PAGE縣檔案館檔案制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣檔案館檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本館實(shí)際情況，制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度匯編適用于縣檔案館全體工作人員及在館內(nèi)從事檔案相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)的所有人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則縣檔案館對(duì)全縣各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案的形成、收集、整理、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)必須保證檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠，如實(shí)反映歷史事實(shí)。3.完整性原則全面收集和保存具有保存價(jià)值的各類檔案，保證檔案的種類、數(shù)量和內(nèi)容完整無(wú)缺。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，優(yōu)化檔案整理和存儲(chǔ)方式，提高檔案查閱和利用效率。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.本縣各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位形成的具有保存價(jià)值的各類文件、資料、圖表、聲像等檔案包括但不限于：黨委、政府的重要會(huì)議文件、決議、決定、通知等；各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；各類業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、合同協(xié)議、產(chǎn)權(quán)證書等；反映本縣政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等方面發(fā)展歷程的照片、錄音、錄像等聲像檔案。2.與本縣有關(guān)的重大活動(dòng)、重要事件形成的檔案如重大建設(shè)項(xiàng)目、重要慶典活動(dòng)、突發(fā)事件處理等過程中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等。3.散存于社會(huì)的具有本縣特色或重要?dú)v史價(jià)值的檔案通過征集、捐贈(zèng)、購(gòu)買等方式收集，豐富館藏檔案資源。（二）收集要求1.及時(shí)收集各立檔單位應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本單位形成的檔案移交縣檔案館。對(duì)于重大活動(dòng)、重要事件形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后，立即進(jìn)行收集整理并移交。2.完整齊全收集的檔案應(yīng)確保文件材料完整無(wú)缺，包括正件與附件、定稿與修改稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件等。同時(shí)，要注意收集相關(guān)的背景材料、參考資料等，以保證檔案內(nèi)容的全面性。3.質(zhì)量合格移交的檔案應(yīng)符合檔案整理的規(guī)范要求，字跡清晰、紙張優(yōu)良、格式統(tǒng)一，電子檔案應(yīng)確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全。（三）收集程序1.接收通知縣檔案館定期向各立檔單位發(fā)送檔案移交通知，明確移交的時(shí)間、范圍、要求等事項(xiàng)。2.檔案整理立檔單位按照檔案整理的規(guī)范要求，對(duì)本單位的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作，并編制檔案移交清單。3.移交審核立檔單位將整理好的檔案及移交清單報(bào)送縣檔案館，縣檔案館對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)通知立檔單位進(jìn)行整改。4.辦理交接審核合格后，雙方辦理檔案交接手續(xù)，在移交清單上簽字確認(rèn)，并注明交接日期。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律按照文件材料的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行分類整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用整理后的檔案應(yīng)便于存放、查找和借閱，提高檔案管理和利用效率。3.保持文件材料的歷史原貌在整理過程中，不得隨意更改或丟失文件材料的原始內(nèi)容和形式，確保檔案的真實(shí)性和完整性。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法將檔案按形成年度進(jìn)行分類，同一年度的檔案集中在一起。2.組織機(jī)構(gòu)分類法按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，將同一組織機(jī)構(gòu)形成的檔案歸為一類。3.問題分類法根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分類，將同一問題的檔案集中在一起。在實(shí)際分類過程中，可根據(jù)檔案的具體情況，靈活運(yùn)用上述分類方法，或采用幾種分類方法相結(jié)合的方式進(jìn)行分類。（三）整理方法1.文書檔案整理裝訂：去除文件材料上的金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)，按照一定順序進(jìn)行裝訂。分類：按照年度、組織機(jī)構(gòu)、問題等分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。編號(hào)：為每一份文件材料編制唯一的檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類層次和排列順序。編目：編制卷內(nèi)文件目錄，包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目；編制案卷目錄，包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.科技檔案整理項(xiàng)目分類：按照科技項(xiàng)目的類別進(jìn)行分類，如科研項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、設(shè)備儀器項(xiàng)目等。