PAGE實(shí)體檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織實(shí)體檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)實(shí)體檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則實(shí)體檔案由公司/組織檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，各部門(mén)應(yīng)積極配合檔案管理部門(mén)做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，不得分散保存。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的工作活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案信息的可靠性。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.系統(tǒng)性原則按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)和排列，保持檔案之間的系統(tǒng)性和連貫性。5.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門(mén)職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置及人員配備公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)實(shí)體檔案的日常管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉公司/組織業(yè)務(wù)，經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)后上崗。（二）主要職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和修訂實(shí)體檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案的收集與整理指導(dǎo)和督促各部門(mén)及時(shí)收集、整理本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，使其符合檔案管理要求。3.檔案的保管負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)和管理，提供安全、適宜的檔案保管環(huán)境，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。4.檔案的利用服務(wù)建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。根據(jù)公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及外部單位的合理需求，及時(shí)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。5.檔案的鑒定與銷(xiāo)毀定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。6.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理工作，將實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對(duì)各部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開(kāi)展檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高公司/組織整體檔案管理水平。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成部門(mén)及人員職責(zé)1.公司/組織各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)工作活動(dòng)中各類(lèi)檔案的形成、積累和整理工作，指定專(zhuān)人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常收集、整理和初步保管工作。2.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)熟悉本部門(mén)業(yè)務(wù)流程，了解檔案管理要求，及時(shí)將本部門(mén)在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料收集齊全，進(jìn)行分類(lèi)整理，并定期移交至公司/組織檔案管理部門(mén)。（二）檔案收集范圍1.行政管理類(lèi)檔案包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件；公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)；各類(lèi)行政事務(wù)處理文件、通知、報(bào)告等。2.黨群工作類(lèi)檔案黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件、記錄、活動(dòng)資料等。3.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)檔案市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、物資采購(gòu)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、質(zhì)量管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)文件、合同、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。4.項(xiàng)目建設(shè)類(lèi)檔案項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的文件、圖紙、技術(shù)資料、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。5.科研技術(shù)類(lèi)檔案科研項(xiàng)目申報(bào)、研究過(guò)程、成果鑒定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的文件、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、論文著作等。6.聲像檔案公司/組織重大活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等方面形成的照片、錄音、錄像等資料。7.實(shí)物檔案公司/組織獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、印章、題詞等具有保存價(jià)值的實(shí)物。（三）檔案收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)、全面地收集本部門(mén)工作中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案材料，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。3.對(duì)收集到的零散文件材料，應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)整理，按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和順序進(jìn)行排列，便于后續(xù)的歸檔工作。4.各部門(mén)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交至公司/組織檔案管理部門(mén)。如有特殊情況需要延期移交，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)說(shuō)明原因。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法根據(jù)公司/組織檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限的分類(lèi)方法進(jìn)行整理。1.年度分類(lèi)將檔案按其形成年度進(jìn)行劃分，不同年度的檔案分別整理。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)在每個(gè)年度內(nèi)，按照公司/組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置或問(wèn)題性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)。例如，行政管理類(lèi)檔案可按辦公室、人事部、財(cái)務(wù)部等機(jī)構(gòu)分類(lèi)；經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)檔案可按市場(chǎng)部、銷(xiāo)售部、采購(gòu)部等機(jī)構(gòu)分類(lèi)，也可按市場(chǎng)調(diào)研、銷(xiāo)售管理、采購(gòu)合同等問(wèn)題分類(lèi)。