PAGE檔案外包單位制度一、總則（一）目的為規(guī)范本公司檔案外包業(yè)務(wù)管理，確保檔案管理工作的質(zhì)量、安全與高效，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于與本公司簽訂檔案外包服務(wù)合同的所有外包單位及其工作人員。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則檔案外包業(yè)務(wù)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》等，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.質(zhì)量至上原則以保障檔案管理質(zhì)量為核心目標(biāo)，外包單位應(yīng)具備專業(yè)的管理能力和技術(shù)水平，確保檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)符合高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.安全保密原則高度重視檔案安全與保密工作，采取有效措施防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生，保障公司商業(yè)秘密和國(guó)家機(jī)密安全。4.監(jiān)督考核原則建立健全監(jiān)督考核機(jī)制，對(duì)外包單位的工作進(jìn)行定期檢查和評(píng)估，確保外包服務(wù)達(dá)到合同要求，促進(jìn)外包業(yè)務(wù)持續(xù)改進(jìn)。二、檔案外包業(yè)務(wù)流程規(guī)范（一）業(yè)務(wù)承接1.外包單位應(yīng)具備相應(yīng)的資質(zhì)條件，包括但不限于具有獨(dú)立法人資格、良好的信譽(yù)、專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)及完善的管理制度等。公司在選擇外包單位時(shí)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審查，要求其提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、檔案管理相關(guān)資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)證明等材料。2.雙方應(yīng)簽訂詳細(xì)的檔案外包服務(wù)合同，明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)費(fèi)用、雙方權(quán)利義務(wù)、保密條款、違約責(zé)任等事項(xiàng)。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保雙方權(quán)益得到有效保障。（二）人員管理1.外包單位應(yīng)配備足夠數(shù)量且具備專業(yè)知識(shí)和技能的檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.公司有權(quán)對(duì)外包單位的檔案管理人員進(jìn)行背景審查，如發(fā)現(xiàn)存在違法違紀(jì)、不良記錄等情況，有權(quán)要求外包單位更換人員。3.外包單位應(yīng)建立檔案管理人員崗位責(zé)任制，明確各崗位人員職責(zé)，確保檔案管理工作有序開展。（三）檔案收集1.外包單位應(yīng)按照合同約定及公司要求，制定檔案收集計(jì)劃，明確收集范圍、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、方式方法等。收集計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司審核備案。2.在檔案收集過(guò)程中，應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理和分類，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案缺失、重復(fù)等問(wèn)題。3.對(duì)于重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取特殊的收集措施，確保檔案安全。（四）檔案整理1.外包單位應(yīng)依據(jù)國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的整理。整理過(guò)程中應(yīng)保持檔案之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)包括文件材料的裝訂、編目、裝盒等工作，確保檔案外觀整齊、標(biāo)識(shí)清晰、便于查找。3.建立檔案整理工作質(zhì)量抽檢制度，公司定期對(duì)外包單位整理的檔案進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)要求整改。（五）檔案保管1.外包單位應(yīng)提供安全、適宜的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備、消防設(shè)施、防盜設(shè)施等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。2.建立健全檔案保管制度，對(duì)檔案的出入庫(kù)、借閱、歸還等進(jìn)行嚴(yán)格登記，定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。3.加強(qiáng)檔案信息化管理，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，提高檔案管理效率和安全性。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（六）檔案利用1.制定檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序、審批權(quán)限等。外包單位應(yīng)按照制度要求，為公司提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。2.在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格管控，防止信息泄露。3.建立檔案利用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案利用情況，包括利用人、利用時(shí)間、利用目的、歸還時(shí)間等信息，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和監(jiān)督管理。三、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的檔案外包業(yè)務(wù)監(jiān)督小組，定期對(duì)外包單位的工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組應(yīng)由公司檔案管理部門、法務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。