PAGE重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生檔案制度一、總則（一）目的學(xué)生檔案制度是學(xué)校教育管理工作的重要組成部分，對(duì)于全面、客觀、公正地評(píng)價(jià)學(xué)生綜合素質(zhì)，為學(xué)生的升學(xué)、就業(yè)、成長(zhǎng)提供依據(jù)，促進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量提升具有重要意義。本制度旨在規(guī)范學(xué)生檔案的建立、管理和使用，確保學(xué)生檔案的真實(shí)性、完整性和保密性。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學(xué)生，包括全日制普通本?？粕?、研究生、留學(xué)生等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：學(xué)生檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)、品德表現(xiàn)、社會(huì)實(shí)踐等情況。2.完整性原則：學(xué)生檔案應(yīng)涵蓋學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全過(guò)程信息，確保檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案信息安全，未經(jīng)授權(quán)不得泄露學(xué)生檔案內(nèi)容。4.規(guī)范性原則：學(xué)生檔案的建立、管理和使用應(yīng)遵循國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定，確保檔案工作規(guī)范有序。二、學(xué)生檔案的內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫：準(zhǔn)確記錄學(xué)生的基本身份信息。2.政治面貌、家庭住址、聯(lián)系電話：反映學(xué)生的政治情況和家庭聯(lián)系方式。3.入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、專業(yè)、學(xué)歷層次：明確學(xué)生的在校學(xué)習(xí)經(jīng)歷。（二）學(xué)習(xí)成績(jī)1.課程成績(jī)：詳細(xì)記錄學(xué)生每學(xué)期所學(xué)課程名稱、成績(jī)、學(xué)分等信息。2.考試違紀(jì)記錄：如實(shí)記載學(xué)生考試違紀(jì)情況及相應(yīng)處理結(jié)果。3.重修、補(bǔ)考記錄：記錄學(xué)生重修、補(bǔ)考的課程及成績(jī)情況。（三）品德表現(xiàn)1.獎(jiǎng)懲情況：包括學(xué)生獲得的各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)和受到的紀(jì)律處分，如獎(jiǎng)學(xué)金、榮譽(yù)稱號(hào)、警告、記過(guò)等。2.社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄：記載學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐、志愿服務(wù)等活動(dòng)的情況及表現(xiàn)評(píng)價(jià)。3.師生評(píng)價(jià)：收集教師和同學(xué)對(duì)學(xué)生品德表現(xiàn)的評(píng)價(jià)意見(jiàn)。（四）學(xué)籍變動(dòng)情況1.休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)記錄：記錄學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)的原因及時(shí)間。2.學(xué)籍異動(dòng)審批材料：包括相關(guān)申請(qǐng)、審批文件等。（五）畢業(yè)信息1.畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）：收錄學(xué)生畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）題目、指導(dǎo)教師、成績(jī)等信息。2.畢業(yè)鑒定：對(duì)學(xué)生畢業(yè)時(shí)的綜合素質(zhì)進(jìn)行全面評(píng)價(jià)。3.學(xué)位授予情況：記錄學(xué)生是否獲得學(xué)位及學(xué)位類型。三、學(xué)生檔案的建立（一）檔案材料收集1.招生錄取材料：包括錄取通知書(shū)、考生檔案等。2.入學(xué)登記表：學(xué)生入學(xué)時(shí)填寫(xiě)的基本信息表格。3.成績(jī)單：每學(xué)期由任課教師提供的學(xué)生課程成績(jī)記錄。4.獎(jiǎng)懲材料：由學(xué)校相關(guān)部門頒發(fā)的獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)和處分決定文件。5.社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)材料：學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐、志愿服務(wù)等活動(dòng)的證明材料。6.學(xué)籍變動(dòng)材料：休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等申請(qǐng)及審批文件。7.畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）材料：包括開(kāi)題報(bào)告、中期檢查報(bào)告、論文（設(shè)計(jì)）終稿等。8.畢業(yè)鑒定材料：由班主任或?qū)熥珜?xiě)的畢業(yè)鑒定意見(jiàn)。（二）檔案整理與歸檔1.整理原則：按照檔案內(nèi)容的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保檔案材料齊全、完整、規(guī)范。2.分類編號(hào)：對(duì)整理好的檔案材料進(jìn)行分類，并賦予相應(yīng)的編號(hào)，便于查找和管理。3.裝訂成冊(cè)：將各類檔案材料裝訂成卷，每卷厚度適中，便于保存和查閱。4.建立電子檔案：同時(shí)建立學(xué)生檔案的電子版本，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，方便查詢和共享。（三）檔案審核與確認(rèn)1.審核流程：檔案整理完成后，由檔案管理人員進(jìn)行初步審核，確保檔案材料的真實(shí)性和完整性。審核通過(guò)后，提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行最終審核確認(rèn)。2.審核內(nèi)容：審核檔案材料是否齊全、準(zhǔn)確，簽字蓋章是否完備，是否符合檔案管理規(guī)定。3.問(wèn)題處理：對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)與相關(guān)部門或?qū)W生本人溝通，要求補(bǔ)充或更正檔案材料。四、學(xué)生檔案的管理（一）檔案保管1.