階段整理：根據(jù)科技項(xiàng)目的研究、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等不同階段，對(duì)文件材料進(jìn)行整理。編號(hào)與編目：為科技檔案編制項(xiàng)目代號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)等，并編制相應(yīng)的目錄。3.聲像檔案整理分類：按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類，如照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等。編號(hào)：為每一張照片、每一盤錄音帶、每一盤錄像帶編制編號(hào)，并注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。編目：編制聲像檔案目錄，包括編號(hào)、題名、拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容簡(jiǎn)介、載體形式等項(xiàng)目。（四）整理要求1.整理人員應(yīng)具備專業(yè)知識(shí)整理檔案的人員應(yīng)經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，熟悉檔案整理的規(guī)范和方法，確保整理工作質(zhì)量。2.嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行操作整理過程中應(yīng)嚴(yán)格遵循國(guó)家和行業(yè)制定的檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，不得擅自簡(jiǎn)化或變更整理程序和方法。3.定期對(duì)整理工作進(jìn)行檢查縣檔案館應(yīng)定期對(duì)整理好的檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，確保檔案整理質(zhì)量符合要求。四、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.館庫(kù)建設(shè)縣檔案館應(yīng)具備專門的檔案保管場(chǎng)所，館庫(kù)應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的檔案保管條件，具有防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房布局庫(kù)房應(yīng)合理布局，劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等。檔案存放區(qū)應(yīng)根據(jù)檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分區(qū)存放，便于管理和查找。（二）檔案裝具1.選用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.定期檢查維護(hù)對(duì)檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)修復(fù)或更換損壞的裝具，保證其正常使用。（三）檔案保管措施1.溫濕度控制庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。定期監(jiān)測(cè)溫濕度情況，并做好記錄。2.防火防盜庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、煙霧報(bào)警器、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等。加強(qiáng)安全管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。3.防蟲防霉定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害或霉變應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理?？刹捎梦锢矸乐巍⒒瘜W(xué)防治等方法，如放置驅(qū)蟲藥、防霉劑等。4.防光防塵庫(kù)房應(yīng)采用防光窗簾、遮光燈具等措施，避免光線直射檔案。同時(shí)，要保持庫(kù)房清潔，定期打掃，防止灰塵污染檔案。（四）檔案清點(diǎn)與統(tǒng)計(jì)1.定期清點(diǎn)縣檔案館應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.統(tǒng)計(jì)工作建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案工作動(dòng)態(tài)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，并按時(shí)上報(bào)。（五）檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由館內(nèi)業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。3.銷毀程序經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。五、檔案查閱利用制度（一）查閱利用范圍1.依法開放的檔案縣檔案館應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期向社會(huì)開放部分檔案，供社會(huì)各界查閱利用。開放檔案的范圍、期限、方式等應(yīng)在館內(nèi)公告，并通過網(wǎng)站、媒體等渠道向社會(huì)公布。2.內(nèi)部查閱利用本館工作人員因工作需要查閱利用檔案，以及本縣各單位因工作需要查閱利用相關(guān)檔案，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱。（二）查閱利用手續(xù)1.查閱申請(qǐng)查閱利用檔案應(yīng)提前向縣檔案館提交查閱申請(qǐng)，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息。查閱申請(qǐng)可采用書面形式或電子形式。2.申請(qǐng)審核縣檔案館對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密規(guī)定和利用范圍，決定是否批準(zhǔn)查閱申請(qǐng)。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，需經(jīng)相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。3.查閱登記經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記，注明查閱時(shí)間、檔案名稱、卷號(hào)、查閱人員姓名等信息。4.