PAGE進出檔案庫房許可制度一、總則（一）目的為加強公司檔案庫房的安全管理，確保檔案資料的完整性、保密性和安全性，規(guī)范人員進出檔案庫房的行為，特制定本許可制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及檔案庫房進出的人員，包括檔案管理人員、因工作需要查閱檔案的員工以及其他經(jīng)授權(quán)進入檔案庫房的人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案庫房的安全放在首位，確保檔案資料不受損壞、丟失或泄露。2.嚴格審批原則：所有進出檔案庫房的人員必須經(jīng)過嚴格的審批流程，獲得相應的許可后方可進入。3.規(guī)范操作原則：明確進出檔案庫房的操作規(guī)范，要求人員嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，確保檔案庫房管理有序。二、檔案庫房概述（一）檔案庫房位置檔案庫房位于公司[具體樓層及房間號]，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。（二）檔案庫房功能主要用于存放公司各類重要檔案資料，包括但不限于合同協(xié)議、財務報表、人事檔案、業(yè)務文件等，是公司檔案管理的核心區(qū)域。（三）檔案庫房安全設施1.消防設施：配備有火災自動報警系統(tǒng)、滅火器具（如滅火器、消火栓等），并定期進行檢查和維護，確保其處于正常運行狀態(tài)。2.防潮設施：安裝有除濕設備，保持庫房內(nèi)濕度在適宜范圍內(nèi)，防止檔案資料受潮霉變。3.防蟲設施：設置防蟲網(wǎng)、放置驅(qū)蟲藥物等，防止蟲害對檔案資料的侵害。4.防盜設施：安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控攝像頭，門窗具備防盜功能，確保庫房安全。三、進出許可申請與審批（一）申請流程1.填寫申請表：因工作需要進入檔案庫房的人員，需提前填寫《進出檔案庫房申請表》，詳細說明進入庫房的日期、時間、事由、預計停留時間以及攜帶物品清單等信息。2.提交申請：申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。（二）審批流程1.檔案管理部門初審：檔案管理部門收到申請表后，對申請事由進行初步審核，確認是否符合檔案查閱或其他進入庫房的規(guī)定。2.安全管理部門審核：初審通過后，申請表流轉(zhuǎn)至安全管理部門，安全管理部門從安全角度對申請進行審核，檢查是否存在安全風險。3.主管領(lǐng)導審批：經(jīng)檔案管理部門和安全管理部門審核通過后，申請表提交至主管領(lǐng)導進行最終審批。主管領(lǐng)導根據(jù)申請情況，綜合考慮各方面因素，做出是否批準的決定。（三）審批時間一般情況下，審批流程應在收到申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成。如遇緊急情況，檔案管理部門應及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，爭取在最短時間內(nèi)完成審批。（四）審批結(jié)果通知1.批準通知：申請獲得批準后，檔案管理部門應及時通知申請人，并發(fā)放《進出檔案庫房許可證》。許可證上應注明申請人姓名、部門、進入日期及時間、有效期等信息。2.不予批準通知：如申請未獲批準，檔案管理部門應向申請人說明原因，并告知其可在補充相關(guān)材料或解決相關(guān)問題后重新申請。四、進出檔案庫房人員要求（一）檔案管理人員1.專業(yè)資質(zhì)：檔案管理人員應具備檔案管理相關(guān)專業(yè)知識和技能，經(jīng)過專業(yè)培訓并取得相應的資格證書。2.崗位職責：嚴格遵守檔案庫房管理制度，負責檔案資料的日常整理、保管、查閱登記等工作，確保檔案庫房的正常運轉(zhuǎn)。3.行為規(guī)范：在庫房內(nèi)工作時，應保持安靜、整潔，不得大聲喧嘩、隨意走動，避免對檔案資料造成不必要的影響。（二）查閱檔案人員1.身份驗證：查閱檔案人員必須憑有效的《進出檔案庫房許可證》進入庫房，不得冒用他人證件。2.遵守規(guī)定：進入庫房后，應嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，在指定區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自翻閱、抽取、涂改或損毀檔案資料。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.文明查閱：查閱過程中應保持文明禮貌，愛護檔案庫房內(nèi)的設施設備，不得在庫房內(nèi)吸煙、飲食、亂扔垃圾等。（三）其他經(jīng)授權(quán)人員1.特殊情況說明：對于因特殊工作需要進入檔案庫房的其他人員，如維修人員、審計人員等，必須在獲得明確授權(quán)后，按照本制度規(guī)定的流程辦理進出許可手續(xù)。2.陪同要求：此類人員進入檔案庫房時，必須由檔案管理人員或相關(guān)業(yè)務人員陪同，以便進行必要的監(jiān)督和指導，確保其行為符合規(guī)定。