PAGE機(jī)關(guān)檔案管理各項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存檔案。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映機(jī)關(guān)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.完整系統(tǒng)原則全面收集機(jī)關(guān)工作中形成的各類檔案，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，形成完整的檔案體系。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案管理制度和檢索體系，提高檔案利用效率。（四）管理體制機(jī)關(guān)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)檔案工作，研究解決檔案工作中的重大問題。綜合檔案室作為機(jī)關(guān)檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等具體工作。檔案室配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的日常業(yè)務(wù)。二、檔案的收集（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本機(jī)關(guān)工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.本機(jī)關(guān)形成的各種文件材料，包括黨組文件、行政文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等。3.本機(jī)關(guān)與其他單位來往的文件、信函、合同、協(xié)議等。4.本機(jī)關(guān)召開會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。5.本機(jī)關(guān)工作人員在工作中形成的重要文件、手稿、圖表、照片、錄音、錄像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）收集時(shí)間1.一般文件材料應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)收集歸檔。2.重要會(huì)議文件、重大活動(dòng)文件等應(yīng)在會(huì)議結(jié)束或活動(dòng)完成后一周內(nèi)收集歸檔。3.年度文件材料應(yīng)在次年上半年完成歸檔。三、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類。1.年度分類按照文件形成的年度進(jìn)行分類，不同年度的文件分別整理。2.機(jī)構(gòu)（問題）分類按照機(jī)關(guān)內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置或問題性質(zhì)進(jìn)行分類，將同一機(jī)構(gòu)或同一問題的文件集中在一起。3.保管期限分類根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，將文件劃分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。（二）整理方法1.文書檔案按照文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行系統(tǒng)整理。首先對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，然后按照分類方案進(jìn)行排列、裝訂，最后編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具。2.科技檔案按照項(xiàng)目或?qū)I(yè)進(jìn)行整理，建立項(xiàng)目檔案卷，將項(xiàng)目文件材料按照文件形成的先后順序排列，編制卷內(nèi)文件目錄。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度和保管期限進(jìn)行整理，將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等分別裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.人事檔案按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案卷，將各類人事材料進(jìn)行分類、排序、編目。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)符合分類標(biāo)準(zhǔn)，排列有序，編號(hào)規(guī)范。2.卷內(nèi)文件應(yīng)保持有機(jī)聯(lián)系，按照一定的順序排列。3.編制的檢索工具應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查找利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等必要的設(shè)施。（二）檔案裝具檔案應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具進(jìn)行存放。檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找。檔案盒應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行編號(hào)、填寫，確保檔案的存放規(guī)范。（三）檔案保管期限1.永久保管凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管凡是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為l5年以下。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。五、檔案的鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員、檔案管理人員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)考慮以下因素：1.檔案的內(nèi)容是否反映本機(jī)關(guān)的主要職能活動(dòng)和歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值是否已經(jīng)消失或降低。3.檔案是否重復(fù)或已被其他材料替代。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步整理，提出存毀意見。2.鑒定小組對(duì)檔案管理人員提出的存毀意見進(jìn)行審核，必要時(shí)可查閱有關(guān)檔案資料。3.鑒定小組根據(jù)審核結(jié)果，形成檔案鑒定報(bào)告，提出存毀意見。4.檔案鑒定報(bào)告經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。（四）銷毀檔案對(duì)經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同銷毀。銷毀檔案時(shí)應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息的泄露。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的卷數(shù)、件數(shù)等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計(jì)，如整理的檔案數(shù)量、整理的時(shí)間等。3.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，如查閱檔案的人次、利用檔案的目的等。4.檔案的保管情況統(tǒng)計(jì)?如檔案庫(kù)房的溫濕度、檔案的完好率等。（二）統(tǒng)計(jì)方法檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。（三）統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。檔案統(tǒng)計(jì)分析應(yīng)定期進(jìn)行，形成統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。七、檔案的利用（一）利用范圍本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要可以查閱、借閱檔案。外單位因工作需要查閱本機(jī)關(guān)檔案，須經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.本機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，填寫查閱登記表，由檔案管理人員陪同查閱。3.借閱檔案應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱期限、借閱用途等。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.查閱、借閱檔案應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損毀、丟失檔案。3.查閱、借閱檔案應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化處理對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。電子檔案應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、存儲(chǔ)和管理。（三）信息系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全。3.信息系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（四）數(shù)據(jù)安全管理1.建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電