PAGE學(xué)生工作檔案制度模板一、總則（一）目的為了加強學(xué)生工作檔案管理，規(guī)范學(xué)生工作檔案的收集、整理、保管和利用，提高學(xué)生工作的科學(xué)化、規(guī)范化水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校學(xué)生工作部門及各學(xué)院（系）在學(xué)生工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)生工作的實際情況。2.完整性原則：全面收集與學(xué)生工作相關(guān)的各類資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，保護學(xué)生的個人隱私和學(xué)校的機密信息。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行檔案管理，保證檔案的質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)（一）學(xué)校學(xué)生工作部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)生工作檔案管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃全校學(xué)生工作檔案的收集、整理、保管和利用工作。3.對各學(xué)院（系）學(xué)生工作檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.負(fù)責(zé)建立和維護學(xué)校學(xué)生工作檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。（二）學(xué)院（系）職責(zé)1.負(fù)責(zé)本學(xué)院（系）學(xué)生工作檔案的收集、整理、保管和利用工作。2.按照學(xué)校學(xué)生工作檔案管理制度的要求，制定本學(xué)院（系）的具體實施細(xì)則。3.定期向?qū)W校學(xué)生工作部門報送本學(xué)院（系）學(xué)生工作檔案的統(tǒng)計報表和工作總結(jié)。4.積極配合學(xué)校學(xué)生工作部門開展檔案管理工作的相關(guān)檢查和評估。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案的安全和完整。3.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。4.定期對檔案進行清點、核對和統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護和管理，保證設(shè)備的正常運行。三、檔案內(nèi)容及分類（一）學(xué)生基本信息檔案1.學(xué)生個人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、家庭住址、聯(lián)系方式等。2.學(xué)生入學(xué)登記表，記錄學(xué)生入學(xué)時的基本信息、錄取專業(yè)、學(xué)制等。3.學(xué)生學(xué)籍變動情況記錄，如休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等相關(guān)材料。（二）學(xué)生綜合素質(zhì)檔案1.學(xué)生思想政治表現(xiàn)記錄，包括黨團組織活動記錄、政治學(xué)習(xí)情況、獎懲情況等。2.學(xué)生學(xué)業(yè)成績檔案，涵蓋各學(xué)期的課程成績、考試成績、補考成績等。3.學(xué)生社會實踐活動記錄，如志愿者服務(wù)、社團活動、實習(xí)實踐等相關(guān)材料。4.學(xué)生科技創(chuàng)新活動記錄，包括參加的科研項目、學(xué)術(shù)競賽、發(fā)表的論文等。5.學(xué)生身心健康檔案，包含體檢報告、心理健康測評結(jié)果、體育鍛煉情況等。（三）學(xué)生資助檔案1.學(xué)生家庭經(jīng)濟情況調(diào)查表及相關(guān)證明材料。2.學(xué)生資助申請審批表，記錄學(xué)生申請的資助項目、金額及審批結(jié)果。3.各類助學(xué)金、獎學(xué)金發(fā)放記錄，包括發(fā)放名單、金額、時間等。（四）學(xué)生就業(yè)檔案1.學(xué)生就業(yè)推薦表，由學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)部門出具，介紹學(xué)生基本情況、學(xué)業(yè)成績、就業(yè)意向等。2.學(xué)生就業(yè)協(xié)議書，記錄學(xué)生與用人單位簽訂的就業(yè)協(xié)議相關(guān)信息。3.學(xué)生就業(yè)派遣記錄及相關(guān)材料，如報到證存根等。4.畢業(yè)生跟蹤調(diào)查資料，包括用人單位反饋意見、畢業(yè)生就業(yè)情況回訪記錄等。（五）學(xué)生獎懲檔案1.學(xué)生獎勵材料，如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、各類獎學(xué)金證書等。2.學(xué)生違紀(jì)處分材料，包括違紀(jì)事實調(diào)查材料、處分決定、申訴處理結(jié)果等。（六）學(xué)生工作日常管理檔案1.學(xué)生工作計劃、總結(jié)、報告等材料。2.學(xué)生工作會議記錄、紀(jì)要。3.學(xué)生工作相關(guān)的通知、通報、文件等。4.學(xué)生工作活動方案、策劃書、總結(jié)評估材料。四、檔案收集（一）收集范圍各部門和個人應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案內(nèi)容及分類，及時收集與學(xué)生工作相關(guān)的各類文件、資料、記錄等。