PAGE執(zhí)行檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)活動(dòng)，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于公司各部門(mén)及員工查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀等工作。3.建立健全公司檔案管理體系，指導(dǎo)各部門(mén)檔案工作，對(duì)各部門(mén)檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。4.負(fù)責(zé)公司檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。5.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。6.負(fù)責(zé)公司檔案庫(kù)房的建設(shè)和管理，確保檔案的安全保管條件。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受綜合管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。2.各部門(mén)應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案材料進(jìn)行整理、分類，定期移交綜合管理部門(mén)。3.各部門(mén)在工作中應(yīng)積極配合綜合管理部門(mén)做好檔案的收集、利用等工作，確保檔案的完整和有效利用。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)熱愛(ài)檔案工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、借閱登記等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。4.積極開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司各部門(mén)及員工提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和準(zhǔn)確。6.參與檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的各類文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件。4.公司的各類工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表等文件。5.公司的技術(shù)研發(fā)資料，如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、技術(shù)方案、圖紙等。6.公司的財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.公司的人力資源檔案，如員工入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄等。8.公司的行政辦公檔案，如會(huì)議紀(jì)要、通知、信函、接待記錄等。9.公司的市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)方案等。10.公司的其他具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)形成的各類檔案材料，并按照檔案管理的要求進(jìn)行初步整理。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。4.各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交綜合管理部門(mén)，不得拖延或積壓。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、上架和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便于查閱和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)使用符合檔案保管要求的材料，不得使用金屬裝訂物。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、名稱、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全保管條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，防止檔案信息泄露或丟失。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的重要文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；公司的年度財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等；公司的重大合同、協(xié)議等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括公司的各類管理制度、規(guī)定、辦法等文件；公司的中期財(cái)務(wù)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；公司的一般性合同、協(xié)議等。保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括公司的臨時(shí)性文件、資料、記錄等。保管期限一般為1年至5年。5.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的保存價(jià)值得到充分體現(xiàn)。（四）檔案清查1.綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息是否準(zhǔn)確，檔案的存放位置是否正確，檔案是否有損壞、丟失等情況。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，并將清查結(jié)果報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法合規(guī)、方便快捷、確保安全的原則。2.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，確保檔案的合理利用，防止檔案泄露和丟失。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要查閱、借閱檔案的。2.公司外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）查閱、借閱程序1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號(hào)、用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門(mén)審批。2.綜合管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)，并安排檔案管理人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)。3.查閱、借閱人員應(yīng)按照指定的時(shí)間、地點(diǎn)和方式查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。5.查閱、借閱結(jié)束后，查閱、借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和安全。（四）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制的檔案名稱、編號(hào)、用途、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門(mén)審批。2.綜合管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)，并安排檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。3.檔案復(fù)制應(yīng)使用符合檔案保管要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量和清晰度。4.復(fù)制件應(yīng)加蓋“檔案復(fù)制專用章”，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。5.檔案復(fù)制件的使用和管理應(yīng)按照檔案原件的要求執(zhí)行。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確及時(shí)的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、保存價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃，組織實(shí)施檔案鑒定工作，對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、保存價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查。2.審查內(nèi)容包括檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.對(duì)于保管期限已滿且已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)；對(duì)于保管期限未滿但已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行特殊處理，如封存等。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)檔案鑒定工作小組審核通過(guò)的擬銷(xiāo)毀檔案清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門(mén)組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性和安全性。5.檔案銷(xiāo)毀結(jié)束后，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀報(bào)告，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等信息，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)備案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案支持和服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)技能，確保系統(tǒng)的正