PAGE城市社區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強城市社區(qū)檔案管理，確保社區(qū)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設、管理和服務中的作用，依據國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本城市社區(qū)內各類組織和個人形成的，具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社區(qū)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免檔案分散保存導致的管理混亂和信息丟失。2.真實準確原則檔案內容必須真實反映社區(qū)各項工作的實際情況，確保檔案信息的準確性，為社區(qū)決策、管理和服務提供可靠依據。3.便于利用原則檔案管理應便于社區(qū)工作人員、居民及相關部門查閱和利用，提高檔案的使用效率，充分發(fā)揮檔案的價值。4.安全保密原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護社區(qū)的合法權益和社會穩(wěn)定。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組成立以社區(qū)黨委書記為組長，社區(qū)居委會主任、副書記為副組長，各部門負責人為成員的檔案管理領導小組。其職責為：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定社區(qū)檔案管理工作的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。2.對社區(qū)檔案管理工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調指導和監(jiān)督檢查，解決檔案管理工作中的重大問題。3.定期審議檔案管理工作情況報告，決定檔案管理工作中的重要事項，保障檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理部門設立社區(qū)檔案管理辦公室，配備專職檔案管理人員，負責社區(qū)檔案的日常管理工作。其職責為：1.貫徹執(zhí)行檔案管理領導小組的決策和部署，落實檔案管理工作的各項規(guī)章制度。2.負責接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用社區(qū)各類檔案，確保檔案的完整、準確和安全。3.對社區(qū)各部門形成的文件材料進行定期檢查和指導，督促其做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。4.開展檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。5.組織檔案管理人員參加業(yè)務培訓，提高檔案管理隊伍的業(yè)務素質。（三）各部門職責社區(qū)內各部門負責本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，并指定專人負責與檔案管理部門的溝通協(xié)調，確保本部門檔案及時、準確地移交檔案管理部門。具體職責為：1.建立健全本部門文件材料的收集、整理、保管制度，明確專人負責文件材料的日常管理工作。2.按照檔案管理的要求，及時將本部門在工作中形成的具有保存價值的文件材料進行分類整理，定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群工作類包括社區(qū)黨組織建設、黨員管理、思想政治工作、精神文明建設等方面形成的文件材料。2.社區(qū)建設類涵蓋社區(qū)規(guī)劃、基礎設施建設、環(huán)境衛(wèi)生、綠化美化、物業(yè)管理等方面的文件材料。3.社區(qū)管理類涉及社區(qū)組織架構、人員管理、社區(qū)治安、綜合治理、安全生產等方面的文件材料。4.社區(qū)服務類包含社區(qū)服務設施建設、社區(qū)服務項目開展、社區(qū)救助、社會保障、醫(yī)療衛(wèi)生服務等方面的文件材料。5.居民工作類涉及居民基本信息、居民自治、居民活動、居民意見建議等方面的文件材料。6.其他類包括社區(qū)獲得的各類榮譽、與外部單位的往來文件、社區(qū)大事記等其他具有保存價值的文件材料。（二）歸檔要求1.歸檔文件應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.文件材料應按照形成時間順序或重要程度進行分類整理，同一事由的文件應集中在一起。3.歸檔文件應采用統(tǒng)一的紙張規(guī)格和裝訂方式，確保整齊美觀，便于保管和查閱。4.電子文件應按照相關標準進行整理和存儲，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）歸檔時間1.各部門應在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢，并移交檔案管理部門。2.對于重大活動、重點項目等形成的文件材料，應在活動結束或項目完成后及時整理歸檔。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法采用年度機構（問題）保管期限分類法。1.年度將檔案按照形成年度進行劃分，不同年度的檔案分別整理。2.機構（問題）按照社區(qū)內各部門或問題類別對檔案進行二級分類。如黨群工作、社區(qū)建設、社區(qū)管理等。3.保管期限根據檔案的保存價值，將檔案劃分為永久、長期和短期三種保管期限。永久保管的檔案：凡是反映社區(qū)主要職能活動和歷史面貌的，對社區(qū)工作、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案。長期保管的檔案：在較長時間內對社區(qū)工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案：在較短時間內對社區(qū)工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為1年至15年。（三）編號與編目1.檔案整理完成后，應按照分類方案進行編號，確保每份檔案都有唯一的編號。編號應科學合理，便于記憶和查找。2.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目，以便于查閱和檢索。同時，應建立電子目錄，實現檔案目錄的信息化管理。五、檔案的保管與保護（一）保管場所設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。（二）保管設備配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等，確保檔案的妥善保管。定期對保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。（三）檔案保護措施1.對紙質檔案應定期進行清點、核對，發(fā)現問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。2.對電子檔案應定期進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放。同時，應定期對電子檔案進行檢測和維護，確保電子檔案的可讀性和可用性。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案在利用過程中受到損壞或丟失。對歸還的檔案應進行認真檢查，如有問題及時處理。六、檔案的利用與服務（一）利用范圍社區(qū)檔案主要為社區(qū)工作人員、居民、上級主管部門及其他相關單位提供利用服務。利用范圍包括查閱、借閱、出具證明等。（二）利用手續(xù)1.社區(qū)工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.居民查閱本人相關檔案的，應持有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，經檔案管理部門負責人批準后查閱。查閱涉及他人隱私的檔案，應征得相關人員同意，并嚴格遵守保密規(guī)定。3.上級主管部門及其他相關單位查閱社區(qū)檔案的，應出具單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經檔案管理部門負責人批準后查閱。查閱重要檔案或涉及較多檔案的，應提前與檔案管理部門預約。（三）利用方式1.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱檔案應填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱期限、歸還日期等信息。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需要延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。3.檔案管理部門根據利用者的需求，可為其出具檔案證明。出具檔案證明應嚴格按照檔案內容如實填寫，加蓋檔案管理部門印章，并注明用途和有效期。（四）服務措施1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細記錄，以便統(tǒng)計分析和跟蹤管理。2.加強檔案信息化建設，建立檔案信息數據庫，實現檔案信息的快速檢索和共享利用。通過社區(qū)網站、微信公眾號等平臺，為居民提供檔案信息查詢服務，方便居民了解社區(qū)檔案情況。3.定期開展檔案利用效果反饋工作，收集利用者對檔案服務的意見和建議，不斷改進檔案管理工作，提高檔案服務質量。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標準根據檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，經鑒定小組審核后，予以銷毀。鑒定標準如下：1.永久保管的檔案：在保管期限內具有重要歷史價值、憑證作用或對社區(qū)工作有重大影響的檔案，應繼續(xù)保存。2.長期保管的檔案：保管期限屆滿后，經鑒定仍有一定利用價值的檔案，可適當延長保管期限；已無利用價值的檔案，予以銷毀。3.短期保管的檔案：保管期限屆滿后，經鑒定確無利用價值的檔案，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，填寫《檔案銷毀鑒定表》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.將《檔案銷毀鑒定表》報檔案管理領導小組審