PAGE二建技術(shù)檔案制度一、總則（一）目的為加強公司二建技術(shù)檔案管理，確保技術(shù)檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及技術(shù)創(chuàng)新中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)與二建項目相關(guān)的技術(shù)文件、資料、圖紙等檔案資料的管理，包括項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等全過程產(chǎn)生的各類技術(shù)檔案材料收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。（三）基本原則1.真實性原則：技術(shù)檔案應如實反映二建項目的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠、數(shù)據(jù)準確無誤。2.完整性原則：全面收集項目各階段產(chǎn)生的技術(shù)資料，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.準確性原則：檔案的整理、分類、編號等應準確規(guī)范，便于查找和利用。4.系統(tǒng)性原則：按照項目的內(nèi)在聯(lián)系和形成規(guī)律，對技術(shù)檔案進行系統(tǒng)整理，使其層次分明、條理清晰。5.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)機密等敏感信息的技術(shù)檔案，應嚴格保密，防止泄露。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司二建技術(shù)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導、協(xié)調(diào)各部門做好二建技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔工作，并提供業(yè)務(wù)培訓和咨詢服務(wù)。3.負責二建技術(shù)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、分類、編號、存儲、保管、檢索、利用等工作。4.定期對二建技術(shù)檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供技術(shù)檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.對到期或失去保存價值的二建技術(shù)檔案，提出鑒定和銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施銷毀工作。（二）項目部門職責1.負責本部門二建項目技術(shù)檔案的收集、整理、初步審核工作，并及時移交檔案管理部門。2.明確專人負責技術(shù)檔案管理工作，確保項目檔案資料的及時收集和妥善保管，保證檔案資料的真實性、完整性和準確性。3.在項目實施過程中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范文件資料的形成、積累和整理工作，做到隨項目進度同步歸檔。4.配合檔案管理部門做好技術(shù)檔案的查閱、借閱等利用工作，及時提供相關(guān)資料和信息。（三）其他部門職責1.涉及二建項目的其他部門，應根據(jù)工作需要，及時將與項目相關(guān)的技術(shù)文件、資料等移交項目部門或檔案管理部門，確保檔案資料的全面收集。2.在各自職責范圍內(nèi)，協(xié)助做好二建技術(shù)檔案管理的相關(guān)工作，如提供技術(shù)支持、參與檔案鑒定等。三、檔案收集（一）收集范圍1.項目規(guī)劃階段：項目可行性研究報告、項目立項批復、規(guī)劃設(shè)計方案、環(huán)境影響評價報告等。2.設(shè)計階段：初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更通知、設(shè)計交底記錄等。3.施工階段：施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底資料、工程測量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、工程進度報表、施工日志、工程質(zhì)量問題處理記錄等。4.監(jiān)理階段：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.驗收階段：竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。6.其他與二建項目相關(guān)的技術(shù)文件、資料，如科研成果、技術(shù)總結(jié)、會議紀要、來往函件等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責技術(shù)檔案的收集工作，明確收集范圍和時間節(jié)點，確保檔案資料及時、完整地收集。2.收集的技術(shù)檔案應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍黑墨水、紙質(zhì)檔案等，電子文件應采用通用格式，并確保其真實性和可讀性。3.對于外來文件，如設(shè)計圖紙、技術(shù)規(guī)范等，應進行登記，并及時分發(fā)至相關(guān)部門，確保項目實施過程中能夠正確使用。4.在項目實施過程中，各部門應定期對收集的技術(shù)檔案進行整理和自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案資料的質(zhì)量。四、檔案整理（一）分類標準1.按照項目階段分類：分為規(guī)劃階段檔案、設(shè)計階段檔案、施工階段檔案、監(jiān)理階段檔案、驗收階段檔案等。2.按照專業(yè)分類：分為建筑工程檔案、結(jié)構(gòu)工程檔案、給排水工程檔案、電氣工程檔案、暖通工程檔案等。3.按照文件類型分類：分為文件、圖紙、圖表、報告、記錄等。（二）整理方法1.對收集到的技術(shù)檔案進行分類、編號，確保每份檔案有唯一的標識，便于查找和管理。2.按照分類標準，對檔案進行組卷，同一項目、同一階段、同一專業(yè)的檔案應集中組卷，卷內(nèi)文件應按照文件形成的先后順序排列，保持文件之間的有機聯(lián)系。3.編制卷內(nèi)目錄，目錄應包括序號、文件編號、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容，便于查閱。4.對圖紙進行折疊，使其幅面統(tǒng)一，符合檔案管理要求，并在圖紙右下角加蓋竣工圖章，注明竣工圖編制單位、編制人、審核人、技術(shù)負責人等信息。5.對電子文件應進行分類存儲，并建立相應的目錄結(jié)構(gòu)，確保電子文件的存儲規(guī)范、便于檢索。同時，應定期對電子文件進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.項目各階段形成的技術(shù)檔案，應在該階段工作完成后[X]個工作日內(nèi)整理歸檔。2.項目竣工驗收后[X]個工作日內(nèi)，項目部門應將全部技術(shù)檔案移交檔案管理部門進行統(tǒng)一歸檔。（二）歸檔程序1.項目部門整理好的技術(shù)檔案，應填寫《二建技術(shù)檔案移交清單》，詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、類別等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到移交的技術(shù)檔案后，應按照本制度的要求進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與項目部門溝通解決。3.驗收合格的技術(shù)檔案，檔案管理部門應進行編號、存儲，并建立檔案臺賬，記錄檔案的入庫時間、保管期限、存放位置等信息。六、檔案保管（一）保管期限1.二建技術(shù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括：項目可行性研究報告、項目立項批復、規(guī)劃設(shè)計方案、環(huán)境影響評價報告、竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書等。3.長期保管的檔案包括：初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底資料、工程測量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、工程進度報表、施工日志、工程質(zhì)量問題處理記錄、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括：與項目相關(guān)的一般性文件、資料等，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.檔案管理部門應設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準要求，防止檔案因受潮、霉變、蟲蛀等原因損壞。3.對電子檔案應采用安全可靠的存儲設(shè)備進行備份，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應定期對電子檔案進行檢查和維護，確保其可讀性和完整性。（三）檔案清查1.檔案管理部門應定期對二建技術(shù)檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、利用情況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的檔案缺失、損壞、過期等問題，應及時進行處理和補充。3.清查結(jié)束后，應編制《二建技術(shù)檔案清查報告》，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗教訓，提出改進措施和建議。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱二建技術(shù)檔案的，應按照本制度的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱二建技術(shù)檔案的，應持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，方可查閱、借閱。（二）利用程序1.查閱、借閱二建技術(shù)檔案，應填寫《二建技術(shù)檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途、查閱期限等信息，并經(jīng)部門負責人簽字后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到申請表后，應進行審核，對符合規(guī)定的申請，應及時提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制、轉(zhuǎn)借檔案。如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱檔案時，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復印、拍照、掃描檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿，應按時歸還檔案，如需延期借閱，應重新辦理借閱手續(xù)。5.檔案管理部門應對檔案的查閱、借閱情況進行跟蹤管理，及時了解檔案的使用情況，確保檔案的安全和完整。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門、項目部門及相關(guān)技術(shù)專家組成的檔案鑒定小組，負責對到期或失去保存價值的二建技術(shù)檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司檔案管理制度，對檔案的保管期限、保存價值進行鑒定。2.對已超過保管期限，且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對仍有一定保存價值的檔案，應繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一鑒定，提出鑒定意見，并填寫《二建技術(shù)檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，方可實施銷毀。2.檔案管理部門應按照批準的銷毀清單，組織專人對檔案進行銷毀，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