PAGE法院電子檔案審批制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)法院電子檔案管理，規(guī)范電子檔案審批流程，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、保密性和可用性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門(mén)在案件辦理過(guò)程中形成的各類(lèi)電子檔案的審批管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案審批工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證電子檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，信息完整無(wú)缺失。3.安全保密原則：加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)，防止信息泄露，確保檔案信息安全。4.便捷高效原則：優(yōu)化審批流程，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的規(guī)范化和信息化。二、電子檔案的范圍與分類(lèi)（一）范圍本院在立案、審判、執(zhí)行等各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的電子文件，包括但不限于案件受理通知書(shū)、起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、庭審筆錄、裁判文書(shū)、執(zhí)行裁定書(shū)等各類(lèi)文檔、數(shù)據(jù)、圖表、圖像等。（二）分類(lèi)1.按案件流程分類(lèi)立案階段電子檔案：涵蓋立案登記表、立案審批表、當(dāng)事人提交的各類(lèi)材料等。審判階段電子檔案：包括庭審前準(zhǔn)備材料、庭審記錄、合議庭評(píng)議記錄、裁判文書(shū)初稿及定稿等。執(zhí)行階段電子檔案：有執(zhí)行申請(qǐng)書(shū)、執(zhí)行裁定書(shū)、執(zhí)行和解協(xié)議、財(cái)產(chǎn)查詢(xún)及處置記錄等。2.按文件類(lèi)型分類(lèi)文書(shū)類(lèi)：如各類(lèi)法律文書(shū)、工作通知、函件等。證據(jù)類(lèi)：包括書(shū)證、物證、視聽(tīng)資料、電子數(shù)據(jù)等證據(jù)材料。記錄類(lèi)：庭審記錄、合議庭記錄、調(diào)查筆錄等。三、電子檔案的生成與收集（一）生成要求1.案件承辦人員應(yīng)按照法定程序和工作規(guī)范，及時(shí)、準(zhǔn)確地生成電子檔案。電子文件應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的格式，確保能夠長(zhǎng)期有效保存和查閱。2.電子文件的內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，不得隨意修改、刪除。如確需修改，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行，并保留修改痕跡。（二）收集職責(zé)1.各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)案件電子檔案的收集工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)定期將案件辦理過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行整理、歸集。2.在案件辦理過(guò)程中，涉及多個(gè)部門(mén)協(xié)同工作的，主辦部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各相關(guān)部門(mén)，確保電子檔案的及時(shí)收集和完整歸檔。四、電子檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循案件辦理流程和電子文件形成規(guī)律，保持電子檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照分類(lèi)方案對(duì)電子檔案進(jìn)行整理，同一案件的電子檔案應(yīng)集中存放，便于查找和利用。（二）整理方法1.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。2.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，詳細(xì)記錄電子檔案的題名、文號(hào)、日期、責(zé)任者、存儲(chǔ)位置等信息，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。3.對(duì)電子檔案中的圖像、音頻、視頻等非文本信息，應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)注和說(shuō)明，以便于理解和利用。（三）歸檔要求1.案件辦結(jié)后，承辦人員應(yīng)及時(shí)將整理好的電子檔案向檔案管理部門(mén)歸檔。歸檔時(shí)應(yīng)提交歸檔清單，注明檔案的類(lèi)別、數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與承辦部門(mén)溝通解決。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。五、電子檔案審批流程（一）初審1.案件承辦人員完成電子檔案的整理后，提交給本部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審查電子檔案的內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，格式是否符合要求，與紙質(zhì)檔案是否一致等。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成初審，并簽署初審意見(jiàn)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋給承辦人員進(jìn)行修改完善。（二）復(fù)審1.初審?fù)ㄟ^(guò)后，電子檔案提交至檔案管理部門(mén)進(jìn)行復(fù)審。檔案管理部門(mén)應(yīng)從檔案管理的專(zhuān)業(yè)角度，對(duì)電子檔案的整理質(zhì)量、存儲(chǔ)格式、安全保密等方面進(jìn)行審查。2.檔案管理部門(mén)復(fù)審人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成復(fù)審工作，并簽署復(fù)審意見(jiàn)。如復(fù)審不通過(guò)，應(yīng)明確指出問(wèn)題所在，要求承辦部門(mén)重新整改后再次提交審批。（三）終審1.復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)的電子檔案，提交至分管院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。分管院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案的整體質(zhì)量、合規(guī)性等進(jìn)行最終審核。