PAGE公司員工檔案核查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司員工檔案管理，確保員工檔案的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案的核查管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案核查工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則：以事實(shí)為依據(jù)，對員工檔案進(jìn)行客觀、公正的核查，不受任何個(gè)人或部門的干擾。3.保密原則：對核查過程中涉及的員工個(gè)人信息嚴(yán)格保密，不得泄露。二、員工檔案內(nèi)容及要求（一）個(gè)人基本信息1.包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.要求信息真實(shí)、準(zhǔn)確，與員工本人實(shí)際情況相符。（二）學(xué)歷學(xué)位證書1.提供最高學(xué)歷和學(xué)位證書原件及復(fù)印件。2.復(fù)印件需清晰可辨，并加蓋員工本人簽字確認(rèn)章。（三）工作經(jīng)歷1.詳細(xì)記錄員工的工作經(jīng)歷，包括工作單位、職位、工作時(shí)間等。2.應(yīng)提供相關(guān)工作證明材料，如離職證明、工作合同等。（四）培訓(xùn)經(jīng)歷1.記錄員工參加的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等信息。2.需提供培訓(xùn)證書或培訓(xùn)結(jié)業(yè)證明。（五）職業(yè)資格證書1.如有相關(guān)職業(yè)資格證書，應(yīng)提供證書原件及復(fù)印件。2.確保證書在有效期內(nèi)，且與員工所從事的工作崗位相關(guān)。（六）獎(jiǎng)懲記錄1.記錄員工在公司內(nèi)獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和受到的處罰情況。2.獎(jiǎng)勵(lì)應(yīng)提供相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)文件或證書，處罰應(yīng)提供處罰決定文件。（七）勞動合同1.員工與公司簽訂的勞動合同原件及復(fù)印件。2.合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方權(quán)利義務(wù)。（八）其他相關(guān)材料1.根據(jù)公司實(shí)際情況，可能需要提供的其他材料，如健康證明、社保繳納記錄等。三、檔案核查流程（一）首次核查1.新員工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工檔案，并進(jìn)行初步核查。2.核查內(nèi)容包括個(gè)人基本信息的完整性、學(xué)歷學(xué)位證書的真實(shí)性、工作經(jīng)歷的連貫性等。3.如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與員工溝通核實(shí)，并要求員工補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。（二）定期核查1.公司每年定期對員工檔案進(jìn)行全面核查。2.核查小組由人力資源部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)人員組成。3.核查內(nèi)容包括檔案中各項(xiàng)信息的更新情況、工作經(jīng)歷的真實(shí)性、獎(jiǎng)懲記錄是否準(zhǔn)確等。4.核查小組通過查閱檔案、與員工面談、向原工作單位核實(shí)等方式進(jìn)行核查。（三）專項(xiàng)核查1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要或特定情況，可對部分員工檔案進(jìn)行專項(xiàng)核查。2.專項(xiàng)核查由公司指定的專項(xiàng)工作小組負(fù)責(zé)實(shí)施，明確核查目的、范圍和重點(diǎn)。3.專項(xiàng)核查結(jié)束后，工作小組應(yīng)提交專項(xiàng)核查報(bào)告，提出核查結(jié)果及處理建議。四、核查結(jié)果處理（一）信息真實(shí)完整如員工檔案信息真實(shí)、完整，符合要求，核查小組予以確認(rèn)，并將檔案歸檔保存。（二）信息有誤或缺失1.對于核查中發(fā)現(xiàn)的信息有誤或缺失，人力資源部門應(yīng)及時(shí)通知員工進(jìn)行更正或補(bǔ)充。2.員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交相關(guān)證明材料，經(jīng)核實(shí)無誤后，對檔案信息進(jìn)行更新。（三）虛假信息1.若發(fā)現(xiàn)員工檔案存在虛假信息，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。2.對于提供虛假學(xué)歷、工作經(jīng)歷等重要信息的員工，公司有權(quán)解除勞動合同，并要求員工承擔(dān)由此給公司造成的損失。3.情節(jié)嚴(yán)重的，公司將依法追究其法律責(zé)任。（四）檔案管理不善1.如因員工個(gè)人原因?qū)е聶n案管理不善，如檔案丟失、損壞等，員工應(yīng)積極配合公司采取補(bǔ)救措施。2.因公司管理原因?qū)е聶n案出現(xiàn)問題的，公司將及時(shí)進(jìn)行整改，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行問責(zé)。五附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人力資源部門負(fù)責(zé)解釋。（二