PAGE河北科研檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)河北科研檔案管理，確保科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研檔案在科技創(chuàng)新、科研管理和社會發(fā)展中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于河北省行政區(qū)域內(nèi)從事科研活動的各類企事業(yè)單位、科研機(jī)構(gòu)、高等院校等組織（以下統(tǒng)稱“科研單位”）的科研檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則科研檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導(dǎo)致的檔案缺失或管理混亂。2.真實(shí)性原則科研檔案應(yīng)如實(shí)反映科研活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則涵蓋科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題的各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的各類文件材料，包括科研計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、成果鑒定等，保證檔案的全面性。4.保密性原則對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的科研檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于科研人員和其他相關(guān)人員查閱和利用科研檔案，提高檔案的使用效率。二、管理體制與職責(zé)（一）管理體制科研單位應(yīng)建立健全科研檔案管理體制，明確檔案管理部門與科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在檔案管理工作中的職責(zé)分工，確保檔案管理工作與科研工作協(xié)調(diào)開展。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定和修訂科研檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)組織科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員按照規(guī)定收集、整理科研項(xiàng)目各階段形成的文件材料，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。3.檔案保管與維護(hù)建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、變質(zhì)等問題。4.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)科研檔案信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索利用。加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密等措施，防止檔案信息丟失或泄露。5.檔案利用服務(wù)為科研人員和其他相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，做好利用登記和跟蹤管理工作。根據(jù)利用需求，開展檔案編研工作，如編寫科研項(xiàng)目簡介、成果匯編等，為科研決策和管理提供參考依據(jù)。6.監(jiān)督與指導(dǎo)對科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保檔案管理要求落實(shí)到科研項(xiàng)目實(shí)施的全過程。定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員和科研人員的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（三）科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.檔案形成與積累負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目研究人員及時(shí)形成和積累科研項(xiàng)目各階段的文件材料，確保文件材料的真實(shí)完整，并按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理。2.檔案移交在科研項(xiàng)目結(jié)題后，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本項(xiàng)目的全部檔案材料移交至單位檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的審核和整理工作。3.檔案利用配合檔案管理部門做好科研檔案的查閱、借閱等利用服務(wù)工作，按照利用規(guī)定提供必要的協(xié)助和說明。三、科研檔案的收集與整理（一）收集范圍1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)階段包括項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件、任務(wù)書、開題報(bào)告等。2.科研項(xiàng)目研究階段涵蓋實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、調(diào)研資料、測試報(bào)告、數(shù)據(jù)處理結(jié)果、中期檢查報(bào)告等。3.科研項(xiàng)目結(jié)題階段有研究報(bào)告、論文、著作、專利申請文件、成果鑒定材料、結(jié)題驗(yàn)收文件等。4.科研項(xiàng)目管理過程中形成的其他文件材料如科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算與決算文件、科研合作協(xié)議、學(xué)術(shù)交流活動材料等。（二）收集要求1.及時(shí)性科研項(xiàng)目研究人員應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性，避免文件材料丟失或遺漏。2.完整性全面收集科研項(xiàng)目各階段形成的各類文件材料，不得遺漏重要信息，保證檔案能夠完整反映科研項(xiàng)目的全貌。3.準(zhǔn)確性收集的文件材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章等手續(xù)完備，嚴(yán)禁虛假材料進(jìn)入檔案。（三）整理方法1.分類按照科研項(xiàng)目的類別、學(xué)科領(lǐng)域、研究階段等進(jìn)行分類，如基礎(chǔ)研究項(xiàng)目、應(yīng)用研究項(xiàng)目、開發(fā)研究項(xiàng)目等，同一類別的項(xiàng)目再按照時(shí)間順序或項(xiàng)目編號進(jìn)行細(xì)分。