（二）收集時間1.學(xué)生入學(xué)時，應(yīng)及時收集學(xué)生基本信息檔案所需的各類材料。2.每學(xué)期末，各學(xué)院（系）應(yīng)將學(xué)生本學(xué)期的學(xué)業(yè)成績、思想政治表現(xiàn)、社會實踐活動等相關(guān)材料整理收集齊全。3.學(xué)生畢業(yè)時，應(yīng)按照要求及時收集學(xué)生就業(yè)檔案、獎懲檔案等相關(guān)材料。4.對于臨時性的學(xué)生工作活動或事件，應(yīng)在活動結(jié)束后或事件處理完畢后及時收集相關(guān)檔案資料。（三）收集要求1.檔案材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，不得涂改、偽造。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范，紙張質(zhì)量符合要求。3.對于電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容完整、格式正確，并按照規(guī)定進行備份和存儲。五、檔案整理（一）整理原則遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案內(nèi)容及分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案材料進行分類。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊美觀，便于保存。（三）整理流程1.收集人員將收集到的檔案材料初步分類，移交檔案管理人員。2.檔案管理人員對移交的檔案材料進行詳細(xì)核對和整理，按照整理方法進行分類、編號、編目和裝訂。3.整理過程中發(fā)現(xiàn)問題的檔案材料，及時與相關(guān)部門或人員溝通核實，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。六、檔案保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和編號順序排列上架存放，便于查找和取用。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)，并定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對于重要的檔案資料，可同時采用紙質(zhì)和電子兩種方式進行保管。（三）保管期限1.學(xué)生基本信息檔案、學(xué)籍變動檔案等長期保存。2.學(xué)生綜合素質(zhì)檔案、就業(yè)檔案、獎懲檔案等保存期限為學(xué)生畢業(yè)離校后[X]年。3.學(xué)生資助檔案、學(xué)生工作日常管理檔案等根據(jù)實際情況確定保管期限，但一般不少于[X]年。（四）檔案清查定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，核實檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。七、檔案利用（一）利用范圍1.學(xué)校學(xué)生工作部門及各學(xué)院（系）在開展學(xué)生工作時查閱相關(guān)檔案資料。2.學(xué)校相關(guān)部門在進行學(xué)生綜合評價、評優(yōu)評先、就業(yè)推薦等工作時參考學(xué)生檔案。3.學(xué)生本人在需要時查閱本人檔案，但需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱紙質(zhì)檔案：檔案利用者可到檔案庫房查閱紙質(zhì)檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和服務(wù)。2.查閱電子檔案：檔案利用者可通過學(xué)校檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔案，經(jīng)授權(quán)后可進行下載、打印等操作。（三）利用手續(xù)1.校內(nèi)部門查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.學(xué)生本人查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在學(xué)院（系）輔導(dǎo)員簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.校外單位或個人查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)校學(xué)生工作部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。（四）利用限制1.涉及學(xué)生個人隱私和學(xué)校機密信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、復(fù)制和傳播。2.檔案利用者應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得抽取、撤換檔案材料。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，對檔案進行定期鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由學(xué)校學(xué)生工作部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.查閱檔案目錄和相關(guān)文件，了解檔案的形成背景、內(nèi)容和利用情況。2.對檔案進行逐卷審查，判斷其是否仍具有保存價值。3.征求檔案利用部門和相關(guān)人員的意見和建議。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表。2.檔案銷毀申