PAGE調解中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強調解中心檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在調解工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于調解中心全體工作人員及調解工作中涉及的各類檔案管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指調解中心在調解活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：調解中心檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案內容應真實反映調解工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理調解工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善調解中心檔案管理制度。2.負責調解中心各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動。4.定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質量和安全。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化進程。（二）各部門職責1.負責本部門在調解工作中形成檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，認真履行崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、編目、上架等。3.做好檔案的保管和保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定的程序和要求，提供檔案的查詢、借閱等服務，做好利用登記工作。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，協(xié)助制定檔案鑒定標準和銷毀清單。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.調解案件檔案：包括調解申請書、證據(jù)材料、調解筆錄、調解協(xié)議書、回訪記錄等。2.業(yè)務文件檔案：上級部門下發(fā)的與調解工作相關的文件、通知、規(guī)定等；調解中心制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結等。3.會議檔案：調解中心組織召開的各類會議的通知、議程、會議記錄、決議等。4.人事檔案：工作人員的招聘、錄用、考核、晉升、獎懲等人事材料。5.財務檔案：調解中心的財務預算、決算、會計憑證、賬簿、報表等。6.設備檔案：調解中心配備的辦公設備、調解設備等的購置合同、說明書、維修記錄等。7.其他檔案：與調解中心工作相關的其他有保存價值的文件、資料、聲像等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。2.檔案收集人員應按照檔案管理的要求，對收集到的檔案材料進行初步審核，剔除重復、無效的材料。3.對于重要的檔案材料，應及時進行備份，防止原件損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計，提高檔案管理的效率和質量。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類。調解案件檔案可按案件類型、受理時間等分類；業(yè)務文件檔案可按文件性質、時間順序等分類。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查閱和統(tǒng)計。4.裝訂：對紙張較小、零散的檔案材料進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.調解案件檔案應在調解終結后[X]個工作日內歸檔。2.其他檔案應在形成后的次年上半年歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，符合要求的予以接收，不符合要求的退回原部門重新整理。3.檔案管理部門將接收的檔案按照規(guī)定的分類方法進行排列、編號、編目，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、編號等信息。（三）保管期限1.調解案件檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要是具有重要歷史價值、法律意義或對調解工作有重大影響的案件檔案；長期保管的檔案保管期限為[X]年；短期保管的檔案保管期限為[X]年。2.其他檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和實際需要確定，一般分為永久、長期和短期。（四）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。2.檔案應存放在專用的檔案柜或檔案架上，排列整齊，便于查找。3.對重要的檔案應采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。五、檔案的利用（一）利用范圍1.調解中心工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.司法機關、行政機關等因辦案需要查閱、借閱檔案。3.當事人及其代理人因與調解案件相關的合理需求查閱、借閱檔案。（二）利用程序1.查閱、借閱檔案應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請表進行審核，符合規(guī)定的予以批準，并根據(jù)利用目的提供相應的檔案。3.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需借閱檔案，借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案時，應愛護檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。如需復印檔案材料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理。5.利用完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時處理。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、利用目的、檔案名稱、編號、歸還時間等信息。登記記錄應妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，一般每[X]年進行一次全面鑒定。2.價值評估原則：根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，綜合評估檔案的保存價值。3.審慎鑒定原則：鑒定工作應嚴格按照規(guī)定的程序和標準進行，確保鑒定結果的準確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定標準1.檔案內容是否反映調解工作的真實情況，是否具有重要的歷史價值、法律意義或對調解工作有重大影響。2.檔案是否與調解中心的職能活動相關，是否具有現(xiàn)實利用價值。3.檔案的保存期限是否符合國家規(guī)定的標準和調解中心的實際情況。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單，報調解中心負責人審批。2.檔案銷毀清單應包括檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀應在檔案管理部門和相關業(yè)務部門的監(jiān)督下進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應安排專人負責記錄銷毀情況，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應將檔案銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立調解中心檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質量，方便檔案的查詢、借閱和統(tǒng)計分析。3.加強檔案信息的安全保護，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化：對調解中心現(xiàn)有的紙質檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合調解中心檔案管理的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.安全保障：建立檔案信息安全防護體系，采取加密存儲、身份認證、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，按照規(guī)定的程序和要求進行檔案信息的錄入、