PAGE死亡證明檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織死亡證明檔案的管理，確保檔案信息的安全與保密，維護(hù)相關(guān)人員的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及死亡證明檔案管理、使用、存儲(chǔ)等相關(guān)工作的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家關(guān)于檔案管理、保密等法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保制度的合法性與有效性。2.安全保密原則：采取有效措施，保障死亡證明檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。3.最小化使用原則：嚴(yán)格限定檔案信息的使用范圍，僅在必要的工作場(chǎng)景下，由經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員使用，確保信息使用的最小化。4.全程管控原則：對(duì)死亡證明檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、借閱、傳遞、銷毀等全過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格管理與監(jiān)控。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善死亡證明檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理死亡證明檔案，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)與考核，提高其業(yè)務(wù)水平和保密意識(shí)。4.定期對(duì)死亡證明檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理保密制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)死亡證明檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等日常管理工作。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、傳遞等手續(xù)，確保檔案使用的合規(guī)性。4.對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，保證檔案存儲(chǔ)的安全性。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得私自復(fù)制、傳播檔案信息。（三）使用部門及人員職責(zé)1.使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)與檔案管理部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，嚴(yán)格按照規(guī)定申請(qǐng)和使用死亡證明檔案。2.使用人員必須嚴(yán)格遵守檔案保密制度，在授權(quán)范圍內(nèi)使用檔案信息，不得超范圍使用或擅自擴(kuò)大傳播。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并確保檔案的完整性和保密性。4.如發(fā)現(xiàn)檔案信息存在問(wèn)題或可能影響保密安全的情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。三、檔案收集與整理（一）收集范圍死亡證明檔案主要包括各類死亡證明原件、相關(guān)證明材料、審批文件、調(diào)查記錄等與死亡事件相關(guān)的所有資料。（二）收集要求1.各相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將涉及的死亡證明檔案材料移交檔案管理部門，移交時(shí)需填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息。2.檔案管理人員對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通核實(shí)，并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。（三）整理規(guī)范1.按照檔案形成的時(shí)間、類別、來(lái)源等因素進(jìn)行分類整理，確保檔案分類清晰、便于查找。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標(biāo)識(shí)與管理。3.編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查詢檔案內(nèi)容。4.對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊與牢固，防止檔案散失或損壞。四、檔案存儲(chǔ)與安全防護(hù)（一）存儲(chǔ)場(chǎng)所要求1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案存儲(chǔ)的要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的人員活動(dòng)和檔案存儲(chǔ)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，監(jiān)控記錄應(yīng)保存一定期限。（二）存儲(chǔ)方式1.死亡證明檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序存放在檔案架上，便于查閱和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。電子檔案應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作。（三）安全防護(hù)措施1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的日常管理和安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，確保在發(fā)生安全事故時(shí)能夠及時(shí)采取有效的措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)。3.配備必要的消防器材、防盜設(shè)備等安全防護(hù)用品，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其性能良好、隨時(shí)可用。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。進(jìn)入庫(kù)房的人員應(yīng)進(jìn)行登記，注明進(jìn)入時(shí)間、目的等信息。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱死亡證明檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和檔案保密規(guī)定，確定是否批準(zhǔn)查閱申請(qǐng)。如批準(zhǔn)查閱，應(yīng)指定專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。查閱過(guò)程中，應(yīng)保持檔案的整潔與完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（二）借閱規(guī)定1.因特殊工作需要借閱死亡證明檔案的，必須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，明確借閱期限、借閱用途等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員提供檔案，并要求其出具借條，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大使用范圍。借閱期限屆滿，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案?jìng)鬟f與共享（一）傳遞規(guī)定1.因工作需要在公司/組織內(nèi)部傳遞死亡證明檔案的，應(yīng)填寫《檔案?jìng)鬟f申請(qǐng)表》，注明傳遞原因、傳遞對(duì)象、傳遞檔案內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案?jìng)鬟f應(yīng)通過(guò)專人進(jìn)行，傳遞人員應(yīng)確保檔案在傳遞過(guò)程中的安全與保密，不得擅自拆封、截留或泄露檔案信息。傳遞完成后，傳遞人員應(yīng)及時(shí)將《檔案?jìng)鬟f申請(qǐng)表》交回檔案管理部門備案。3.如需將檔案?jìng)鬟f至公司/組織外部，必須嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，辦理必要的審批手續(xù)，并采取安全可靠的傳遞方式，確保檔案信息的安全。（二）共享規(guī)定1.死亡證明檔案原則上不進(jìn)行共享。如因特殊工作需求確需共享檔案信息的，應(yīng)按照公司/組織內(nèi)部的信息共享流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.共享申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明共享的目的、共享對(duì)象、共享范圍、共享期限等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.在共享檔案信息時(shí)，應(yīng)采取加密、脫敏等技術(shù)手段，確保共享信息的安全性和保密性。共享完成后，應(yīng)及時(shí)收回共享信息，并對(duì)共享過(guò)程進(jìn)行記錄和備案。七、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案保密監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各相關(guān)部門的保密工作聯(lián)系人。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)定期對(duì)公司/組織的死亡證明檔案保密制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，鼓勵(lì)公司/組織內(nèi)部員工對(duì)違反檔案保密制度的行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行及時(shí)受理和調(diào)查處理，并對(duì)舉報(bào)人給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和保護(hù)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、借閱、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案管理人員的保密意識(shí)和工作紀(jì)律，是否存在擅自泄露檔案信息、違規(guī)操作檔案等行為。3.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防護(hù)措施是否到位，檔案存儲(chǔ)環(huán)境是否符合要求。4.檔案信息的使用情況，是否存在超范圍使用、擅自傳播檔案信息等問(wèn)題。（三）檢查頻率1.檔案保密監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)死亡證明檔案保密制度執(zhí)行情況進(jìn)行全面檢查，至少每季度進(jìn)行一次。2.針對(duì)重點(diǎn)部門、重點(diǎn)崗位和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)進(jìn)行不定期的專項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的違反檔案保密制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和糾正，并根據(jù)情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、警告、罰款等處理。2.如發(fā)現(xiàn)檔案信息存在安全隱患或可能導(dǎo)致信息泄露的情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行整改，確保檔案信息的安全。同時(shí)，對(duì)造成的損失進(jìn)行評(píng)估，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。3.對(duì)檔案保密制度執(zhí)行情況的檢查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行記錄和總結(jié)，針對(duì)存在的問(wèn)題，及時(shí)完善制度和工作流程，不斷提高檔案保密管理水平。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍死亡證明檔案在達(dá)到保管期限或因其他原因不再需要保存時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀范圍包括過(guò)期的檔案、已無(wú)保存價(jià)值的檔案、重復(fù)的檔案等。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)死亡證明檔案進(jìn)行清查，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》詳細(xì)說(shuō)明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)督人員和銷毀人員在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后