2.編號為每份科研檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的識別和管理。編號可采用項(xiàng)目編號與檔案順序號相結(jié)合的方式，如“[項(xiàng)目編號][檔案順序號]”。3.編目編制科研檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，確保檔案信息清晰可查。同時(shí)，為每份檔案建立詳細(xì)的卷內(nèi)目錄，注明卷內(nèi)文件材料的題名、日期、頁號等，方便查閱。4.裝訂對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容相對獨(dú)立的檔案材料進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案的整齊牢固。對于不宜裝訂的檔案材料，如超大圖紙、電子文檔等，應(yīng)進(jìn)行特殊處理，如折疊、裝盒等，并在卷內(nèi)目錄中注明。四、科研檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.檔案庫房建設(shè)科研單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜等條件。庫房面積應(yīng)根據(jù)本單位科研檔案的數(shù)量和增長趨勢合理確定，滿足檔案存放的需求。2.庫房環(huán)境要求保持庫房溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間，定期對庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和調(diào)控。庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，確保檔案保存環(huán)境適宜。3.檔案裝具選擇選用符合檔案保管要求的裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找，同時(shí)應(yīng)具有一定的防火、防潮、防蟲性能。（二）保管期限1.永久保管對具有重要?dú)v史價(jià)值、科學(xué)價(jià)值或涉及國家重大利益的科研檔案，實(shí)行永久保管。如國家級科研項(xiàng)目檔案、重大科研成果檔案、涉及國家安全和機(jī)密的科研檔案等。2.長期保管對于在一定時(shí)期內(nèi)具有重要利用價(jià)值的科研檔案，保管期限為30年。如省部級科研項(xiàng)目檔案、一般性科研成果檔案等。3.短期保管對利用價(jià)值相對較低的科研檔案，保管期限為10年。如一般性科研項(xiàng)目過程中形成的階段性文件材料等。（三）保護(hù)措施1.防火檔案庫房應(yīng)安裝防火報(bào)警裝置和滅火設(shè)備，如滅火器、消火栓等。嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，對電氣設(shè)備進(jìn)行定期檢查，防止電氣火災(zāi)。2.防潮采取防潮措施，如在庫房地面鋪設(shè)防潮材料，對檔案裝具進(jìn)行防潮處理等。定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)受潮檔案及時(shí)進(jìn)行干燥處理，防止檔案霉變。3.防蟲在庫房內(nèi)放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，定期檢查檔案，發(fā)現(xiàn)蟲害及時(shí)采取措施進(jìn)行防治，避免檔案被蟲蛀損壞。4.防盜檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范措施。嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房，檔案管理人員離開庫房時(shí)應(yīng)確保門窗關(guān)閉，設(shè)備斷電。5.防磁對于電子檔案，應(yīng)采取防磁措施，如使用防磁存儲設(shè)備、遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場源等，防止電子檔案信息被磁化丟失。6.檔案修復(fù)定期對檔案進(jìn)行檢查和修復(fù)，對破損、褪色、字跡模糊等檔案進(jìn)行修復(fù)處理，恢復(fù)檔案原貌，延長檔案使用壽命。五、科研檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則1.合法合規(guī)原則科研檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本單位的檔案管理制度，確保利用行為合法合規(guī)。2.權(quán)限管理原則根據(jù)檔案的密級和利用需求，對不同人員設(shè)定不同的利用權(quán)限，嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍，防止檔案信息泄露。3.有償服務(wù)原則對于涉及檔案復(fù)制、翻譯等有償服務(wù)項(xiàng)目，應(yīng)按照規(guī)定收取相應(yīng)費(fèi)用，并開具合法票據(jù)。（二）利用方式1.查閱科研人員和其他相關(guān)人員因科研工作、項(xiàng)目管理、學(xué)術(shù)研究等需要查閱科研檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱因特殊情況需要借閱科研檔案的，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、涂改檔案內(nèi)容，按時(shí)歸還檔案。3.出具證明檔案管理部門可根據(jù)利用者的需求，為其出具科研檔案相關(guān)證明材料，如項(xiàng)目研究情況證明、成果歸屬證明等。出具的證明應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途和有效期限。（三）利用登記與跟蹤1.利用登記建立科研檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱、出具證明等利用行為進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱、編號、利用目的等信息。2.跟蹤管理檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)了解檔案的使用狀態(tài)和歸還情況。對于逾期未歸還的檔案，應(yīng)及時(shí)催還；對于在利用過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況的，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、科研檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立檔案數(shù)據(jù)庫將科研檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，建立涵蓋檔案目錄信息和全文信息的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲和共享利用。