PAGE會(huì)計(jì)檔案公司分立制度總則制定目的本制度旨在規(guī)范公司分立過(guò)程中會(huì)計(jì)檔案的管理，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)公司及相關(guān)利益方的合法權(quán)益，為公司分立工作提供有力的財(cái)務(wù)支持和保障。適用范圍本制度適用于本公司因分立而涉及的會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)事宜，包括但不限于公司分立前的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等各類會(huì)計(jì)檔案的整理、保管、移交等工作。基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司分立過(guò)程中會(huì)計(jì)檔案管理工作合法合規(guī)。2.完整性原則：全面、完整地收集、整理和保管公司分立前后的各類會(huì)計(jì)檔案，不得遺漏重要信息，保證會(huì)計(jì)檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性。3.準(zhǔn)確性原則：會(huì)計(jì)檔案的記錄和信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，如實(shí)反映公司的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，為公司分立決策提供可靠依據(jù)。4.安全性原則：采取有效措施確保會(huì)計(jì)檔案的安全，防止會(huì)計(jì)檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生，保障公司商業(yè)秘密和財(cái)務(wù)信息安全。會(huì)計(jì)檔案的范圍及分類會(huì)計(jì)檔案的范圍1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等，是記錄公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的書面證明，是登記賬簿的依據(jù)。2.會(huì)計(jì)賬簿類：涵蓋總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿，全面反映公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的增減變動(dòng)及結(jié)存情況。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：包含月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等，綜合展示公司在一定時(shí)期內(nèi)的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量。4.其他會(huì)計(jì)資料類：如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等，這些資料對(duì)于公司財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)管理具有重要補(bǔ)充作用。會(huì)計(jì)檔案的分類1.按年度分類：將每年形成的會(huì)計(jì)檔案劃分為一個(gè)類別，便于按年度順序進(jìn)行整理和保管。2.按類別分類：在年度分類的基礎(chǔ)上，再按照會(huì)計(jì)檔案的不同類別進(jìn)行細(xì)分，如將會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類等分別歸類存放。3.按保管期限分類：根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定不同的保管期限，如永久保管、定期保管（3年、5年、10年、15年、25年等），并分別進(jìn)行整理和存放。會(huì)計(jì)檔案的整理整理要求1.憑證整理：按照記賬憑證的編號(hào)順序，將原始憑證附在相應(yīng)記賬憑證后面，并折疊整齊，確保憑證左上角對(duì)齊。對(duì)于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，應(yīng)按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來(lái)，以便裝訂后還可以展開查閱。對(duì)于紙張面積過(guò)小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定順序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時(shí)以膠水為宜，紙面須平整，以保證記賬憑證及其附件能夠平整地裝訂。整理好的憑證應(yīng)加具封面和封底，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、記賬憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.賬簿整理：總賬應(yīng)按科目順序排列，每一科目賬頁(yè)應(yīng)按頁(yè)碼順序編號(hào)，并加具總賬目錄，注明科目名稱、頁(yè)碼等信息。明細(xì)賬應(yīng)按明細(xì)科目分類整理，每一明細(xì)科目賬頁(yè)應(yīng)按頁(yè)碼順序編號(hào)，并加具明細(xì)賬目錄，注明明細(xì)科目名稱、頁(yè)碼等信息。日記賬應(yīng)按日期順序排列，每一賬頁(yè)應(yīng)按頁(yè)碼順序編號(hào)，并加具日記賬目錄，注明日期范圍、頁(yè)碼等信息。對(duì)于固定資產(chǎn)卡片，應(yīng)按固定資產(chǎn)類別和編號(hào)順序排列，每一卡片應(yīng)注明固定資產(chǎn)名稱、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置日期、原值、折舊等信息，并加具固定資產(chǎn)卡片目錄，注明固定資產(chǎn)類別、編號(hào)范圍、卡片張數(shù)等信息。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告整理：月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按順序裝訂成冊(cè)，加具封面，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、季度、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告名稱、起訖日期、頁(yè)碼等內(nèi)容，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)單獨(dú)整理，包括審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告正文及附注等相關(guān)資料，裝訂成冊(cè)后加具封面，封面內(nèi)容與月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告封面類似，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）、總會(huì)計(jì)師簽名并蓋章。4.其他會(huì)計(jì)資料整理：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單應(yīng)按月份或季度順序整理，加具封面，封面注明單位名稱、年度、月份或季度、資料名稱、起訖日期、頁(yè)碼等內(nèi)容，并由會(huì)計(jì)人員簽名或蓋章。納稅申報(bào)表應(yīng)按稅種、申報(bào)期限順序整理，加具封面，封面注明單位名稱、年度、月份、稅種、申報(bào)期限、申報(bào)日期、頁(yè)碼等內(nèi)容，并由會(huì)計(jì)人員簽名或蓋章。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)按類別分別整理，加具封面，封面注明單位名稱、年度、清冊(cè)名稱、編制日期、頁(yè)碼等內(nèi)容，并由單位負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。整理流程1.收集：在公司分立工作啟動(dòng)前，由原公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集分立前各年度形成的會(huì)計(jì)檔案，確保會(huì)計(jì)檔案齊全完整。2.分類：按照上述會(huì)計(jì)檔案的分類方法，對(duì)收集到的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類，初步確定各類會(huì)計(jì)檔案的存放位置和保管期限。3.編號(hào)：對(duì)整理好的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和連續(xù)性原則，可采用數(shù)字編號(hào)或字母與數(shù)字相結(jié)合的編號(hào)方式。4.裝訂：對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿等需要裝訂的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持會(huì)計(jì)檔案的原有順序和完整性，不得隨意抽取或更換賬頁(yè)。5.編目：編制會(huì)計(jì)檔案目錄，詳細(xì)記錄各類會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)、名稱、保管期限、存放位置等信息，以便于查閱和檢索。會(huì)計(jì)檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份留存財(cái)務(wù)部門，一份交檔案管理部門存檔。會(huì)計(jì)檔案的保管保管期限1.永久保管：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等具有重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。具體保管期限如下：會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證匯總憑證保管期限為15年。