2.監(jiān)督內(nèi)容包括外包單位的人員管理、業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況、檔案質(zhì)量、安全保密措施等方面。監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、方法、頻率等。3.建立監(jiān)督檢查記錄制度，對(duì)每次監(jiān)督檢查的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求外包單位限期整改。（二）考核辦法1.制定檔案外包單位考核指標(biāo)體系，考核指標(biāo)應(yīng)涵蓋工作質(zhì)量、工作效率、安全保密、客戶滿意度等方面。考核指標(biāo)應(yīng)具有可量化、可操作性強(qiáng)的特點(diǎn)。2.考核方式分為定期考核和不定期考核。定期考核每季度進(jìn)行一次，根據(jù)考核指標(biāo)體系對(duì)外包單位進(jìn)行全面評(píng)價(jià)；不定期考核根據(jù)實(shí)際工作需要隨時(shí)開展，重點(diǎn)對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性考核。3.考核結(jié)果與外包服務(wù)費(fèi)用掛鉤，對(duì)于考核優(yōu)秀的外包單位，給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于考核不達(dá)標(biāo)或存在嚴(yán)重問(wèn)題的外包單位，扣減服務(wù)費(fèi)用、責(zé)令限期整改，情節(jié)嚴(yán)重的可終止合同。四、安全保密管理（一）安全管理1.外包單位應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案保管場(chǎng)所、設(shè)備設(shè)施的安全管理。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向公司報(bào)告。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。（二）保密管理1.簽訂保密協(xié)議，明確外包單位及其工作人員在檔案管理過(guò)程中的保密義務(wù)和責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)符合法律法規(guī)要求，具有可操作性。2.對(duì)外包單位接觸公司檔案的人員進(jìn)行保密審查，簽訂保密承諾書，明確保密期限、保密范圍、違約責(zé)任等事項(xiàng)。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理場(chǎng)所、設(shè)備設(shè)施的保密管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、物理隔離等技術(shù)手段，防止檔案信息泄露。4.對(duì)外包單位的工作場(chǎng)所進(jìn)行不定期保密檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。如發(fā)現(xiàn)外包單位存在違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法追究其責(zé)任。五、培訓(xùn)與交流（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.公司定期組織外包單位檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)技能等方面。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司檔案管理需求和外包單位實(shí)際情況制定。2.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)操、線上學(xué)習(xí)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。（二）交流活動(dòng)1.定期組織外包單位之間的經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，分享檔案管理工作中的好經(jīng)驗(yàn)、好做法，促進(jìn)共同提高。2.鼓勵(lì)外包單位與公司檔案管理部門之間開展業(yè)務(wù)交流，及時(shí)溝通解決工作中存在的問(wèn)題，不斷完善檔案外包服務(wù)工作。六、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案外包服務(wù)的內(nèi)容、工作量、難度等因素，制定合理的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在合同中明確約定，并根據(jù)市場(chǎng)行情和公司實(shí)際情況適時(shí)調(diào)整。2.費(fèi)用計(jì)算方式應(yīng)清晰明確，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。（二）費(fèi)用支付1.按照合同約定的支付方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)對(duì)外包單位支付服務(wù)費(fèi)用。支付前，應(yīng)審核外包單位提供的服務(wù)發(fā)票、工作成果報(bào)告等相關(guān)資料，確保支付依據(jù)充分、合規(guī)。2.建立費(fèi)用支付臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每次費(fèi)用支付的金額、時(shí)間、支付對(duì)象等信息，便于查詢和核對(duì)。七、合同管理（一）合同簽訂1.合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行充分溝通和協(xié)商，確保合同條款準(zhǔn)確反映雙方意愿和業(yè)務(wù)需求。合同文本應(yīng)經(jīng)過(guò)公司法務(wù)部門審核，避免出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)。2.合同簽訂過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司合同管理流程辦理，確保合同簽訂程序合法合規(guī)。（二）合同履行1.雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)，確保檔案外包服務(wù)工作順利開展。2.建立合同履行跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)協(xié)商解決。如遇合同變更或解除等情況，應(yīng)按照法律法規(guī)和合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）合同終止1.合同期滿或雙方協(xié)商一致提前解除合