PAGE學校檔案歸檔制度模版一、總則（一）目的為加強學校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各年級在工作活動中形成的具有保存價值的各種文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案工作實行集中統(tǒng)一領導，由學校檔案管理部門歸口管理全校檔案，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實完整原則：歸檔的文件材料應真實反映學校各項工作的實際情況，保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自修改、涂抹或銷毀。3.分類科學原則：按照文件材料的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于查找和利用。4.保管安全原則：采取有效的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、歸檔范圍與要求（一）行政管理類1.學校綜合性文件學校制定的發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、工作總結(jié)、重要會議記錄、決議、決定等。學校向上級主管部門的請示、報告、批復，與其他單位的往來函件等。學校內(nèi)部機構(gòu)設置、人員編制、干部任免、獎懲等文件材料。2.規(guī)章制度類學校制定的各項規(guī)章制度、辦法、細則等文件。規(guī)章制度的修訂、廢止等相關文件材料。3.會議文件學校召開的各類會議的通知、議程、報告、講話、決議、紀要等文件材料。會議形成的重要文件的定稿、修改稿及相關附件。4.人事檔案教職工的履歷表、自傳、鑒定、考核、學歷學位、專業(yè)技術(shù)職務、獎懲、工資、任免、黨團關系等材料。學生的學籍檔案，包括入學登記表、成績單、畢業(yè)登記表、學位授予決定等。5.財務管理類學校財務預算、決算、財務報表、財務審計報告等文件材料。各類經(jīng)費的收支憑證、賬目、票據(jù)等。固定資產(chǎn)登記、清查、處置等文件材料。6.后勤管理類校園建設規(guī)劃、基建項目審批文件、工程合同、竣工驗收報告等。校園物業(yè)管理、維修維護、水電暖供應等方面的文件材料。物資采購、供應、庫存管理等文件材料。（二）教學管理類1.教學計劃與大綱各專業(yè)教學計劃、課程教學大綱、實踐教學大綱等。教學計劃的調(diào)整、修訂等相關文件材料。2.教學運行管理課程表、教學任務書、授課計劃、教案、講稿等。學生的考勤記錄、成績登記表、試卷、畢業(yè)論文（設計）等。教學檢查、評估、總結(jié)等文件材料。3.教材管理教材選用計劃、教材征訂清單、教材樣書等。教材編寫、審核、出版等相關文件材料。4.教學研究與改革教學研究項目申報書、立項通知、研究報告、成果鑒定書等。教學改革方案、實施情況總結(jié)、改革成果等文件材料。（三）科研管理類1.科研項目管理科研項目申報書、立項合同、任務書、中期檢查報告、結(jié)題報告等?？蒲许椖拷?jīng)費預算、決算、經(jīng)費使用情況報告等。2.科研成果管理科研論文、著作、專利、獲獎證書等成果材料。科研成果的登記、統(tǒng)計、推廣應用等文件材料。3.學術(shù)活動管理學術(shù)講座、學術(shù)會議、學術(shù)交流等活動的通知、議程、報告、論文集等文件材料。（四）學生管理類1.招生工作招生計劃、招生簡章、錄取名單、新生入學檔案等。招生工作的總結(jié)、統(tǒng)計報表等文件材料。2.學生日常管理學生入學教育、軍訓、思想政治教育、心理健康教育等文件材料。學生的獎懲、處分決定及相關材料。學生社團活動、社會實踐活動等文件材料。3.畢業(yè)生就業(yè)工作畢業(yè)生就業(yè)計劃、就業(yè)推薦表、協(xié)議書、派遣證等。畢業(yè)生就業(yè)情況統(tǒng)計報表、工作總結(jié)等文件材料。（五）黨群工作類1.黨組織建設學校黨委工作計劃、總結(jié)、報告，黨委會議記錄、決議等。黨支部建設、黨員發(fā)展、黨員教育管理等文件材料。2.宣傳工作學校宣傳工作計劃、總結(jié)，宣傳報道稿件、圖片、音像資料等。校園文化建設相關文件材料。3.紀檢監(jiān)察工作紀檢監(jiān)察工作計劃、總結(jié)，違紀案件查處材料等。黨風廉政建設相關文件材料。4.群團工作工會、共青團、學生會等群團組織的工作計劃、總結(jié)、活動記錄等文件材料。（六）其他類1.榮譽證書與獎杯學校獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等實物及相關文件材料。2.重大活動記錄學校舉辦的重大慶典、校慶、體育賽事、文藝演出等活動的組織方案、活動記錄、照片、音像資料等。3.對外交流與合作學校與國內(nèi)外其他單位的合作協(xié)議、交流項目文件、來訪接待記錄等。三、歸檔時間1.文書檔案當年形成的文件材料，在次年上半年完成歸檔?？缒甓鹊奈募牧?，在辦結(jié)后的次年上半年歸檔。2.教學檔案每學期結(jié)束后一個月內(nèi)，完成本學期教學檔案的歸檔。學生畢業(yè)當年，完成畢業(yè)生檔案的歸檔。3.科研檔案科研項目結(jié)題后三個月內(nèi)，完成科研檔案的歸檔。科研成果形成后，及時整理歸檔。4.學生檔案學生入學后，按照檔案管理要求及時整理歸檔。畢業(yè)生檔案在畢業(yè)當年六月底前整理歸檔。四、歸檔流程（一）收集1.各部門、各年級指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應包括原件、復印件、電子文檔等多種形式，確保信息的一致性。3.對于重要文件材料，應及時收集并妥善保管，防止丟失或損壞。（二）整理1.