PAGE檔案保管規(guī)章制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本公司/組織檔案是指在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、信函、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)。3.完整性原則：全面收集和保存公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止失密、泄密事件的發(fā)生。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用本公司/組織的各類檔案。3.指導(dǎo)各部門的檔案工作，對(duì)各部門檔案的形成、積累和整理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全體員工的檔案意識(shí)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。6.做好檔案的安全保密工作，確保檔案的安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施加以解決。4.做好檔案的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，確保檔案的安全。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和管理。6.協(xié)助有關(guān)部門和人員查閱、利用檔案，提供必要的檔案信息服務(wù)。7.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后，按照檔案管理的要求，及時(shí)將辦理完畢的文件材料收集齊全，整理好后移交檔案管理部門。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，檔案形成部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理并移交檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)提前介入，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。4.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)督促其將個(gè)人保管的屬于公司/組織的檔案材料全部移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.檔案分類應(yīng)遵循統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，一般可按照年度、機(jī)構(gòu)（部門）、問(wèn)題等進(jìn)行分類。3.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。4.檔案編目應(yīng)包括檔案的題名、責(zé)任者、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容，編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰。5.檔案整理過(guò)程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無(wú)效的文件材料，對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全報(bào)警裝置，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放于檔案架（柜）內(nèi)，排列應(yīng)整齊有序，便于查找。2.不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。5.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況確定，檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)調(diào)整檔案的保管期限。（四）檔案安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備、人員等的安全管理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全操作規(guī)程，嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火、存放易燃、易爆物品等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露、篡改等安全事故的發(fā)生。5.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，未經(jīng)公司/組織授權(quán)，不得對(duì)外提供利用。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織員工查閱、借閱檔案，須填寫(xiě)《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明查閱/借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱/借閱手續(xù)。2.外單位查閱本公司/組織檔案，須持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案查閱/借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱/借閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。4.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案查閱/借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為檔案利用人員提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，根據(jù)利用人員的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息。2.對(duì)于重要檔案的利用，檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，安排專人協(xié)助查閱，并做好相關(guān)記錄。3.鼓勵(lì)檔案利用人員通過(guò)檔案信息化系統(tǒng)查閱檔案，提高檔案利用的效率和便捷性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案鑒定的原則、方法和程序。2.檔案鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行全面分析，判斷檔案的保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，一般可采用焚燒、粉碎等方式。2.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀日期、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作決策和考核的重要依據(jù)。(二)檔案移交1.本公司/組織因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、撤銷等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的要求，辦理檔案移交手續(xù)。