PAGE縣檔案局業(yè)務(wù)會(huì)議制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)縣檔案局業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化管理，提高工作效率，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的順利開展，特制定本業(yè)務(wù)會(huì)議制度。本制度旨在通過規(guī)范會(huì)議組織、流程和要求，促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)信息的及時(shí)溝通、問題的有效解決以及工作的協(xié)同推進(jìn)，保障檔案工作符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，更好地服務(wù)于全縣經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于縣檔案局全體工作人員，包括各科室、下屬事業(yè)單位等涉及檔案業(yè)務(wù)工作的部門。（三）會(huì)議原則1.合法性原則：會(huì)議的組織、內(nèi)容和決策必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及檔案行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案工作在合法合規(guī)的軌道上運(yùn)行。2.高效性原則：以提高工作效率、解決實(shí)際問題為導(dǎo)向，精簡(jiǎn)會(huì)議流程，確保會(huì)議能夠快速有效地傳達(dá)信息、討論問題并做出決策。3.溝通協(xié)作原則：加強(qiáng)各部門之間的溝通與協(xié)作，促進(jìn)信息共享，形成工作合力，共同推動(dòng)檔案業(yè)務(wù)工作的順利開展。4.務(wù)實(shí)性原則：會(huì)議內(nèi)容要緊密圍繞檔案業(yè)務(wù)實(shí)際工作，注重解決實(shí)際問題，避免形式主義，確保會(huì)議取得實(shí)效。二、會(huì)議類型及職責(zé)分工（一）局務(wù)會(huì)議1.參會(huì)人員：局領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各科室負(fù)責(zé)人。2.會(huì)議職責(zé)傳達(dá)貫徹：傳達(dá)上級(jí)有關(guān)檔案工作的方針政策、重要會(huì)議精神和工作部署，研究制定本局貫徹落實(shí)措施。決策部署：討論決定本局檔案業(yè)務(wù)工作中的重大事項(xiàng)，如年度工作計(jì)劃、重點(diǎn)項(xiàng)目安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。協(xié)調(diào)工作：協(xié)調(diào)各科室之間的工作關(guān)系，解決工作中出現(xiàn)的重大問題，促進(jìn)全局工作的協(xié)同推進(jìn)。監(jiān)督檢查：聽取各科室工作匯報(bào)，對(duì)工作進(jìn)展情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)意見。3.組織部門：由局辦公室負(fù)責(zé)組織，提前確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題，并通知參會(huì)人員。會(huì)議記錄由局辦公室指定專人負(fù)責(zé)，形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審核后印發(fā)。（二）業(yè)務(wù)工作會(huì)議1.參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議議題確定，一般包括相關(guān)業(yè)務(wù)科室工作人員、涉及業(yè)務(wù)工作的下屬事業(yè)單位人員等。2.會(huì)議職責(zé)業(yè)務(wù)培訓(xùn)：組織開展檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的檔案管理技術(shù)、方法和標(biāo)準(zhǔn)，提高工作人員業(yè)務(wù)水平。工作交流：各業(yè)務(wù)科室匯報(bào)工作進(jìn)展情況、存在問題及下一步工作計(jì)劃，促進(jìn)相互學(xué)習(xí)和借鑒，共同提高業(yè)務(wù)工作質(zhì)量。問題研討：針對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題進(jìn)行深入研討，分析原因，提出解決方案，推動(dòng)業(yè)務(wù)工作創(chuàng)新發(fā)展。3.組織部門：由相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)組織，提前向局辦公室報(bào)備會(huì)議議題、時(shí)間、地點(diǎn)和參會(huì)人員名單。會(huì)議記錄由組織科室安排專人負(fù)責(zé)，形成會(huì)議紀(jì)要，發(fā)送給參會(huì)人員，并報(bào)局辦公室備案。（三）專項(xiàng)工作會(huì)議1.參會(huì)人員：根據(jù)專項(xiàng)工作涉及的部門和人員確定，包括局領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)科室負(fù)責(zé)人及具體工作人員等。2.會(huì)議職責(zé)：針對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作中的特定專項(xiàng)任務(wù)，如檔案數(shù)字化項(xiàng)目、重大檔案接收整理項(xiàng)目等，進(jìn)行工作部署、進(jìn)度跟蹤、問題協(xié)調(diào)和總結(jié)驗(yàn)收。確保專項(xiàng)工作按照計(jì)劃有序推進(jìn)，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。3.