按照本制度規(guī)定的歸檔范圍和分類標準，對收集到的文件材料進行分類整理。2.對紙質(zhì)文件材料進行編號、編目、裝訂，確保文件的順序和完整性。3.對電子文件材料進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照文件命名規(guī)則進行命名，確保文件的可識別性和可檢索性。（三）鑒定1.由檔案管理部門會同相關部門對整理后的文件材料進行鑒定，確定其保存價值。2.根據(jù)文件材料的重要程度、時間跨度、完整性等因素，確定其保管期限，分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。3.對已失去保存價值的文件材料，按照規(guī)定的程序進行銷毀。（四）編目1.編制檔案目錄，包括全宗號、年度、保管期限、目錄號、案卷號、題名、日期、責任者、文號、頁數(shù)等項目。2.檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和利用。（五）裝訂與裝盒1.將整理好的紙質(zhì)文件材料按照一定的順序進行裝訂，確保文件的牢固和整齊。2.將裝訂好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明全宗號、年度、保管期限、目錄號、案卷號等信息。（六）上架存放1.將裝盒后的檔案按照分類順序上架存放，建立檔案庫房的排架索引，便于查找和管理。2.檔案庫房應保持整潔、通風、防潮、防蟲、防火、防盜等條件，確保檔案的安全保管。五、檔案保管與保護（一）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲蛀、防鼠咬、防光、防塵、防污染等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、防盜設備、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲防鼠設備等，定期進行檢查和維護。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。2.確定檔案保管期限的原則是：凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校工作、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管；凡是在相當長時期內(nèi)學校工作需要查考的檔案，列為長期保管；凡是在較短時期內(nèi)學校工作需要查考的檔案，列為短期保管。（三）檔案整理與編目1.檔案管理部門應定期對檔案進行整理和編目，確保檔案的分類科學、編號準確、目錄清晰。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，保證檔案的完整性和可讀性。（四）檔案數(shù)字化1.為提高檔案的利用效率，學校應逐步推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案數(shù)字化應遵循相關標準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。（五）檔案安全檢查1.檔案管理部門應定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.安全檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、庫房設施設備運行情況、消防器材和防盜設備的有效性等。六、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、方便利用的原則，嚴格按照規(guī)定的程序和手續(xù)進行。2.利用檔案應確保檔案的安全和完整，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印、銷毀檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件，檔案管理部門應提供必要的查閱場所和設備，并安排專人負責查閱服務。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，按照規(guī)定的程序進行復制。復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時，利用者應出示有效身份證件，并填寫查閱登記表，注明查閱日期、檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱檔案時，利用者應提交借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，與檔案管理人員簽訂借閱協(xié)議，明確借閱期限、保管責任等事項。借閱者應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應及時催還。3.復制檔案時，利用者應提交復制申請表，注明復制內(nèi)容、用途等信息。檔案管理部門應按照規(guī)定的程序進行審核，審核通過后，安排專人進行復制，并收取相應的復制費用。（四）利用登記1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄。2.利用登記記錄應包括利用者姓名、單位、利用日期、檔案名稱、查閱內(nèi)容、借閱期限、復制份數(shù)等信息，確保利用情況可查可溯。七、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用檔案數(shù)量等，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時、完整。3.檔案統(tǒng)計報表應按照規(guī)定的格式和時間要求報送學校領導和上級主管部門。