PAGE發(fā)布檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案安全管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的安全管理活動。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則采取有效的預(yù)防措施，防止檔案安全事故的發(fā)生，將安全隱患消除在萌芽狀態(tài)。2.誰保管誰負責(zé)原則明確檔案保管人員的安全責(zé)任，確保檔案保管過程中的安全。3.依法管理原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案安全管理工作。二、檔案安全管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司檔案安全管理制度，并組織實施。2.定期對公司檔案安全管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改措施。3.組織開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)活動，提高員工的檔案安全意識。4.負責(zé)檔案庫房的建設(shè)、維護和管理，確保檔案庫房的安全設(shè)施符合要求。5.對重要檔案進行備份和存儲，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。6.負責(zé)檔案安全事故的調(diào)查和處理，及時向上級主管部門報告。（二）檔案保管部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案的安全。2.按照公司檔案管理部門的要求，建立健全本部門檔案管理制度。3.配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等。4.對檔案保管人員進行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和業(yè)務(wù)能力。5.定期對本部門檔案進行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。（三）檔案保管人員職責(zé)1.嚴格遵守檔案安全管理制度，認真履行檔案保管職責(zé)。工作認真負責(zé)，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.做好檔案庫房的日常管理工作，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合要求。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況及時報告并采取措施。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，確保檔案不被違規(guī)借閱和丟失。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案安全事故的調(diào)查和處理工作。（四）其他部門及員工職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理工作，并及時移交檔案管理部門。2.全體員工應(yīng)嚴格遵守檔案安全管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得違規(guī)借閱檔案。3.發(fā)現(xiàn)檔案安全問題應(yīng)及時報告，積極配合檔案管理部門做好檔案安全管理工作。三、檔案收集與整理安全（一）收集安全1.各部門在檔案形成過程中，應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，不得遺漏重要信息。2.檔案收集人員應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序和要求進行收集，避免檔案在收集過程中受到損壞或丟失。3.對于重要檔案或易損壞的檔案，應(yīng)采取特殊的保護措施，如使用專用檔案袋、包裝盒等。（二）整理安全1.檔案整理人員應(yīng)熟悉檔案整理的方法和要求，確保檔案整理的質(zhì)量。2.在檔案整理過程中，應(yīng)注意保護檔案的原始面貌，不得擅自更改檔案內(nèi)容或損壞檔案載體。3.整理后的檔案應(yīng)按照分類標準進行分類、編號、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和便于查找利用。四、檔案保管安全（一）庫房建設(shè)與設(shè)施1.檔案庫房應(yīng)選擇在安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的位置。2.庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備（滅火器、消防栓等）、防盜設(shè)備（防盜門、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備等）、防潮設(shè)備（除濕機等）、防蟲防鼠設(shè)備（防蟲網(wǎng)、鼠夾等）。3.庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等保管設(shè)備，檔案架、檔案柜應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。（二）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)實行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。2.庫房管理人員應(yīng)定期對庫房進行檢查，包括安全設(shè)施的檢查、檔案的檢查等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。4.庫房內(nèi)嚴禁吸煙、使用明火，嚴禁存放易燃易爆物品。5.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。2.對于重要檔案或珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的存儲方式，如專柜存放、密封保存等。3.檔案存儲應(yīng)避免陽光直射、潮濕、高溫等環(huán)境因素的影響，防止檔案褪色、變形、損壞等。五、檔案利用安全（一）借閱制度1.公司員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請，嚴格審查借閱人的資格和借閱目的，對符合條件的予以批準。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、偽造檔案，不得在檔案上批注無關(guān)內(nèi)容。（二）查閱制度1.因工作需要查閱檔案，應(yīng)到檔案管理部門指定的地點進行查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人不得擅自將檔案帶出查閱地點。3.查閱人應(yīng)愛護檔案，不得損壞檔案，查閱完畢后應(yīng)及時歸還檔案管理人員。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的借閱、查閱等利用情況進行詳細登記。2.登記內(nèi)容包括利用時間、利用人姓名、部門名稱（或單位名稱）利用目的、檔案名稱、檔案編號、歸還時間等。3.檔案利用登記應(yīng)定期進行整理和歸檔，以便于查詢和統(tǒng)計。六、檔案信息化安全（一）系統(tǒng)安全1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，確保檔案信息的安全存儲和傳輸。2.對檔案信息化管理系統(tǒng)進行定期維護和更新，及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞，防止黑客攻擊和病毒感染。3.設(shè)置系統(tǒng)訪問權(quán)限，對不同用戶授予不同的訪問權(quán)限，確保檔案信息的保密性。（二）數(shù)據(jù)安全1.對檔案數(shù)據(jù)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的介質(zhì)上，并異地存放。2.加強對檔案數(shù)據(jù)的加密管理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。3.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。（三）人員安全1.對檔案信息化管理人員進行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和業(yè)務(wù)能力。2.要求檔案信息化管理人員嚴格遵守安全管理制度，不得擅自泄露檔案信息。3.定期對檔案信息化管理人員進行安全考核，對不符合安全要求的人員進行調(diào)整。七、檔案安全檢查與隱患排查（一）定期檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對檔案安全管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案庫房設(shè)施、檔案保管情況、檔案利用情況、檔案信息化安全等。2.定期檢查應(yīng)制定詳細的檢查計劃，并明確檢查人員、檢查時間、檢查內(nèi)容等。3.檢查結(jié)束后，應(yīng)形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改措施和建議。（二）專項檢查1.根據(jù)檔案安全管理工作的需要，適時開展專項檢查，如檔案庫房安全專項檢查、檔案信息化安全專項檢查等。2.專項檢查應(yīng)針對特定的安全問題進行深入檢查，確保問題得到徹底解決。3.專項檢查結(jié)束后，應(yīng)形成專項檢查報告，并將檢查結(jié)果及時通報相關(guān)部門。（三）隱患排查1.建立檔案安全隱患排查機制，定期對檔案安全管理工作進行隱患排查。2.隱患排查應(yīng)采取多種方式，如自查、互查、抽查等，確保隱患排查全面、深入。3.對排查出的安全隱患，應(yīng)及時進行整改，明確整改責(zé)任人、整改措施和整改期限，確保隱患得到及時消除。八、檔案安全事故應(yīng)急處置（一）應(yīng)急處置預(yù)案1.制定檔案安全事故應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置程序等。2.應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)定期進行演練和修訂，確保其科學(xué)性、實用性和可操作性。（二）事故報告1.發(fā)生檔案安全事故后，檔案保管人員應(yīng)立即報告檔案管理部門負責(zé)人。2.檔案管理部門負責(zé)人接到報告后，應(yīng)立即組織人員進行現(xiàn)場處置，并及時向上級主管部門報告。（三）處置措施1.對于火災(zāi)、水災(zāi)等事故，應(yīng)立即采取滅火、排水等措施，保護檔案安全。2.如果檔案受到損壞，應(yīng)及時進行搶救和修復(fù)，盡量減少損失。3.對于檔案丟失、泄密等事故，應(yīng)立即采取措施進行查找和補救，同時配合有關(guān)部門進行調(diào)查處理。九、檔案安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃1.根據(jù)公司檔案安全管理工作需要，制定檔案安全培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)對象等。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)具有針對性和系統(tǒng)性，確保培訓(xùn)效果。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案安全法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.檔案安全管理制度和操作規(guī)程。3.檔案安全防范知識和技能，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等知識。4.