組織部門：由專項(xiàng)工作牽頭科室負(fù)責(zé)組織，制定詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃和議程，明確各階段工作任務(wù)和責(zé)任人。會(huì)議記錄由牽頭科室負(fù)責(zé)整理，形成專項(xiàng)工作會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員，并定期向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)專項(xiàng)工作進(jìn)展情況。（四）臨時(shí)工作會(huì)議1.參會(huì)人員：根據(jù)臨時(shí)工作需要確定，涉及相關(guān)工作的人員參加。2.會(huì)議職責(zé)：針對(duì)突發(fā)的檔案業(yè)務(wù)工作問題或緊急任務(wù)，及時(shí)召開會(huì)議進(jìn)行研究部署，明確工作要求和完成時(shí)限，確保工作能夠迅速、有效地得到落實(shí)。3.組織部門：由局領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要確定會(huì)議召集人，召集人負(fù)責(zé)通知參會(huì)人員，組織會(huì)議并記錄會(huì)議內(nèi)容形成簡(jiǎn)要紀(jì)要，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審閱后執(zhí)行。三、會(huì)議組織與流程（一）會(huì)議籌備1.確定議題局務(wù)會(huì)議議題：由局領(lǐng)導(dǎo)班子成員提出，辦公室匯總整理后，報(bào)局長(zhǎng)審定。議題應(yīng)圍繞本局檔案業(yè)務(wù)工作的重大事項(xiàng)、重要決策和重點(diǎn)問題，確保議題具有針對(duì)性和決策價(jià)值。業(yè)務(wù)工作會(huì)議議題：由各業(yè)務(wù)科室根據(jù)工作實(shí)際需要提出，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核后，提前報(bào)局辦公室備案。議題應(yīng)聚焦業(yè)務(wù)工作中的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，以及需要共同研究解決的事項(xiàng)。專項(xiàng)工作會(huì)議議題：由專項(xiàng)工作牽頭科室根據(jù)專項(xiàng)工作進(jìn)展情況和需要解決的問題提出，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。議題應(yīng)緊密圍繞專項(xiàng)工作目標(biāo)，明確工作任務(wù)、措施和要求。臨時(shí)工作會(huì)議議題：由會(huì)議召集人根據(jù)臨時(shí)工作的緊急情況和需要研究的問題確定。2.通知參會(huì)人員會(huì)議組織部門應(yīng)提前將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等信息通知參會(huì)人員。通知方式可采用書面通知、電子郵件、工作群消息等多種形式，但應(yīng)確保通知內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，通知及時(shí)送達(dá)。對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)提前提醒參會(huì)人員做好準(zhǔn)備，如準(zhǔn)備相關(guān)匯報(bào)材料、發(fā)言提綱等。3.準(zhǔn)備會(huì)議資料根據(jù)會(huì)議議題，組織部門應(yīng)準(zhǔn)備相關(guān)的文件、資料、報(bào)表等，確保參會(huì)人員能夠全面了解會(huì)議內(nèi)容。對(duì)于需要討論決策的事項(xiàng)，應(yīng)提前收集相關(guān)背景資料和分析報(bào)告，為會(huì)議討論提供充分依據(jù)。（二）會(huì)議召開1.簽到入場(chǎng)：參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，在簽到處簽到入場(chǎng)。會(huì)議組織人員應(yīng)做好簽到記錄，并在會(huì)議開始前檢查參會(huì)人員到會(huì)情況。2.會(huì)議主持：根據(jù)會(huì)議類型和議題，確定會(huì)議主持人。主持人應(yīng)簡(jiǎn)要介紹會(huì)議目的、議程安排和參會(huì)人員，宣布會(huì)議開始。3.會(huì)議發(fā)言按照會(huì)議議程，依次進(jìn)行工作匯報(bào)、問題討論、決策發(fā)言等環(huán)節(jié)。發(fā)言人員應(yīng)圍繞議題，簡(jiǎn)潔明了地闡述觀點(diǎn)、提出建議和解決方案。在討論環(huán)節(jié)，參會(huì)人員應(yīng)積極發(fā)言，充分發(fā)表意見和看法，進(jìn)行深入交流和探討。主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議討論方向，確保討論圍繞議題有序進(jìn)行，避免偏離主題或出現(xiàn)混亂局面。4.會(huì)議記錄：會(huì)議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議發(fā)言要點(diǎn)、討論情況、決策結(jié)果等。記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，確保能夠真實(shí)反映會(huì)議全貌。記錄方式可采用手工記錄或電子記錄，記錄完成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和核對(duì)。（三）會(huì)議結(jié)束1.會(huì)議總結(jié)：主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，概括會(huì)議討論的主要內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)和做出的決策，明確下一步工作任務(wù)和要求。