2.終審?fù)ㄟ^(guò)后，電子檔案方可正式歸檔保存。如終審提出修改意見(jiàn)，承辦部門(mén)應(yīng)按照要求及時(shí)進(jìn)行修改，重新履行審批程序。（四）審批時(shí)間要求1.初審一般應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成。2.復(fù)審一般應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成。3.終審一般應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成。特殊情況需要延長(zhǎng)審批時(shí)間的，應(yīng)經(jīng)審批負(fù)責(zé)人同意，并告知相關(guān)部門(mén)。六、電子檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)設(shè)備1.應(yīng)選用質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的存儲(chǔ)設(shè)備存儲(chǔ)電子檔案，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備運(yùn)行正常。如發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或更換，同時(shí)對(duì)存儲(chǔ)的電子檔案進(jìn)行備份恢復(fù)。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.電子檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備良好的物理環(huán)境，保持溫度、濕度適宜，防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施到位。2.建立存儲(chǔ)環(huán)境監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)存儲(chǔ)場(chǎng)所的環(huán)境參數(shù)，確保電子檔案存儲(chǔ)安全。（三）保管期限1.電子檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及本院相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般案件的電子檔案保管期限為[X]年，重要案件的電子檔案保管期限為[X]年或永久保存。2.定期對(duì)超過(guò)保管期限的電子檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同進(jìn)行。經(jīng)鑒定確需銷(xiāo)毀的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。七、電子檔案的利用與查詢(xún)（一）利用原則1.遵循合法、合規(guī)、必要的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序提供電子檔案利用服務(wù)。2.確保電子檔案在利用過(guò)程中的安全，防止信息泄露和非法使用。（二）利用流程1.本院工作人員因工作需要查閱電子檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《電子檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、查閱范圍等信息，提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，申請(qǐng)人持申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求，為申請(qǐng)人提供電子檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.外單位人員因工作需要查閱本院電子檔案的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并做好監(jiān)督管理。（三）查詢(xún)系統(tǒng)1.建立完善的電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)，方便本院工作人員快捷查詢(xún)所需電子檔案。查詢(xún)系統(tǒng)應(yīng)具備檢索功能，能夠根據(jù)檔案的題名、文號(hào)、日期、關(guān)鍵詞等信息進(jìn)行快速檢索。2.定期對(duì)查詢(xún)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、查詢(xún)功能正常。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)查詢(xún)系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止系統(tǒng)遭受攻擊和數(shù)據(jù)泄露。八、電子檔案的安全與保密（一）安全管理1.建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全管理責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)電子檔案存儲(chǔ)、傳輸、利用等環(huán)節(jié)的安全防護(hù)。2.采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等安全措施，防止電子檔案被非法訪(fǎng)問(wèn)、篡改、刪除。定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。（二）保密措施1.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。設(shè)定不同的保密級(jí)別，采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限等。2.加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)。與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（三）應(yīng)急處置1.制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。2.發(fā)生電子檔案安全事故或泄密事件時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，及時(shí)報(bào)告上級(jí)主管部門(mén)，并配合有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查處理。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本院各部門(mén)電子檔案審批制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括電子檔案的生成、收集、整理、歸檔、審批、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.將電子檔案審批制度執(zhí)行情況納入本院績(jī)效考核體系，對(duì)各部門(mén)和相關(guān)工作