PAGE檔案應(yīng)急管理制度范本一、總則（一）目的為有效應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件，確保檔案的安全與完整，保障公司/組織各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本檔案應(yīng)急管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，做好日常檔案管理的各項(xiàng)預(yù)防工作，定期檢查、維護(hù)檔案設(shè)施設(shè)備，排查安全隱患，盡可能降低突發(fā)事件發(fā)生的可能性。2.快速反應(yīng)原則一旦發(fā)生突發(fā)事件，能夠迅速啟動(dòng)應(yīng)急機(jī)制，采取有效措施，在最短時(shí)間內(nèi)控制事態(tài)發(fā)展，減少損失。3.確保安全原則始終將檔案的安全放在首位，在應(yīng)急處置過程中，采取一切必要手段，確保檔案實(shí)體安全，防止檔案信息泄露。4.科學(xué)處置原則依據(jù)突發(fā)事件的性質(zhì)、特點(diǎn)和危害程度，運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)，合理調(diào)配資源，進(jìn)行有效的應(yīng)急處置。二、應(yīng)急管理組織及職責(zé)（一）應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組。1.職責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)檔案應(yīng)急管理工作，制定應(yīng)急管理方針、政策和重大決策。協(xié)調(diào)解決應(yīng)急處置過程中的重大問題，調(diào)配公司/組織內(nèi)的人力、物力、財(cái)力等資源。審核批準(zhǔn)應(yīng)急預(yù)案和應(yīng)急處置報(bào)告等重要文件。（二）檔案應(yīng)急管理工作小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案管理人員及相關(guān)技術(shù)人員為成員。1.職責(zé)負(fù)責(zé)制定和修訂檔案應(yīng)急預(yù)案，組織開展應(yīng)急演練。具體實(shí)施檔案應(yīng)急處置工作，包括現(xiàn)場救援、檔案搶救、信息收集與報(bào)告等。定期對(duì)檔案應(yīng)急管理工作進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議。（三）各部門職責(zé)1.檔案形成部門負(fù)責(zé)本部門檔案的日常整理、保管，確保檔案的完整與準(zhǔn)確。在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告本部門檔案的受損情況，并協(xié)助進(jìn)行檔案搶救和恢復(fù)工作。2.信息技術(shù)部門保障檔案管理信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，在應(yīng)急情況下提供技術(shù)支持，確保檔案數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)。協(xié)助檔案管理部門做好檔案信息安全防護(hù)工作，防止檔案信息泄露。3.后勤保障部門負(fù)責(zé)提供應(yīng)急處置所需的物資、設(shè)備和場地等后勤保障。做好應(yīng)急處置現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，維護(hù)秩序。三、預(yù)防與預(yù)警（一）預(yù)防措施1.檔案安全培訓(xùn)定期組織檔案管理人員及相關(guān)人員參加檔案安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案安全法律法規(guī)、安全操作規(guī)程、突發(fā)事件應(yīng)急知識(shí)等。針對(duì)不同崗位人員，制定個(gè)性化的培訓(xùn)方案，確保培訓(xùn)效果。2.檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)建立檔案設(shè)施設(shè)備定期檢查制度，對(duì)檔案庫房的消防設(shè)施、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。配備必要的應(yīng)急救援設(shè)備，如滅火器、防汛沙袋、應(yīng)急照明設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和更新。3.檔案整理與保管按照檔案管理的規(guī)范要求，做好檔案的分類、整理、編目等工作，確保檔案存放有序，便于查找和利用。采用科學(xué)的保管方法，對(duì)不同載體的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案損壞、變質(zhì)。4.檔案備份與存儲(chǔ)建立完善的檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)重要檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并采用異地存儲(chǔ)等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）預(yù)警機(jī)制1.信息收集建立檔案安全信息收集渠道，密切關(guān)注可能影響檔案安全的各類因素和信息，如自然災(zāi)害預(yù)警信息、社會(huì)安全事件動(dòng)態(tài)、檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行狀況等。檔案管理人員要加強(qiáng)日常巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中的異常情況，并做好記錄。2.預(yù)警分析對(duì)收集到的信息進(jìn)行分析評(píng)估，判斷是否可能引發(fā)檔案安全突發(fā)事件。對(duì)于可能引發(fā)突發(fā)事件的信息，要及時(shí)進(jìn)行預(yù)警。根據(jù)預(yù)警信息的嚴(yán)重程度，確定預(yù)警級(jí)別，分為一般預(yù)警、較重預(yù)警、嚴(yán)重預(yù)警和特別嚴(yán)重預(yù)警四級(jí)。3.預(yù)警發(fā)布預(yù)警信息由檔案應(yīng)急管理工作小組負(fù)責(zé)發(fā)布，通過公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)、短信平臺(tái)、微信群等渠道及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。預(yù)警發(fā)布后，要密切關(guān)注事件發(fā)展動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整預(yù)警級(jí)別和應(yīng)對(duì)措施。四、應(yīng)急處置（一）突發(fā)事件報(bào)告1.