保管場(chǎng)所：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜設(shè)施等，確保檔案安全存放。2.保管期限：學(xué)生檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為永久保存，但對(duì)于已畢業(yè)超過(guò)一定年限的學(xué)生檔案，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)處理。3.定期檢查：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否完好無(wú)損，有無(wú)霉變、蟲(chóng)蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（二）檔案借閱1.借閱權(quán)限：嚴(yán)格限定檔案借閱范圍，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能借閱學(xué)生檔案。一般情況下，學(xué)生本人、學(xué)校內(nèi)部相關(guān)部門工作人員因工作需要可借閱檔案，校外單位或個(gè)人借閱需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱手續(xù)：借閱檔案時(shí)，借閱人需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱登記手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.歸還檔案：借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。（三）檔案轉(zhuǎn)遞1.轉(zhuǎn)遞原因：學(xué)生畢業(yè)、升學(xué)、就業(yè)等需要轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，按照相關(guān)規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.轉(zhuǎn)遞方式：檔案轉(zhuǎn)遞一般通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，確保檔案安全、準(zhǔn)確送達(dá)。3.轉(zhuǎn)遞手續(xù)：檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，檔案管理人員應(yīng)填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)遞通知單，密封檔案，并在檔案封口處加蓋騎縫章。同時(shí)，將檔案轉(zhuǎn)遞通知單的回執(zhí)及時(shí)寄回或交予接收單位。（四）檔案信息化管理1.系統(tǒng)建設(shè)：建立完善的學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。2.數(shù)據(jù)維護(hù)：定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.安全保障：加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。五、學(xué)生檔案的使用（一）升學(xué)使用1.高校招生：高校在招生錄取時(shí)，可查閱學(xué)生檔案，了解學(xué)生的綜合素質(zhì)和學(xué)習(xí)情況，作為錄取參考依據(jù)。2.研究生復(fù)試：研究生招生單位在復(fù)試時(shí)，可要求考生提供檔案，對(duì)考生的本科學(xué)習(xí)情況進(jìn)行審核。（二）就業(yè)使用1.用人單位查詢：用人單位在招聘畢業(yè)生時(shí)，可通過(guò)學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心或檔案管理部門查詢學(xué)生檔案，了解學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)實(shí)踐等信息，作為錄用參考。2.人事檔案轉(zhuǎn)接：畢業(yè)生就業(yè)后，其檔案將按照規(guī)定轉(zhuǎn)接到用人單位或人才交流中心，作為人事檔案的重要組成部分。（三）其他使用1.學(xué)校內(nèi)部管理：學(xué)校在進(jìn)行學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)、評(píng)優(yōu)評(píng)先、推薦入黨等工作時(shí)，可查閱學(xué)生檔案，為相關(guān)決策提供依據(jù)。2.社會(huì)調(diào)查：在進(jìn)行教育教學(xué)研究、社會(huì)調(diào)查等活動(dòng)時(shí)，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，可查閱學(xué)生檔案中的相關(guān)信息，但應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。六、學(xué)生檔案的保密與安全（一）保密制度1.保密責(zé)任：明確檔案管理人員及相關(guān)工作人員的保密責(zé)任，簽訂保密協(xié)議，確保檔案信息安全。2.保密措施：對(duì)檔案庫(kù)房、檔案信息化管理系統(tǒng)等采取必要的保密措施，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案管理場(chǎng)所。嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所談?wù)摗鞑W(xué)生檔案信息。3.違規(guī)處理：對(duì)于違反保密制度，泄露學(xué)生檔案信息的人員，將依法依規(guī)追究其責(zé)任。（二）安全管理1.安全設(shè)施建設(shè)：加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全設(shè)施建設(shè)，配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備。2.應(yīng)急預(yù)案制定：制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案安全。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：學(xué)校建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)學(xué)生檔案制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.外部監(jiān)督：接受教育行政部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時(shí)處理反饋意見(jiàn)。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查學(xué)生檔案制度的各項(xiàng)規(guī)定是否得到有效執(zhí)行，檔案管理工作是否規(guī)范有序。2.檔案質(zhì)量：檢查學(xué)生檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，檔案整理是否符合要求。3.安全保密：檢查檔案保管場(chǎng)所的安全設(shè)施是否完善，檔案信息是否存在泄露風(fēng)險(xiǎn)。