PAGE小學扶貧檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強小學扶貧檔案管理工作，確保扶貧檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教育扶貧工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和教育行業(yè)標準，結合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校在開展教育扶貧工作過程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于貧困學生信息檔案、扶貧資助項目檔案、幫扶工作記錄檔案等。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映教育扶貧工作的實際情況，確保信息準確無誤。2.完整性原則：全面收集、整理扶貧工作中產(chǎn)生的各類文件、資料，保證檔案的齊全完整。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案的整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案管理的標準化和規(guī)范化。4.保密性原則：對涉及貧困學生個人隱私和敏感信息的檔案嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責分工（一）學校扶貧工作領導小組1.負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學校扶貧檔案管理工作，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計劃。2.定期對扶貧檔案管理工作進行檢查和指導，研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理部門1.具體負責扶貧檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等日常工作。2.建立健全檔案管理制度和工作流程，對檔案管理人員進行培訓和考核。3.配備必要的檔案管理設施和設備，確保檔案的安全保管。（三）各年級組、班級1.負責本年級、班級貧困學生信息的采集、核實和上報工作，并及時將相關資料移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好扶貧檔案的整理和歸檔工作，提供必要的資料和信息支持。（四）扶貧工作人員1.在開展扶貧工作過程中，及時形成和積累各類檔案資料，并按照要求進行整理和移交。2.嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案資料的真實、完整和安全。三、檔案收集（一）貧困學生信息檔案1.新生入學時，各班級班主任負責收集學生家庭經(jīng)濟情況調(diào)查表、戶口簿、殘疾證、低保證等相關證明材料，并進行初步審核。2.對申請貧困資助的學生，要按照規(guī)定的程序進行評審，評審過程中形成的評審記錄、公示材料等也要一并收集。3.定期更新貧困學生信息檔案，及時掌握學生家庭經(jīng)濟狀況的變化情況，對已脫貧或不再符合資助條件的學生信息進行調(diào)整。（二）扶貧資助項目檔案1.收集各類扶貧資助項目的政策文件、實施方案、申請審批表、資金發(fā)放記錄等資料。2.對資助項目的實施情況進行跟蹤和記錄，包括受助學生的學習成績變化、綜合表現(xiàn)等，形成項目實施效果評估材料。3.保存與扶貧資助項目相關的會議紀要、工作匯報、總結材料等。（三）幫扶工作記錄檔案1.記錄學校領導、教師與貧困學生的結對幫扶情況，包括幫扶計劃、幫扶措施、幫扶記錄等。2.收集幫扶教師對貧困學生進行學業(yè)輔導、心理疏導、生活關懷等方面的工作記錄和相關資料。3.整理幫扶工作取得的成效和經(jīng)驗總結，以及貧困學生對幫扶工作的反饋意見。四、檔案整理（一）分類標準1.貧困學生信息類：按照年級、班級、學生姓名進行分類，每個學生的檔案單獨成冊。2.扶貧資助項目類：根據(jù)資助項目的類別進行分類，如助學金、獎學金、營養(yǎng)餐改善計劃等，每個項目的檔案單獨整理。3.幫扶工作記錄類：按照幫扶人員、幫扶對象進行分類，每個幫扶對子的檔案單獨裝訂。（二）整理要求1.對收集到的檔案資料進行分類梳理，剔除重復、無效的文件。2.按照檔案形成的時間順序進行排列，確保檔案的連貫性和系統(tǒng)性。3.對每份檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.編制檔案目錄，目錄應詳細列出檔案的類別、編號、名稱、日期等信息，方便查閱。（三）裝訂規(guī)范1.采用A4紙規(guī)格，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字。2.對于紙張較大的文件，應進行折疊，使其大小與A4紙一致。3.裝訂時應注意保護檔案資料的完整性，避免損壞文件內(nèi)容。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的檔案進行再次審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.將審核通過的檔案按照分類標準和編號順序，依次裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、年度、起止編號等信息。3.建立檔案歸檔清單，詳細記錄檔案的歸檔時間、類別、數(shù)量等信息，以便查詢和統(tǒng)計。（二）歸檔時間1.貧困學生信息檔案應在每學期開學后的一個月內(nèi)完成歸檔。2.扶貧資助項目檔案應在項目結束后的兩個月內(nèi)完成歸檔。3.幫扶工作記錄檔案應在每學期末進行集中歸檔。六、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案盒、防蟲藥品、滅火器、除濕機等。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行。（三）檔案保管期限1.貧困學生信息檔案應長期保管，直至學生畢業(yè)離校后滿五年。2.扶貧資助項目檔案應保管至項目結束后滿十年。3.幫扶工作記錄檔案應保管至幫扶工作結束后滿五年。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行處理，如檔案丟失、損壞、信息錯誤等，要采取相應的補救措施。3.對清查結果進行記錄和總結，形成檔案清查報告，上報學校扶貧工作領導小組。七、檔案利用（一）利用范圍1.為學校制定教育扶貧政策和工作計劃提供參考依據(jù)。2.為扶貧資助項目的評審、實施和監(jiān)督提供支持。3.為教師了解貧困學生情況，開展針對性的教育教學活動提供幫助。4.為上級主管部門和社會各界了解學校教育扶貧工作情況提供資料。（二）利用流程1.校內(nèi)各部門因工作需要查閱扶貧檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找相關檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。3.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認。4.校外單位或個人因特殊原因需要查閱扶貧檔案的，應按照學校相關規(guī)定辦理審批手續(xù)，并提供有效身份證明。檔案管理部門應在確保檔案安全和保密的前提下，按照規(guī)定提供查閱服務。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱扶貧檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)學校扶貧工作領導小組負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時處理。八、檔案保密（一）保密措施1.對涉及貧困學生個人隱私和敏感信息的檔案，嚴格限制查閱范圍，未經(jīng)授權不得泄露。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在非工作場所談論檔案內(nèi)容。3.對檔案管理設備和網(wǎng)絡系統(tǒng)采取必要的安全防護措施，防止檔案信息被非法獲取或篡改。（二）保密教育1.定期對檔案管理人員和扶貧工作人員進行保密教育，提高保密意識和防范能力。2.在檔案管理工作中，加強對保密法律法規(guī)和學校保密制度的宣傳，使全體工作人員了解保密要求和責任。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露事件，應立即采取措施進行調(diào)查和處理，及時挽回損失。2.對泄露檔案信息的責任人，按照學校相關規(guī)定給予嚴肅處理，情節(jié)嚴重的依法追究法律責任。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立小學扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，為教育扶貧工作提供更加便捷、高效的服務。（二）信息化管理內(nèi)容1.對扶貧檔案進行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.在電子檔案數(shù)據(jù)庫中建立完善的索引和檢索系統(tǒng)，方便快速查詢和利用檔案信息。3.利用信息化手段對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)進行管理和監(jiān)控，實現(xiàn)檔案管理工作的自動化和規(guī)范化。（三）信息化安全保障1.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案信息化