事件發(fā)生后，現(xiàn)場人員應(yīng)立即向本部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，部門負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，要在第一時(shí)間向檔案應(yīng)急管理工作小組報(bào)告。2.報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、性質(zhì)、影響范圍、受損情況等初步信息，并及時(shí)續(xù)報(bào)事件的發(fā)展態(tài)勢和處置情況。（二）應(yīng)急響應(yīng)1.檔案應(yīng)急管理工作小組接到報(bào)告后，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，組織相關(guān)人員趕赴現(xiàn)場進(jìn)行應(yīng)急處置。2.根據(jù)突發(fā)事件的預(yù)警級(jí)別和實(shí)際情況，采取相應(yīng)的應(yīng)急響應(yīng)措施：一般預(yù)警加強(qiáng)對(duì)檔案管理區(qū)域的巡查，密切關(guān)注事件發(fā)展動(dòng)態(tài)。做好應(yīng)急處置準(zhǔn)備工作，如檢查應(yīng)急救援設(shè)備、調(diào)配人員等。較重預(yù)警增加檔案管理人員值班，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房等重點(diǎn)區(qū)域的監(jiān)控。對(duì)可能受影響的檔案進(jìn)行預(yù)保護(hù)，如轉(zhuǎn)移至安全地點(diǎn)、采取防護(hù)措施等。嚴(yán)重預(yù)警停止檔案庫房的對(duì)外開放服務(wù)，對(duì)檔案進(jìn)行全面清查和保護(hù)。組織專業(yè)人員進(jìn)行檔案搶救和修復(fù)工作，優(yōu)先搶救重要檔案。特別嚴(yán)重預(yù)警全力開展檔案搶救和轉(zhuǎn)移工作，確保檔案安全。及時(shí)向上級(jí)主管部門和相關(guān)政府部門報(bào)告事件情況，請求支援。（三）現(xiàn)場處置1.火災(zāi)事故立即組織人員使用滅火器、消火栓等消防設(shè)備進(jìn)行滅火，同時(shí)撥打火警電話報(bào)警。在確保安全的前提下，迅速轉(zhuǎn)移檔案，優(yōu)先搶救重要檔案。火災(zāi)撲滅后，對(duì)受損檔案進(jìn)行清理和登記，及時(shí)開展修復(fù)工作。2.水災(zāi)事故迅速組織人員轉(zhuǎn)移檔案，采取防汛沙袋、排水設(shè)備等措施進(jìn)行排水。對(duì)被水浸泡的檔案進(jìn)行清理，按照檔案修復(fù)的規(guī)范要求進(jìn)行處理，防止檔案霉變、損壞。3.盜竊事故立即保護(hù)現(xiàn)場，通知安保部門進(jìn)行調(diào)查，查看監(jiān)控錄像，確定盜竊情況和損失。對(duì)丟失的檔案進(jìn)行登記，及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，并配合公安機(jī)關(guān)開展調(diào)查工作。4.信息系統(tǒng)故障信息技術(shù)部門迅速組織技術(shù)人員進(jìn)行故障排查和修復(fù)，盡快恢復(fù)檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。啟用檔案數(shù)據(jù)備份，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和可用性。對(duì)故障原因進(jìn)行分析總結(jié)，采取措施防止類似故障再次發(fā)生。（四）應(yīng)急資源調(diào)配1.根據(jù)應(yīng)急處置的需要，及時(shí)調(diào)配應(yīng)急救援物資、設(shè)備和人員等資源。2.后勤保障部門負(fù)責(zé)應(yīng)急物資的采購、儲(chǔ)備和管理，確保物資的及時(shí)供應(yīng)。3.人力資源部門負(fù)責(zé)調(diào)配相關(guān)人員參與應(yīng)急處置工作，根據(jù)工作需要合理安排人員分工。（五）信息發(fā)布與溝通1.檔案應(yīng)急管理工作小組負(fù)責(zé)統(tǒng)一對(duì)外發(fā)布檔案應(yīng)急處置相關(guān)信息，確保信息的準(zhǔn)確性和一致性。2.及時(shí)與公司/組織內(nèi)部各部門、上級(jí)主管部門、相關(guān)政府部門等進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，匯報(bào)應(yīng)急處置進(jìn)展情況，聽取意見和建議。3.關(guān)注社會(huì)輿論動(dòng)態(tài)，及時(shí)回應(yīng)公眾關(guān)切，避免不實(shí)信息傳播造成不良影響。五、后期處置（一）損失評(píng)估1.應(yīng)急處置結(jié)束后，由檔案應(yīng)急管理工作小組組織相關(guān)人員對(duì)檔案損失情況進(jìn)行評(píng)估。2.評(píng)估內(nèi)容包括檔案實(shí)體損壞情況、檔案信息丟失情況、設(shè)備設(shè)施受損情況等，形成損失評(píng)估報(bào)告。（二）恢復(fù)與重建1.根據(jù)損失評(píng)估報(bào)告，制定檔案恢復(fù)與重建計(jì)劃，明確恢復(fù)與重建的目標(biāo)、任務(wù)和措施。2.組織專業(yè)人員對(duì)受損檔案進(jìn)行修復(fù)和整理，對(duì)丟失的檔案進(jìn)行補(bǔ)充收集或重新制作。3.對(duì)受損的檔案設(shè)施設(shè)備進(jìn)行修復(fù)或更新，確保檔案管理工作恢復(fù)正常運(yùn)行。（三）調(diào)查與總結(jié)1.對(duì)突發(fā)事件的原因、經(jīng)過、處置過程等進(jìn)行全面調(diào)查，分析事件發(fā)生的原因和存在的問題。2.總結(jié)應(yīng)急處置工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，形成應(yīng)急處置總結(jié)報(bào)告。3.根據(jù)總結(jié)報(bào)告，對(duì)檔案應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂完善，提高應(yīng)急預(yù)案的科學(xué)性和實(shí)用性。六、培訓(xùn)與演練（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案應(yīng)急管理培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括應(yīng)急預(yù)案解讀、應(yīng)急處置技能、安全防護(hù)知識(shí)等。2.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種形式，提高培訓(xùn)效果。3.鼓勵(lì)檔案管理人員參加外部專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，不斷提升應(yīng)急管理水平。（二）演練1.制定檔案應(yīng)急演練計(jì)劃，定期組織開展應(yīng)急演練。演練內(nèi)容包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)