PAGE機(jī)關(guān)文書(shū)檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理，確保文書(shū)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本機(jī)關(guān)各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類和載體的文書(shū)檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機(jī)關(guān)文書(shū)檔案工作由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.齊全完整原則。按照文書(shū)檔案形成規(guī)律，全面收集本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。4.便于利用原則。檔案整理應(yīng)科學(xué)分類、編號(hào)，便于檢索和查閱，提高檔案利用效率。二、文書(shū)檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本機(jī)關(guān)各部門(mén)移交的文書(shū)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝盒等整理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄等，方便檔案查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。6.積極開(kāi)展檔案利用工作，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)工作需要，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案資料。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)文書(shū)檔案管理工作的第一責(zé)任人，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理和歸檔工作。2.負(fù)責(zé)將本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，按照文書(shū)檔案歸檔范圍和保管期限的要求，進(jìn)行分類整理，定期移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出機(jī)關(guān)或轉(zhuǎn)借他人。三、文書(shū)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)機(jī)關(guān)的政策性文件、指導(dǎo)性文件、批復(fù)、通知等。2.本機(jī)關(guān)形成的文件材料，包括黨組（委）文件、行政文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、人事檔案材料、財(cái)務(wù)檔案材料等。3.下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料，包括請(qǐng)示、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.其他機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)有業(yè)務(wù)往來(lái)的文件材料，如函件、協(xié)議書(shū)等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，不得使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書(shū)寫(xiě)材料。對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步收集，并進(jìn)行有效的備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.文書(shū)檔案整理應(yīng)采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限的分類方法。3.按照分類方案對(duì)文件材料進(jìn)行排列、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。（四）整理方法1.年度分類。將文件材料按其形成年度進(jìn)行分類，不同年度的文件材料分別整理。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類。在年度分類的基礎(chǔ)上，按機(jī)關(guān)內(nèi)部的機(jī)構(gòu)或問(wèn)題進(jìn)行分類。同一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）形成的文件材料集中在一起。3.保管期限分類。根據(jù)文件材料的保存價(jià)值，將其劃分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種保管期限。4.排列編號(hào)。在每一類目?jī)?nèi)，按照文件材料的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，并依次編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性原則，確保每份文件都有一個(gè)獨(dú)立的編號(hào)。5.編目。編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具，對(duì)每份文件進(jìn)行詳細(xì)著錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等信息。6.裝訂。對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘或塑料夾等易生銹或損壞的裝訂材料。四、文書(shū)檔案保管期限劃分（一）永久保管的文書(shū)檔案1.本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。2.本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。3.本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。4.本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。6.本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。7.上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。8.同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。（二）長(zhǎng)期保管的文書(shū)檔案1.本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。2.本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料。3.本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料。4.本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料。5.本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性的報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。6.上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料。7.同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。（三）短期保管的文書(shū)檔案1.本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的短期文件材料。2.本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的臨時(shí)性文件材料。3.本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理工作中形成的短期文件材料。4.本機(jī)關(guān)關(guān)于臨時(shí)性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，臨時(shí)性的報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的臨時(shí)性文件材料。6.同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于臨時(shí)性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。五、文書(shū)檔案的保管與保護(hù)（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等條件良好的位置。2.庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)本機(jī)關(guān)檔案數(shù)量和未來(lái)發(fā)展需要合理確定，確保檔案有足夠的存放空間。3.庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品投放裝置、防鼠板等。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限的檔案分別存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)裝盒保管，盒內(nèi)文件應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰。檔案盒應(yīng)標(biāo)明年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限、起止件號(hào)等信息。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（三）檔案保護(hù)措施1.控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)檔案有受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀、鼠咬等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。4.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)應(yīng)做好登記，離開(kāi)庫(kù)房時(shí)應(yīng)檢查門(mén)窗、設(shè)備等是否關(guān)閉。六、文書(shū)檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.積極為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案的作用。（二）利用方式1.查閱。機(jī)關(guān)工作人員因工作需要可到綜合檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱。確因工作需要長(zhǎng)期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。3.出具證明。根據(jù)機(jī)關(guān)工作需要，綜合檔案室可依據(jù)檔案內(nèi)容出具相關(guān)證明材料，證明材料應(yīng)加蓋檔案專用章。（三）利用審批1.查閱檔案一般由查閱人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后，查閱人持審批單到綜合檔案室查閱檔案。2.借閱檔案需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)借閱人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。（四）歸還與注銷1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案的完整無(wú)損。綜合檔案室工作人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通解決。2.借閱手續(xù)辦理完畢后，綜合檔案室應(yīng)及時(shí)注銷借閱登記，將檔案歸還原位。七、文書(shū)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，并根據(jù)檔案的實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容和價(jià)值，確定其保管期限。2.分析檔案形成的背景、來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。3.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率高、查考價(jià)值大的檔案應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案題名、文號(hào)、責(zé)任者、日期、保管期限、