查閱利用查閱人員應(yīng)在指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，遵守查閱紀(jì)律，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用反饋1.意見收集縣檔案館應(yīng)定期收集查閱利用人員的意見和建議，了解檔案利用效果，不斷改進(jìn)檔案管理和服務(wù)工作。2.問題處理對(duì)于查閱利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案損壞、信息不準(zhǔn)確等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，確保檔案的正常利用。六、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.總體目標(biāo)制定縣檔案館檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化。2.建設(shè)內(nèi)容檔案信息化建設(shè)應(yīng)包括檔案數(shù)字化加工、檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份、檔案信息安全保障等方面。（二）檔案數(shù)字化1.數(shù)字化范圍根據(jù)檔案管理和利用的需求，確定檔案數(shù)字化的范圍，優(yōu)先對(duì)重要檔案、利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。2.數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)檔案數(shù)字化應(yīng)遵循國(guó)家和行業(yè)制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、格式規(guī)范。3.數(shù)字化流程檔案數(shù)字化流程包括檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。在數(shù)字化過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行，確保數(shù)字化工作質(zhì)量。（三）檔案信息管理系統(tǒng)1.系統(tǒng)功能檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、查閱利用、統(tǒng)計(jì)分析等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化。2.系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)檔案管理業(yè)務(wù)需求進(jìn)行建設(shè)，并定期進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能完善。3.數(shù)據(jù)安全加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。（四）檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份1.存儲(chǔ)方式檔案數(shù)據(jù)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全。2.備份策略制定檔案數(shù)據(jù)備份策略，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.數(shù)據(jù)恢復(fù)建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證檔案業(yè)務(wù)工作的正常開展。七、檔案人員崗位職責(zé)（一）館長(zhǎng)崗位職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案館的管理工作貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本館檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.組織檔案業(yè)務(wù)建設(shè)指導(dǎo)和監(jiān)督檔案收集、整理、保管、查閱利用等業(yè)務(wù)工作，提高檔案管理水平。3.負(fù)責(zé)館內(nèi)人員管理組織館內(nèi)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，合理調(diào)配人員，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作效率。4.協(xié)調(diào)館際關(guān)系加強(qiáng)與其他檔案館、立檔單位及相關(guān)部門的聯(lián)系與協(xié)作，促進(jìn)檔案資源共享和業(yè)務(wù)交流。5.負(fù)責(zé)館內(nèi)設(shè)施設(shè)備管理組織實(shí)施館內(nèi)設(shè)施設(shè)備的建設(shè)、維護(hù)和更新，確保檔案保管和利用工作的正常開展。（二）檔案業(yè)務(wù)人員崗位職責(zé)1.檔案收集人員崗位職責(zé)負(fù)責(zé)與各立檔單位聯(lián)系，及時(shí)收集各類檔案，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性和質(zhì)量，不符合要求的及時(shí)通知立檔單位整改。辦理檔案交接手續(xù)，做好檔案收集記錄。2.檔案整理人員崗位職責(zé)按照檔案整理規(guī)范要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作。確保整理后的檔案符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，便于保管和利用。定期對(duì)整理好的檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。協(xié)助其他業(yè)務(wù)人員做好檔案整理相關(guān)工作。3.檔案保管人員崗位職責(zé)負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房清潔、整齊，溫濕度適宜。定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等保管工作，確保檔案安全。負(fù)責(zé)檔案裝具的維護(hù)和管理，及時(shí)更換損壞的裝具。4.檔案查閱利用人員崗位職責(zé)負(fù)責(zé)接待查閱利用檔案的人員，解答查閱利用過程中的相關(guān)問題。按照規(guī)定的程序辦理檔案查閱利用手續(xù)，對(duì)查閱利用人員進(jìn)行登記和引導(dǎo)。協(xié)助查閱利用人員查閱檔案，提供必要的幫助和服務(wù)。負(fù)責(zé)檔案查閱利用情況的統(tǒng)計(jì)和反饋工作，及時(shí)收集查閱利用人員的意見和建議。5.檔案信息化人員崗位