會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬（除現(xiàn)金和銀行存款日記賬外）保管期限為15年；現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管期限為25年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為3年；中期財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（包括半年度、季度、月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告）保管期限為3年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。其他會(huì)計(jì)資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為5年；納稅申報(bào)表保管期限為10年。保管要求1.存放地點(diǎn)：公司應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)（室），配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全存放。會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)（室）應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.存放方式：會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，便于查找和管理。對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)貼上標(biāo)簽，注明存放的會(huì)計(jì)檔案類別、年度等信息。對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.日常維護(hù)：定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性和可讀性。對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)檢查是否有破損、霉變、蟲蛀等情況，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或更換。對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)檢查存儲(chǔ)設(shè)備是否正常運(yùn)行，數(shù)據(jù)是否完整，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。同時(shí)，應(yīng)做好會(huì)計(jì)檔案的防塵、防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。會(huì)計(jì)檔案的移交移交原則1.及時(shí)性原則：在公司分立完成后，應(yīng)及時(shí)辦理會(huì)計(jì)檔案的移交手續(xù)，確保會(huì)計(jì)檔案的連續(xù)性和完整性。2.準(zhǔn)確性原則：移交的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，賬實(shí)相符，賬賬相符，賬證相符，賬表相符。3.完整性原則：移交的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)包括分立前各年度形成的各類會(huì)計(jì)檔案，不得遺漏重要信息。移交主體1.原公司：在公司分立過(guò)程中，原公司負(fù)責(zé)整理和保管分立前的會(huì)計(jì)檔案，并在分立完成后，按照規(guī)定將會(huì)計(jì)檔案移交給分立后的相關(guān)公司。2.分立后的公司：分立后的公司應(yīng)按照規(guī)定接收原公司移交的會(huì)計(jì)檔案，并負(fù)責(zé)對(duì)接收的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行后續(xù)管理。移交流程1.編制移交清冊(cè)：原公司在辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)前，應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)記錄移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)應(yīng)一式三份，原公司、接收公司各執(zhí)一份，存檔一份。2.核對(duì)清點(diǎn)：原公司和接收公司應(yīng)共同對(duì)移交的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行核對(duì)清點(diǎn)，確保會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容等與移交清冊(cè)一致。核對(duì)清點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行處理。3.簽字確認(rèn)：核對(duì)清點(diǎn)無(wú)誤后，原公司和接收公司的負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)，注明移交日期等信息。4.辦理交接手續(xù)：原公司應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)的內(nèi)容，將會(huì)計(jì)檔案移交給接收公司，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括檔案的交付、簽收等環(huán)節(jié)，確保會(huì)計(jì)檔案的安全轉(zhuǎn)移。會(huì)計(jì)檔案的查閱與復(fù)制查閱與復(fù)制權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)陪同，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整。2.外部查閱：外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要查閱公司會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人有效身份證件，并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)陪同，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，查閱人不得將會(huì)計(jì)檔案帶離公司查閱現(xiàn)場(chǎng)。如需復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.特殊情況查閱：涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等特殊情況的會(huì)計(jì)檔案查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，履行相應(yīng)的審批程序，并采取必要的保密措施，防止會(huì)計(jì)檔案信息泄露。查閱與復(fù)制程序1.申請(qǐng)：查閱人應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的和查閱內(nèi)容，并提交給所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)查閱人的申請(qǐng)內(nèi)容和工作需要，進(jìn)行認(rèn)真審核，并在申請(qǐng)表上簽署審批意見。如申請(qǐng)查閱的會(huì)計(jì)檔案涉及重要財(cái)務(wù)信息或敏感事項(xiàng)，應(yīng)報(bào)公司負(fù)責(zé)人審批。3.查閱：經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人應(yīng)在財(cái)務(wù)部門指定專人的陪同下，到會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)（室）查閱會(huì)計(jì)檔案。查閱時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案查閱規(guī)定，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂改、標(biāo)記、拆封等，不得損壞會(huì)計(jì)檔案。4.復(fù)制：如需復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，查閱人應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)辦理，確保復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案與原件一致，并在復(fù)制件上加蓋“與原件核對(duì)無(wú)誤”章和財(cái)務(wù)部門印章。會(huì)計(jì)檔案的銷毀銷毀條件1.保管期滿：會(huì)計(jì)檔案保管期滿，且該會(huì)計(jì)檔案所涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)已經(jīng)結(jié)清，不再需要繼續(xù)保存的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.其他特殊情況：對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。銷毀程序1.提出申請(qǐng)：由公司財(cái)務(wù)部門會(huì)同檔案管理部門，對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，并編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀的會(huì)計(jì)檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息。2.審批：《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)報(bào)公司負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施：由公司財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門共