PAGE檔案管理制度機(jī)關(guān)團(tuán)委一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)團(tuán)委檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)團(tuán)委工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)團(tuán)委各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)團(tuán)委檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映機(jī)關(guān)團(tuán)委的工作活動和歷史面貌，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集機(jī)關(guān)團(tuán)委在各項(xiàng)工作中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、工作秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止失密、泄密事件發(fā)生。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門機(jī)關(guān)團(tuán)委設(shè)立檔案管理室，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。2.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)各部門檔案工作。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全。4.積極開發(fā)檔案信息資源，為機(jī)關(guān)團(tuán)委工作提供服務(wù)。5.嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級團(tuán)組織下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.機(jī)關(guān)團(tuán)委制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.機(jī)關(guān)團(tuán)委組織開展的各類活動的方案、通知、總結(jié)、照片、視頻等資料。4.機(jī)關(guān)團(tuán)委工作人員的人事檔案、考核材料、培訓(xùn)記錄等。5.機(jī)關(guān)團(tuán)委與其他單位的往來文件、信函、協(xié)議等。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)保持原件，如有特殊情況需要復(fù)制，應(yīng)注明復(fù)制日期和復(fù)制人，并加蓋部門印章。3.對收集的檔案材料要進(jìn)行初步審核，確保材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、團(tuán)務(wù)工作類、活動類、人事類、其他類等。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理歸檔，移交檔案管理室。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類準(zhǔn)確、編號清晰、裝訂整齊、編目規(guī)范。2.檔案管理室應(yīng)對歸檔的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的質(zhì)量。3.對不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時返回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案（1）機(jī)關(guān)團(tuán)委制定的重要規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)等。（2）機(jī)關(guān)團(tuán)委組織開展的重大活動的相關(guān)材料。（3）機(jī)關(guān)團(tuán)委與上級團(tuán)組織、其他單位簽訂的重要協(xié)議、合同等。（4）機(jī)關(guān)團(tuán)委工作人員的重要人事檔案材料。2.長期保管的檔案（1）機(jī)關(guān)團(tuán)委一般性的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)等。（2）機(jī)關(guān)團(tuán)委組織開展的一般性活動的相關(guān)材料。（3）機(jī)關(guān)團(tuán)委與其他單位的日常往來文件、信函等。（4）機(jī)關(guān)團(tuán)委工作人員的一般人事檔案材料。3.短期保管的檔案（1）機(jī)關(guān)團(tuán)委臨時性工作形成的文件材料。（2）機(jī)關(guān)團(tuán)委一般性的統(tǒng)計報表、簡報等。（3）機(jī)關(guān)團(tuán)委工作人員的短期培訓(xùn)記錄等。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用紙質(zhì)檔案盒存放，按照分類順序排列，存放在專門的檔案庫房內(nèi)。2.電子檔案采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，存儲在專門的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備中，并建立電子檔案目錄，便于查找和管理。3.聲像檔案采用光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，按照內(nèi)容分類整理，注明日期、地點(diǎn)、人物等信息，存放在專門的檔案庫房內(nèi)。（五）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案庫房應(yīng)建立嚴(yán)格的出入庫登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。4.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.服務(wù)機(jī)關(guān)團(tuán)委工作原則檔案利用工作應(yīng)緊密圍繞機(jī)關(guān)團(tuán)委的中心工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作參考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等提供有力支持。2.依法依規(guī)利用原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案利用工作的合法性、規(guī)范性。3.安全保密原則在檔案利用過程中，要嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱機(jī)關(guān)團(tuán)委工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理室查閱。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理室印章。（三）利用登記檔案管理室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。（四）歸還與注銷借閱的檔案應(yīng)按時歸還檔案管理室，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案完好無損。借閱手續(xù)辦理完畢后，應(yīng)及時注銷借閱登記。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期鑒定檔案管理室應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。3.鑒定依據(jù)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面、客觀的鑒定。（二）銷毀程序1.編制銷毀清冊對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.審批《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報機(jī)關(guān)團(tuán)委領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.銷毀記錄檔案管理室應(yīng)對檔案銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并存檔備查。七、檔案信息化管理在檔案信息化管理方面，我們應(yīng)積極推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高檔案管理的效率和水平。1.建立檔案數(shù)據(jù)庫將機(jī)關(guān)團(tuán)委的各類檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和管理。2.開發(fā)檔案管理系統(tǒng)利用信息技術(shù)開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。3.加強(qiáng)信息安全管理建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督機(jī)關(guān)團(tuán)委應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.外部監(jiān)督接受上級團(tuán)組織、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況檢查各部門是否嚴(yán)格按照檔案管理制度開展檔案工作，檔案管理人員是否履行職責(zé)。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管情況檢查檔案的收集是否齊全、整理是否規(guī)范、歸檔是否及時、保管是否安全。3.檔案利用情況檢查檔案利用手續(xù)是否完備，利用登記是否準(zhǔn)確，是否存在違規(guī)利用檔案的情況。4.檔案信息化管理情況檢查檔案信息化建設(shè)是否符合要求，檔案信息系統(tǒng)是否安全可靠，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確完整。