2.實(shí)現(xiàn)檔案檢索自動化開發(fā)檔案檢索系統(tǒng)，支持多種檢索方式，如按檔案編號、題名、責(zé)任者、日期等進(jìn)行檢索，提高檔案查找效率。3.推進(jìn)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化通過網(wǎng)絡(luò)平臺為科研人員和其他相關(guān)人員提供遠(yuǎn)程檔案查閱、借閱等服務(wù)，方便利用者隨時(shí)隨地獲取檔案信息。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化錄入按照檔案整理要求，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描或數(shù)據(jù)錄入，將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)。錄入過程中應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。2.數(shù)據(jù)掛接與存儲將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)與對應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，存儲到檔案數(shù)據(jù)庫中。檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檢索系統(tǒng)維護(hù)定期對檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，優(yōu)化檢索算法，提高檢索速度和準(zhǔn)確性。及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)庫中的信息，確保檔案信息與實(shí)際檔案保持一致。4.網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)與管理搭建檔案利用網(wǎng)絡(luò)平臺，設(shè)置用戶權(quán)限管理、檔案查詢、借閱申請、在線閱讀等功能模塊。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺的安全管理，采取身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等措施，保障檔案信息安全。（三）信息安全管理1.用戶認(rèn)證與授權(quán)建立用戶身份認(rèn)證機(jī)制，對登錄檔案信息化系統(tǒng)的用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，確保用戶身份合法。根據(jù)用戶的工作需要和權(quán)限級別，授予相應(yīng)的檔案利用權(quán)限，防止非法用戶訪問檔案信息。2.數(shù)據(jù)加密對檔案數(shù)據(jù)庫中的敏感信息進(jìn)行加密處理，采用加密算法將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為密文形式存儲，在傳輸過程中也進(jìn)行加密傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。3.安全審計(jì)與監(jiān)控建立安全審計(jì)系統(tǒng)，對檔案信息化系統(tǒng)的操作日志進(jìn)行記錄和審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常操作行為。設(shè)置網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)流量和系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和安全漏洞。4.應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制制定檔案信息化系統(tǒng)安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。一旦發(fā)生安全事故，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處理，最大限度減少損失，并及時(shí)向上級主管部門報(bào)告。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.檔案管理部門自查檔案管理部門應(yīng)定期對本單位科研檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管保護(hù)狀況、檔案利用服務(wù)效果等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。2.單位內(nèi)部審計(jì)單位內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對科研檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查檔案管理的合規(guī)性、經(jīng)費(fèi)使用的合理性等，對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.上級主管部門檢查上級主管部門應(yīng)不定期對所屬科研單位的科研檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度建設(shè)、檔案管理工作落實(shí)情況、檔案信息化建設(shè)等方面，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題責(zé)令限期整改，并將檢查結(jié)果納入對單位的績效考核內(nèi)容。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況檢查科研單位是否建立健全科研檔案管理制度，各項(xiàng)制度是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，制度的執(zhí)行是否嚴(yán)格有效。2.檔案收集與整理質(zhì)量查看科研項(xiàng)目檔案的收集是否齊全完整、及時(shí)準(zhǔn)確，整理是否規(guī)范有序，分類編號、編目等工作是否符合要求。3.檔案保管與保護(hù)狀況檢查檔案庫房的環(huán)境條件是否符合要求，檔案裝具是否完好，檔案保管期限劃分是否準(zhǔn)確，防火、防潮、防蟲、防盜等保護(hù)措施是否落實(shí)到位。4.檔案利用與服務(wù)情況了解檔案利用手續(xù)是否完備，利用登記是否詳細(xì)準(zhǔn)確，檔案利用服務(wù)是否滿足科研人員和其他相關(guān)人員的需求，是否存在違規(guī)利用檔案的情況。5.檔案信息化建設(shè)進(jìn)展檢查檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)情況，包括檔案數(shù)據(jù)庫的建立、檢索系統(tǒng)的運(yùn)行、網(wǎng)絡(luò)平臺的應(yīng)用等方面，是否達(dá)到信息化建設(shè)