3.保管期限分類(lèi)根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、長(zhǎng)期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年）三種保管期限。（三）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼保管期限代碼件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。1.全宗號(hào)由公司/組織檔案管理部門(mén)統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識(shí)公司/組織檔案全宗。2.年度采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。3.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼根據(jù)公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或問(wèn)題性質(zhì)，編制相應(yīng)的代碼，如“01”代表辦公室，“02”代表人事部等。4.保管期限代碼“Y”代表永久，“C”代表長(zhǎng)期，“D”代表短期。5.件號(hào)按檔案整理順序依次編寫(xiě)，每件檔案編一個(gè)唯一的件號(hào)。（四）編目要求1.編制歸檔文件目錄對(duì)每份檔案編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包含檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。檔號(hào)應(yīng)與檔案編號(hào)一致，文號(hào)填寫(xiě)文件的發(fā)文字號(hào)，責(zé)任者填寫(xiě)文件的制發(fā)單位或個(gè)人，題名填寫(xiě)文件的標(biāo)題，日期填寫(xiě)文件的形成日期，頁(yè)數(shù)填寫(xiě)文件的實(shí)際頁(yè)數(shù)，備注填寫(xiě)需要說(shuō)明的事項(xiàng)。2.編制卷內(nèi)目錄對(duì)于裝訂成冊(cè)的案卷，應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包含順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。順序號(hào)按卷內(nèi)文件排列順序編寫(xiě)，其他項(xiàng)目與歸檔文件目錄填寫(xiě)要求一致。3.編制案卷目錄根據(jù)整理好的案卷，編制案卷目錄，案卷目錄應(yīng)包含案卷號(hào)、題名、年度、保管期限（起止時(shí)間）、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。案卷號(hào)按整理順序編寫(xiě)，題名應(yīng)準(zhǔn)確概括案卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容，年度填寫(xiě)案卷形成年度，保管期限填寫(xiě)起止時(shí)間，件數(shù)填寫(xiě)案卷內(nèi)文件的數(shù)量，頁(yè)數(shù)填寫(xiě)案卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)，備注填寫(xiě)需要說(shuō)明的事項(xiàng)。（五）裝訂要求1.歸檔文件應(yīng)按件裝訂，裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。2.采用線裝或縫紉機(jī)軋邊等方式裝訂，確保文件整齊、牢固，便于翻閱和保管。3.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，如安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品投放裝置、防盜門(mén)窗、遮光窗簾、空氣過(guò)濾設(shè)備等。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，檔案架、檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序存放，不同年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限的檔案分別存放，便于管理和查找。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用豎放的方式，避免檔案紙張受壓變形。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、人事任免文件等。2.長(zhǎng)期保管對(duì)公司/組織在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為[具體年限]年。如一般性的工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、業(yè)務(wù)文件等。3.短期保管對(duì)公司/組織在較短時(shí)間內(nèi)具有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為[具體年限]年。如臨時(shí)性的通知、便函、一般業(yè)務(wù)報(bào)表等。（四）檔案定期檢查與清點(diǎn)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[具體次數(shù)]次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、安全防護(hù)等情況。2.在檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、消毒、驅(qū)蟲(chóng)等措施進(jìn)行處理。3.同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息，確保檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)查明原因，報(bào)告上級(jí)主管部門(mén)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱檔案的，可在檔案管理部門(mén)辦理相關(guān)手續(xù)后進(jìn)行利用。2.外部單位因工作需要查閱、借閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織相關(guān)制度，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案時(shí)，可在檔案管理部門(mén)指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并進(jìn)行登記。2.借閱借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)后，向借閱人員發(fā)放檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、亂畫(huà)、污損，按時(shí)歸還檔案。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記與跟蹤管理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門(mén)、查閱（借閱）檔案名稱(chēng)、數(shù)量、用途、歸還日期等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤檢查，督促借閱人員按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)借閱人員有違反檔案管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織與職責(zé)1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限，提出檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面綜合考慮檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)于反映公司/組織主要職能活動(dòng)、歷史面貌、重大事件、重要決策等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，可列為長(zhǎng)期保管。4.對(duì)于在較短時(shí)間內(nèi)已無(wú)參考價(jià)值的檔案，可列為短期保管。5.對(duì)于已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，將已過(guò)保管期限的檔案集中整理，列出清單，提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定工作小組對(duì)提交鑒定的檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀意見(jiàn)。3.對(duì)于擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包含檔案的檔號(hào)、題名、