PAGE學(xué)生資助工作檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)生資助工作檔案管理，確保學(xué)生資助工作相關(guān)資料的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和安全，提高資助工作的質(zhì)量和效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校學(xué)生資助工作中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于資助申請、審核、審批、發(fā)放、監(jiān)督等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、記錄、報(bào)表等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生資助工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理資助工作各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，確保檔案資料的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的分類、編號(hào)、裝訂、保管等操作，保證檔案管理的規(guī)范性。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私和資助信息安全，防止檔案資料泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）學(xué)校資助管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)生資助工作檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各學(xué)院（系）學(xué)生資助工作檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.集中保管學(xué)校層面的學(xué)生資助工作檔案，包括重要文件、報(bào)表、總結(jié)等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、評(píng)估和統(tǒng)計(jì)分析，確保檔案管理工作的有效開展。（二）學(xué)院（系）職責(zé)1.負(fù)責(zé)本學(xué)院（系）學(xué)生資助工作檔案的日常收集、整理和保管工作。2.按照學(xué)校要求，及時(shí)將資助相關(guān)材料報(bào)送學(xué)校資助管理部門歸檔。3.建立健全本學(xué)院（系）學(xué)生資助工作檔案的查閱、借閱登記制度，確保檔案的安全使用。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等具體工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。3.做好檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，及時(shí)登記和歸還檔案。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.資助政策文件類：包括國家和地方有關(guān)學(xué)生資助的法律法規(guī)、政策文件、學(xué)校制定的相關(guān)實(shí)施辦法等。2.資助申請材料類：學(xué)生提交的各類資助申請表格、證明材料、家庭經(jīng)濟(jì)情況調(diào)查表等。3.資助審核審批材料類：各級(jí)審核審批意見、公示材料、會(huì)議記錄等。4.資助資金發(fā)放類：發(fā)放憑證、銀行對(duì)賬單、受助學(xué)生領(lǐng)取記錄等。5.資助工作臺(tái)賬類：學(xué)生資助工作年度臺(tái)賬、學(xué)期臺(tái)賬等，記錄資助工作的各項(xiàng)數(shù)據(jù)和情況。6.資助工作宣傳與活動(dòng)類：宣傳資料、活動(dòng)方案、照片、視頻等。7.其他類：與學(xué)生資助工作相關(guān)的其他文件、材料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用年度流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)，如“20XXXXXXXX”。其中，“20XX”表示年份，“XX”表示檔案類別代碼（按照上述分類順序依次編號(hào)為0107），“XXXX”表示該類別檔案的流水號(hào)。2.例如，2023年第3類（資助審核審批材料類）的第5份檔案編號(hào)為“2023030005”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門和崗位應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)收集本環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類檔案資料，并確保資料的真實(shí)性和完整性。2.對(duì)于紙質(zhì)材料，應(yīng)收集原件；如無法提供原件，需提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并確保文件的可讀性和可追溯性。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，如有缺頁、破損等情況，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或修復(fù)。3.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋或檔案盒進(jìn)行裝訂。4.在檔案資料上加蓋頁碼章，編寫頁碼，確保頁碼連續(xù)、準(zhǔn)確。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的檔案資料應(yīng)定期歸檔，一般每學(xué)期末進(jìn)行一次集中歸檔。2.按照編號(hào)順序?qū)n案資料裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背上注明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁數(shù)等內(nèi)容，以便于查找和管理。（二）保管要求1.設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保檔案的安全存放。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。如檔案出現(xiàn)損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期更新，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《學(xué)生資助工作檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案保管部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的查閱范圍，在指定地點(diǎn)提供檔案查閱服務(wù)，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)制內(nèi)容和數(shù)量。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《學(xué)生資助工作檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)學(xué)校資助管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密責(zé)任書，明確保密責(zé)任。2.嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱范圍，對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私和敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。3.在檔案管理過程中，采用加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等技術(shù)手段，確保電子檔案的安全。4.對(duì)檔案查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備查詢和審計(jì)。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，制定安全應(yīng)急預(yù)案，確保檔案在保管、查閱、借閱等過程中的安全。2.加強(qiáng)檔案保管場所的安全防范措施，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，定期進(jìn)行安全檢查和維護(hù)。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。八、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.學(xué)生資助工作檔案的數(shù)量、類別、年度分布等情況。2.各類資助項(xiàng)目的申請人數(shù)、資助人數(shù)、資助金額等數(shù)據(jù)。3.受助學(xué)生的基本情況，如年級(jí)、專業(yè)、家庭經(jīng)濟(jì)狀況等。4.檔案查閱、借閱的次數(shù)、人員等信息。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，按照規(guī)定的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)進(jìn)行數(shù)據(jù)收集和整理。2.利用檔案管理系統(tǒng)或電子表格等工具，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）分析要求1.通過對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，總結(jié)學(xué)生資助工作的規(guī)律和特點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足。2.為學(xué)校制定資助政策、調(diào)整資助策略、改進(jìn)資助工作提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。3.撰寫檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，定期向上級(jí)主管部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)學(xué)生資助工作檔案管理情況。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案資料已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的。2.因保管不善等原因?qū)е聶n案損壞、變質(zhì)，無法修復(fù)且無利用價(jià)值的。3.法律法規(guī)規(guī)定需要銷毀的其他檔案資料。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫《學(xué)生資助工作檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)學(xué)校資助管理部門負(fù)責(zé)