PAGE考評機(jī)構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)考評機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在考評工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本考評機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本考評機(jī)構(gòu)在開展各類考評活動過程中形成的所有檔案資料，包括但不限于考評計劃、考評方案、考評試卷、考生信息、考評記錄、成績統(tǒng)計、證書發(fā)放記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本考評機(jī)構(gòu)的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映考評工作的實(shí)際情況，確保檔案資料的完整性，不得遺漏、篡改或偽造檔案信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，確保檔案信息的安全性和保密性。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率，為考評工作提供有力支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本考評機(jī)構(gòu)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本考評機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，制定完善的檔案管理制度，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理本考評機(jī)構(gòu)在考評工作中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整。3.檔案保管建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全保管。對檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。4.檔案利用負(fù)責(zé)檔案的查詢、借閱和使用管理，按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。為考評工作提供檔案信息支持，協(xié)助相關(guān)部門查閱和利用檔案資料。5.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，提出檔案鑒定意見，對失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。6.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.培訓(xùn)與指導(dǎo)對本考評機(jī)構(gòu)各部門的檔案管理工作進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高全體員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.考評計劃與方案包括年度考評計劃、各類考評項(xiàng)目的具體實(shí)施方案、考評工作流程等。2.考生信息考生報名登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、資格證書等相關(guān)資料。3.考評試卷包括試卷命題、印制、封裝、運(yùn)輸、保管、評閱等過程中形成的各類資料。4.考評記錄考評現(xiàn)場記錄、評分表、考生違紀(jì)情況記錄等。5.成績統(tǒng)計與證書發(fā)放成績統(tǒng)計報表、證書發(fā)放記錄、證書存根等。6.其他相關(guān)資料與考評工作有關(guān)的會議記錄、文件、通知、函件等。（二）檔案收集要求1.及時收集各部門應(yīng)在考評工作結(jié)束后及時將相關(guān)檔案資料移交檔案管理部門，確保檔案資料的及時收集和歸檔。2.完整準(zhǔn)確移交的檔案資料應(yīng)齊全、完整，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)完備。3.規(guī)范整理檔案管理部門對收集到的檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法進(jìn)行整理，確保檔案資料的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（三）檔案整理方法1.分類根據(jù)檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類別，如考評計劃類、考生信息類、考評試卷類、考評記錄類、成績統(tǒng)計與證書發(fā)放類等。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查詢和管理。3.裝訂對零散的檔案資料進(jìn)行裝訂，確保檔案資料整齊、牢固，便于保管和查閱。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。四、檔案的保管（一）檔案保管設(shè)施與設(shè)備1.檔案庫房設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案裝具配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，用于存放檔案資料。檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，便于檔案的分類存放和查找。3.溫濕度控制設(shè)備安裝溫濕度控制設(shè)備，確保檔案庫房內(nèi)的溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。4.消防設(shè)備配備完善的消防設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)備的正常使用。5.安全監(jiān)控設(shè)備安裝安全監(jiān)控設(shè)備，對檔案庫房進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，防止檔案資料被盜、被破壞等情況的發(fā)生。（二）檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的實(shí)際價值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管凡是反映本考評機(jī)構(gòu)主要職能活動和歷史面貌的，對本考評機(jī)構(gòu)和國家具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管凡是在較長時間內(nèi)對本考評機(jī)構(gòu)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管凡是在較短時間內(nèi)對本考評機(jī)構(gòu)工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至l5年。（三）檔案保管要求1.分類存放按照檔案的分類編號順序，將檔案資料分類存放在檔案裝具中，便于查找和管理。2.定期盤點(diǎn)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。3.安全防護(hù)加強(qiáng)檔案庫房的安全防護(hù)措施，嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，確保檔案的安全保管。4.數(shù)字化備份對重要的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）檔案利用范圍1.內(nèi)部查閱本考評機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案資料的，可按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。2.外部查閱因工作需要，外單位查閱本考評機(jī)構(gòu)檔案資料的，須經(jīng)本考評機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。3.證明出具根據(jù)有關(guān)部門或單位的要求，為考生出具成績證明、證書證明等相關(guān)證明材料。（二）檔案利用程序1.申請查閱檔案資料的部門或個人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.審批檔案管理部門對《檔案查閱申請表》進(jìn)行審核，報本考評機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，檔案管理部門為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案資料，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。4.登記檔案管理部門對檔案查閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱人員姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容、檔案歸還時間等信息。5.歸還查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理部門對歸還的檔案進(jìn)行核對，確保檔案資料的完整無損。（三）檔案利用限制1.保密限制涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍和使用方式。2.使用限制檔案資料僅供查閱和參考，不得擅自復(fù)制、傳播、轉(zhuǎn)讓或用于其他非本考評機(jī)構(gòu)規(guī)定的用途。如需復(fù)制檔案資料，須經(jīng)本考評機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價值，按照國家有關(guān)規(guī)定和本考評機(jī)構(gòu)檔案管理制度，對檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。3.鑒定程序檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清查，將超過保管期限的檔案列出清單，提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。檔案鑒定工作小組對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）檔案銷毀1.銷毀審批經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，報本考評機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.銷毀實(shí)施檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清單，組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.銷毀記錄檔案管理部門對檔案銷毀情況進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，并將銷毀記錄歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢、統(tǒng)計和分析，為考評工作提供有力的信息支持。（二）檔案信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化錄入對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件進(jìn)行整理、分類、編號，錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)建立檔案管理信息系統(tǒng)，包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動化。3.數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）檔案信息化管理