五、進出檔案庫房操作規(guī)范（一）進入流程1.憑證進入：申請人憑有效的《進出檔案庫房許可證》到達檔案庫房門口。2.門禁驗證：檔案庫房管理人員通過門禁系統(tǒng)對申請人的證件進行驗證，確認無誤后開啟門禁。3.登記信息：進入庫房前，申請人需在庫房入口處的登記本上詳細登記進入時間、離開時間、本人簽名等信息。（二）庫房內(nèi)行為規(guī)范1.遵守秩序：在庫房內(nèi)，應按照檔案管理人員的指引，有序進行查閱或其他工作，不得擅自更改檔案存放位置或打亂檔案整理順序。2.保護檔案：接觸檔案資料時，應佩戴干凈的手套，避免直接觸摸檔案，防止污漬、指紋等對檔案造成損壞。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變等情況，應及時告知檔案管理人員。3.設備使用：如需使用庫房內(nèi)的設備（如照明設備、除濕設備等），應按照操作規(guī)程進行操作，不得隨意拆卸或損壞設備。使用完畢后，應及時關(guān)閉設備電源。（三）離開流程1.檢查清理：工作結(jié)束后，申請人應仔細檢查所查閱的檔案資料是否歸位，庫房內(nèi)是否有遺留的個人物品或垃圾。如有，應清理干凈。2.注銷登記：在庫房入口處的登記本上注銷離開時間，并簽名確認。3.門禁離開：檔案庫房管理人員再次通過門禁系統(tǒng)確認申請人已完成所有操作后，關(guān)閉門禁，申請人離開檔案庫房。六、檔案庫房安全管理（一）安全檢查1.定期檢查：檔案管理部門應定期對檔案庫房進行安全檢查，包括消防設施、防潮防蟲設施、防盜設施等的檢查，確保各項設施設備正常運行。2.不定期檢查：安全管理部門應不定期對檔案庫房進行安全抽查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時記錄并通知相關(guān)部門進行整改。（二）應急處理1.制定應急預案：制定檔案庫房安全應急預案，明確火災、水災、盜竊等突發(fā)事件的應急處理流程和責任分工。2.應急演練：定期組織檔案庫房工作人員進行應急演練，提高應對突發(fā)事件的能力。演練內(nèi)容應包括火災報警、滅火操作、人員疏散等環(huán)節(jié)，確保工作人員熟悉應急處理流程。（三）安全責任追究1.違規(guī)處罰：對于違反進出檔案庫房許可制度或檔案庫房安全管理制度的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。對于因違規(guī)行為導致檔案資料損壞、丟失或泄露的，將依法追究其法律責任。2.責任界定：明確在檔案庫房安全管理過程中各部門和人員的責任，如因檔案管理人員未履行職責導致安全事故發(fā)生的，檔案管理人員應承擔主要責任；因其他人員違規(guī)操作導致事故發(fā)生的，違規(guī)人員應承擔相應責任。七、檔案資料查閱與借閱管理（一）查閱管理1.查閱范圍：明確檔案資料的查閱范圍，除經(jīng)授權(quán)的人員外，其他人員不得隨意查閱檔案。查閱檔案應遵循“按需查閱、限時歸還”的原則。2.查閱記錄：檔案管理人員應對查閱檔案的情況進行詳細記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱及內(nèi)容摘要、查閱目的等信息。查閱記錄應妥善保存，以備查詢。（二）借閱管理1.借閱申請：因工作需要借閱檔案資料的人員，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、借閱期限、借閱用途等信息，并按照進出檔案庫房許可制度的審批流程辦理審批手續(xù)。2.借閱期限：根據(jù)檔案資料的重要性和保密性，設定不同的借閱期限。一般情況下，借閱期限不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.歸還要求：借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的檔案資料。歸還時，檔案管理人員應對檔案資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人員的責任。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：檔案管理部門負責對進出檔案庫房人員的行為進行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。安全管理部門負責對檔案庫房的安全管理情況進行監(jiān)督檢查，確保各項安全制度的落實。2.外部監(jiān)督：接受公司內(nèi)部審計部門和上級主管部門的監(jiān)督檢查，對提出的意見和建議及時進行整改。（二）考核制度1.考核指標：制定進出檔案庫房許可制度的考核指標，包括進出審批流程的執(zhí)行情況、人員遵守庫房規(guī)定情況、檔案資料安全管理情況等。2.考核周期：定期對檔案庫房管理工作進行考核，考核周期為[X]年。3.結(jié)果應用：根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀（如嚴格遵守制度、工作認真負責等）的部門和個人進行表彰和獎勵；對存在問題較多（如多次違規(guī)、安全管理不到位等）的部門和個