěn)。4.每年對檔案資料進行全面清查，核對檔案數(shù)量、完整性、準確性等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。清查結(jié)果應(yīng)形成報告，上報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。（二）不定期抽查1.根據(jù)實際情況，檔案管理部門可對檔案安全情況進行不定期抽查，重點檢查檔案的借閱、歸還、查閱利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.對抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門或人員限期整改。整改完成后，應(yīng)進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（三）維護與更新1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案存儲環(huán)境問題、設(shè)施設(shè)備故障等，應(yīng)及時進行維護和修復(fù)，確保檔案安全保管條件良好。2.根據(jù)檔案管理工作的需要和檔案安全管理的要求，及時更新檔案安全管理制度、流程及操作規(guī)范，完善檔案安全管理措施。3.對檔案管理系統(tǒng)進行定期維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。及時備份檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)可能發(fā)生的檔案安全事件類型，如火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速、有效地進行處置。3.定期對應(yīng)急預(yù)案進行修訂和完善，根據(jù)實際情況和應(yīng)急演練結(jié)果，及時調(diào)整應(yīng)急預(yù)案內(nèi)容，提高應(yīng)急預(yù)案的科學(xué)性和實用性。（二）應(yīng)急演練1.每年至少組織一次檔案安全應(yīng)急演練，演練內(nèi)容包括火災(zāi)撲救、水災(zāi)搶險、檔案搶救與恢復(fù)等項目。2.通過應(yīng)急演練，檢驗應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力。3.演練結(jié)束后，應(yīng)對演練情況進行總結(jié)評估，針對演練中發(fā)現(xiàn)的問題，及時對應(yīng)急預(yù)案進行改進和完善。（三）事件處置1.檔案安全事件發(fā)生后，檔案管理部門應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，迅速組織人員進行處置。同時，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告事件情況，不得隱瞞或延誤報告。2.在事件處置過