PAGE餐館檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)餐館檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在餐館經(jīng)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于餐館全體員工及與餐館經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的各類(lèi)活動(dòng)所形成的檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：餐館檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映餐館經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.分類(lèi)科學(xué)原則：按照檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和查找利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，對(duì)涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善餐館檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理餐館各類(lèi)檔案，包括但不限于行政管理檔案、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢(xún)和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和可讀性。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀等工作。6.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為餐館的經(jīng)營(yíng)決策、管理服務(wù)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)等提供檔案支持。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案資料的收集、整理和初步分類(lèi)，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查詢(xún)、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案資料的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備一定的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉餐館業(yè)務(wù)流程。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理制度和操作流程進(jìn)行檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、編目、上架、保管、借閱登記等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄檔案內(nèi)容，不得泄露檔案信息。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政管理檔案：包括餐館的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照資質(zhì)、合同協(xié)議等。2.經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)檔案：涵蓋餐館的菜譜、菜品研發(fā)資料、采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、客戶(hù)訂單、銷(xiāo)售報(bào)表、營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)策劃與執(zhí)行資料等。3.人事檔案：包含員工個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄員工考核評(píng)估、薪資福利、獎(jiǎng)懲記錄等。4.財(cái)務(wù)檔案：涉及餐館的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.其他檔案：如餐館的裝修設(shè)計(jì)資料、設(shè)備設(shè)施檔案、衛(wèi)生防疫檔案、安全管理檔案等。（二）檔案編號(hào)1.采用分類(lèi)編號(hào)法，對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行單獨(dú)編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)格式為：大類(lèi)代碼小類(lèi)代碼流水號(hào)。例如，行政管理檔案的編號(hào)格式為：XZ01001，其中“XZ”代表行政管理檔案大類(lèi)，“01”代表行政文件小類(lèi)，“001”為該小類(lèi)檔案的流水號(hào)。3.具體編號(hào)規(guī)則如下：行政管理檔案：行政文件：XZ01會(huì)議記錄：XZ02工作計(jì)劃與總結(jié)：XZ03規(guī)章制度：XZ04證照資質(zhì)：XZ05合同協(xié)議：XZ06經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)檔案：菜譜：JY01菜品研發(fā)資料：JY02采購(gòu)合同：JY03供應(yīng)商資料：JY04客戶(hù)訂單：JY05銷(xiāo)售報(bào)表：JY06營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)策劃與執(zhí)行資料：JY07人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人簡(jiǎn)歷：RS01入職登記表：RS02勞動(dòng)合同：RS03培訓(xùn)記錄：RS04員工考核評(píng)估：RS05薪資福利：RS06獎(jiǎng)懲記錄：RS07財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表：CW0;會(huì)計(jì)憑證：CW02賬簿：CW03審計(jì)報(bào)告：CW04稅務(wù)資料：CW05其他檔案：裝修設(shè)計(jì)資料：QT01設(shè)備設(shè)施檔案：QT02衛(wèi)生防疫檔案：QT03安全管理檔案：QT04四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.餐館在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的與餐館相關(guān)的文件、通知、指示等。3.餐館與外部單位簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等。4.員工在工作中產(chǎn)生的各類(lèi)業(yè)務(wù)文件、報(bào)告、記錄等。5.反映餐館發(fā)展歷程、重大活動(dòng)、榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)等方面的資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄卡片或電子目錄，注明檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀(guān)，便于保管和查閱。4.對(duì)于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.按照檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)的方式，防止檔案丟失或損壞。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、歸還、銷(xiāo)毀等情況，做到賬物相符。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管：凡是反映餐館主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)餐館有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如餐館的章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。長(zhǎng)期保管：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)餐館工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。如一般性業(yè)務(wù)文件、員工人事檔案等。短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)餐館工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。如臨時(shí)性的通知、報(bào)表等。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和餐館實(shí)際情況進(jìn)行綜合考慮，并在檔案整理時(shí)予以明確標(biāo)注。（四）檔案清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。3.清查結(jié)束后，應(yīng)形成清查報(bào)告，對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題提出改進(jìn)措施，并報(bào)餐館領(lǐng)導(dǎo)審閱。六、檔案的利用（一）利用范圍1.餐館內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案資料。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)、合作洽談、審計(jì)檢查等需要查閱餐館相關(guān)檔案資料。3.法律規(guī)定的其他需要查閱檔案資料的情況。（二）利用程序1.內(nèi)部利用：?jiǎn)T工因工作需要查閱檔案資料，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表，為員工提供檔案查閱服務(wù)，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。員工查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.外部利用：外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)等需要查閱餐館檔案資料，應(yīng)提前向餐館提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交相關(guān)證明材料。餐館檔案管理部門(mén)對(duì)外部單位的申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)餐館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可提供查閱服務(wù)。外部單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理人員陪同，并在《檔案查閱登記表》上詳細(xì)記錄查閱情況。查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)收回檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性。對(duì)于涉及餐館商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案，外部單位如需查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和餐館相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（三）利用限制1.涉及餐館商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案，未經(jīng)餐館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供查閱。2.檔案查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、銷(xiāo)毀檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。3.檔案查閱人員如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并注明出處和復(fù)制日期。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀(guān)點(diǎn)、實(shí)事求是、慎重決定的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由餐館領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間、保管期限等因素，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于涉及餐館重要業(yè)務(wù)、歷史沿革、法律糾紛等方面的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.參考檔案的利用情況，對(duì)于長(zhǎng)期未被利用且已失去保存價(jià)值的檔案，可以考慮予以銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、