2.決議執(zhí)行：對(duì)于會(huì)議做出的決策和工作部署，相關(guān)部門和人員應(yīng)按照要求認(rèn)真執(zhí)行。會(huì)議組織部門應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤決議執(zhí)行情況，及時(shí)向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.會(huì)議資料歸檔：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門應(yīng)及時(shí)將會(huì)議資料進(jìn)行整理歸檔，包括會(huì)議通知、議程、發(fā)言材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。歸檔資料應(yīng)妥善保管，以便日后查閱和參考。四、會(huì)議紀(jì)律與要求（一）參會(huì)紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議組織部門請(qǐng)假，并安排合適人員代會(huì)。2.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議秩序，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議期間隨意走動(dòng)、交頭接耳、接聽電話或從事與會(huì)議無關(guān)的事情。3.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，不得擅自打斷他人發(fā)言。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地表達(dá)自己的觀點(diǎn)。（二）發(fā)言要求1.發(fā)言人員應(yīng)圍繞會(huì)議議題進(jìn)行發(fā)言，觀點(diǎn)明確，論據(jù)充分，語言簡(jiǎn)潔明了。避免冗長(zhǎng)、空洞的發(fā)言，確保發(fā)言具有針對(duì)性和實(shí)用性。2.在討論環(huán)節(jié)，發(fā)言人員應(yīng)尊重他人意見，不得進(jìn)行人身攻擊或惡意詆毀。對(duì)于不同觀點(diǎn)，應(yīng)通過理性分析和溝通協(xié)商來尋求共識(shí)。3.如需提交書面發(fā)言材料，應(yīng)提前準(zhǔn)備好，并確保材料內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范，符合檔案業(yè)務(wù)工作的相關(guān)要求。（三）保密要求1.會(huì)議涉及的機(jī)密信息、敏感數(shù)據(jù)等，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密。未經(jīng)會(huì)議組織部門同意，不得擅自對(duì)外泄露會(huì)議內(nèi)容。2.對(duì)于會(huì)議討論過程中形成的尚未公開的決策意見、工作方案等，參會(huì)人員應(yīng)妥善保管相關(guān)資料，不得在非工作場(chǎng)合談?wù)摶騻鞑ァＮ?、?huì)議紀(jì)要與存檔（一）會(huì)議紀(jì)要的撰寫1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確概括會(huì)議主要內(nèi)容，包括會(huì)議議題、討論情況、決策結(jié)果、工作部署等。紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)客觀、真實(shí)、全面，不得遺漏重要信息。2.會(huì)議紀(jì)要的語言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，邏輯清晰，避免使用模糊、歧義的表述。紀(jì)要格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，一般包括標(biāo)題、日期、會(huì)議名稱、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)等部分。3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄人員在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)撰寫，經(jīng)會(huì)議主持人審核后印發(fā)。對(duì)于重要會(huì)議的紀(jì)要，應(yīng)報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布。（二）會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放與傳達(dá)1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)放給參會(huì)人員及相關(guān)部門，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)了解會(huì)議精神和工作要求。發(fā)放方式可采用紙質(zhì)文件、電子郵件、工作群共享等多種形式。2.對(duì)于涉及全局工作的重要會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)組織全局工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)傳達(dá)，確保會(huì)議決策和工作部署能夠得到有效貫徹執(zhí)行。（三）會(huì)議資料的存檔1.會(huì)議組織部門應(yīng)將會(huì)議全過程的資料進(jìn)行整理歸檔，包括會(huì)議通知、議程安排、參會(huì)人員名單、發(fā)言材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。存檔資料應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保資料的