PAGE檔案保管制度工作總結(jié)一、總則1.目的本檔案保管制度旨在確保公司/組織各類檔案的安全、完整與有效利用，為公司/組織的運營、決策、管理以及歷史研究等提供可靠的信息支持。通過規(guī)范檔案的收集、整理、存儲、保管、查閱與銷毀等環(huán)節(jié)，保障檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在工作活動中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案等。3.基本原則真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項工作活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實性和準(zhǔn)確性。完整性原則：全面收集和保存公司/組織在各個階段、各個方面形成的檔案，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。保密性原則：對于涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。便利性原則：檔案的保管和管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率，滿足公司/組織各項工作的實際需求。二、檔案管理職責(zé)分工1.檔案管理部門職責(zé)負責(zé)制定和完善公司/組織的檔案保管制度，并組織實施。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量。集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備和設(shè)施。對檔案進行分類、編號、編目、上架等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案查閱。定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全與完整，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案信息的時效性和準(zhǔn)確性。開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。2.各部門兼職檔案員職責(zé)負責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、盤點等工作，提供相關(guān)檔案信息。負責(zé)本部門檔案的日常保管和維護，確保檔案的安全。對本部門員工進行檔案管理知識的宣傳和培訓(xùn)，提高員工的檔案意識。三、檔案的收集與整理1.檔案收集范圍公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表以及其他各種形式的記錄。上級機關(guān)下發(fā)的與公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。公司/組織內(nèi)部的工作計劃、總結(jié)報告、統(tǒng)計報表、會議記錄、規(guī)章制度等。員工的人事檔案材料，包括個人簡歷、學(xué)歷證書、培訓(xùn)記錄、考核評價、獎懲情況等。財務(wù)檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。業(yè)務(wù)檔案，如市場調(diào)研資料、客戶信息、項目文檔、業(yè)務(wù)流程記錄等?？萍紮n案，如科研項目立項報告、研究成果、技術(shù)文件、專利證書等。聲像檔案，如照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動、事件的資料。2.檔案收集要求各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀。對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其可讀性和可利用性。檔案收集過程中，應(yīng)做好交接記錄，明確交接雙方的責(zé)任和義務(wù)。3.檔案整理方法分類：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間等因素，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。每個類別下再根據(jù)具體情況進行細分，形成科學(xué)合理的分類體系。編號：對每一份檔案進行唯一編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的識別和管理。編號可采用數(shù)字編碼、字母與數(shù)字組合等方式。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)定期更新，確保與檔案實際情況一致。裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的順序進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)注意保護檔案的原始面貌，避免損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的存儲與保管1.檔案庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，遠離易燃、易爆、腐蝕性物品存放區(qū)域。庫房應(yīng)具備必要的基礎(chǔ)設(shè)施，如照明設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案存儲環(huán)境符合要求。庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持合理的間距，便于操作和管理。2.檔案存儲方式紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。檔案架應(yīng)堅固耐用，能夠承受檔案的重量，并定期進行檢查和維護。電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進行備份存儲。備份存儲應(yīng)采用異地存儲的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名和分類存儲，便于檢索和管理。聲像檔案應(yīng)根據(jù)其載體形式進行分類存儲，如照片可采用相冊、光盤等方式存儲，錄音、錄像可采用磁帶、光盤、硬盤等方式存儲。存儲聲像檔案的載體應(yīng)標(biāo)明相關(guān)信息，如題名、日期、拍攝者等。3.檔案保管措施建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、存放位置、保管期限等信息，確保檔案管理的可追溯性。定期對檔案進行清查、盤點，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。清查、盤點工作應(yīng)形成記錄，并存檔備查。加強對檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入庫房。庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品。做好檔案的防潮、防蟲、防鼠工作，定期對庫房進行通風(fēng)換氣，調(diào)節(jié)溫濕度。在庫房內(nèi)放置防蟲、防鼠藥品，定期檢查和更換。對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、定期修復(fù)等，確保檔案的安全和完整。五、檔案的查閱與利用1.查閱權(quán)限公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。外部單位或個人因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)提前向公司/組織提出申請，并提交相關(guān)證明材料。經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核同意后，按照規(guī)定的程序查閱檔案。查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，確保檔案的安全。2.查閱程序查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點。查閱檔案時，應(yīng)使用檔案管理部門提供的查閱工具，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行認真檢查，確保檔案的完整和安全。3.利用服務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織內(nèi)部各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時提供相關(guān)檔案資料。對于重要的檔案利用需求，檔案管理部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，提供必要的協(xié)助和支持。定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用的頻率、范圍和效果等，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則根據(jù)公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求和檔案保管期限的規(guī)定，對檔案進行定期鑒定，確保檔案的留存價值。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定組織與程序成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行鑒定工作。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容性質(zhì)、保管期限等因素，對檔案進行逐一審查，確定檔案的留存價值。對于擬銷毀的檔案，鑒定小組應(yīng)填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細記錄檔案的基本信息、鑒定意見和銷毀理由等?！稒n案銷毀鑒定表》應(yīng)經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認。3.銷毀程序經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、數(shù)量等信息?！稒n案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行，如紙質(zhì)檔案可采用焚燒、粉碎等方式銷毀，電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式銷毀。銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀工作結(jié)束后，應(yīng)將《檔案銷毀清單》、《檔案銷毀鑒定表》以及銷毀過程記錄等相關(guān)材料歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。通過檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供及時、準(zhǔn)確的信息支持。2.數(shù)字化檔案采集對公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化采集，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。數(shù)字化采集過程中，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行操作，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。對采集的數(shù)字化檔案進行分類、編號、編目等整理工作，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。3.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用利用檔案管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的在線檢索、查閱、借閱、歸還等功能，方便員工利用檔案。在檔案管理信息系統(tǒng)中建立檔案權(quán)限管理模塊，嚴(yán)格控制檔案的查閱權(quán)限，確保檔案信息的安全。通過檔案管理信息系統(tǒng)對檔案的收集、整理、存儲、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)進行全程管理，提高檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化水平。定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)