PAGE市檔案館檔案管理制度一、總則（一）目的為加強市檔案館檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在城市建設(shè)、社會發(fā)展和歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市檔案館及其工作人員，以及利用市檔案館檔案的單位和個人。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則市檔案館對全市各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案的形成、收集、整理、保管和利用等各個環(huán)節(jié)，都必須保證檔案內(nèi)容的真實可靠。3.完整性原則全面收集和保存反映本市政治、經(jīng)濟、文化、社會等各方面活動的檔案資料，保證檔案的完整性。4.安全性原則采取有效措施，確保檔案實體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.服務(wù)性原則以服務(wù)社會為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案查閱和利用服務(wù)。二、檔案的收集與征集（一）收集范圍1.本市各級黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位形成的具有保存價值的各類檔案。2.涉及本市重大事件、重要活動、重點項目等形成的檔案。3.反映本市歷史文化、風土人情、民俗傳統(tǒng)等方面的檔案。4.本市著名人物、知名企業(yè)等形成的具有代表性的檔案。5.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本館要求，定期向市檔案館移交檔案。移交檔案時，應(yīng)編制檔案移交目錄，一式兩份，雙方簽字確認。2.對散存在社會上的具有重要價值的檔案資料，市檔案館應(yīng)通過征集、購買、捐贈等方式進行收集。征集檔案時，應(yīng)與捐贈者簽訂協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.收集檔案時，應(yīng)注意檔案的完整性和準確性，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時與移交單位或捐贈者溝通，要求其補充或更正。（三）征集程序1.制定征集計劃根據(jù)本市檔案資源建設(shè)的需要，制定檔案征集計劃，明確征集的范圍、重點和方式等。2.發(fā)布征集公告通過報紙、網(wǎng)站、檔案館公告欄等渠道發(fā)布征集公告，向社會廣泛宣傳檔案征集的意義、范圍和要求等。3.受理征集申請對社會各界提交的征集申請進行受理，對符合要求的申請進行登記，并告知申請人征集工作的進展情況。4.開展征集工作按照征集計劃和公告要求，組織人員開展征集工作。對征集到的檔案資料進行整理、鑒定和編目等工作。5.辦理交接手續(xù)對征集到的檔案資料，經(jīng)整理、鑒定后，辦理交接手續(xù)，將檔案資料正式納入市檔案館館藏。三、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，按照一定的標準進行分類。本市檔案分類一般采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法。2.編號對每一類檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括全宗號、目錄號、案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。（三）整理要求1.整理檔案時，應(yīng)認真核對檔案材料的完整性和準確性，對破損、褪色、字跡模糊等檔案材料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。2.整理檔案應(yīng)使用符合國家標準的檔案裝具和用品，確保檔案的安全保管。3.整理檔案過程中形成的各種文件材料，如檔案移交目錄、整理工作記錄等，應(yīng)及時歸檔保存。四、檔案的鑒定（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史、現(xiàn)實和未來價值，結(jié)合本市檔案資源建設(shè)的需要，科學合理地確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由館內(nèi)業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成。鑒定小組負責對檔案的保管期限進行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷其價值和保管期限。2.分析比較法對同類檔案進行分析比較，根據(jù)其形成規(guī)律、重要程度等，確定保管期限。3.效益評估法考慮檔案的利用效益，對那些利用頻率高、利用價值大的檔案，適當延長保管期限。（四）鑒定標準1.永久保管的檔案反映本市重大歷史事件、重要政策法規(guī)、重要人物事跡等具有長遠歷史價值和現(xiàn)實意義的檔案。2.長期保管的檔案在較長時間內(nèi)對本市工作、生產(chǎn)、生活等具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對本市工作、生產(chǎn)、生活等具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年至15年。（五）鑒定程序1.初步篩選各部門對保管期滿的檔案進行初步篩選，提出擬銷毀檔案清單。2.鑒定審查檔案鑒定小組對擬銷毀檔案清單進行審查，逐件鑒定檔案的價值和保管期限。對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.審批公示鑒定意見經(jīng)館領(lǐng)導審批后，在館內(nèi)進行公示，公示期為[X]個工作日。公示無異議后，方可進行銷毀。五、檔案保管（一）保管場所市檔案館應(yīng)具備專門的檔案保管場所，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的標準和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。（二）保管設(shè)備1.檔案裝具應(yīng)使用符合國家標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案的安全存放。2.溫濕度調(diào)控設(shè)備安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備，將檔案庫房的溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.消防設(shè)備配備必要的消防設(shè)備，如滅火器、消防栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進行檢查和維護。4.防盜設(shè)備安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等，確保檔案庫房的安全。5.防蟲防鼠設(shè)備放置防蟲藥品、防鼠器材等，防止檔案受到蟲蛀和鼠害。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色、字跡模糊等檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管狀況等信息。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。定期對電子檔案進行檢測和維護，確保電子檔案的安全可靠。六、檔案利用（一）利用范圍1.本市各級黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位因工作需要查閱檔案。2.公民、法人和其他組織因個人學習、研究、工作等需要查閱檔案。3.國內(nèi)外有關(guān)單位和個人因?qū)W術(shù)研究、文化交流等需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱利用者可到市檔案館查閱檔案，查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.借閱對確需借出館外使用的檔案，經(jīng)館領(lǐng)導批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用者可根據(jù)需要復(fù)制檔案資料，復(fù)制時應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合國家標準的復(fù)制設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量。（三）利用要求1.利用者應(yīng)遵守市檔案館的各項規(guī)章制度，愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。2.查閱、借閱檔案時，應(yīng)在指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出館外。如需帶出館外的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)館內(nèi)工作人員審核，加蓋市檔案館印章后方可有效。4.利用者歸還檔案時，應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告。（四）利用登記對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、利用方式等信息。利用登記應(yīng)建立紙質(zhì)和電子檔案，以便查詢和統(tǒng)計。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化加工1.制定數(shù)字化加工方案根據(jù)檔案的實際情況，制定數(shù)字化加工方案，明確數(shù)字化加工的范圍、標準、流程等。2.掃描錄入對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家標準要求。掃描后的圖像應(yīng)進行圖像處理，確保圖像清晰、完整。同時，將掃描后的檔案信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化加工后的檔案數(shù)據(jù)與檔案實體進行掛接，建立一一對應(yīng)的關(guān)系，便于查詢和利用。（三）系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)檔案管理系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、編目、統(tǒng)計、報表生成等功能。2.數(shù)據(jù)庫建設(shè)建立檔案數(shù)據(jù)庫，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)存儲、備份、恢復(fù)等功能，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)建立檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)館內(nèi)各部門之間的檔案信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。同時，通過互聯(lián)網(wǎng)為利用者提供檔案信息查詢服務(wù)。（四）安全管理1.數(shù)據(jù)安全采取數(shù)據(jù)加密、備份、恢復(fù)等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。定期對檔案數(shù)據(jù)進行檢測和維護，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。2.網(wǎng)絡(luò)安全安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。制定網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，規(guī)范網(wǎng)絡(luò)操作行為。3.系統(tǒng)安全定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。建立系統(tǒng)安全審計機制，對系統(tǒng)操作進行審計和監(jiān)督。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計統(tǒng)計各類檔案的數(shù)量、增長情況等。2.檔案利用情況統(tǒng)計統(tǒng)計檔案查閱、借閱、復(fù)制的人次、卷次、內(nèi)容等利用情況。3.檔案整理情況統(tǒng)計統(tǒng)計檔案整理的數(shù)量、進度、質(zhì)量等情況。4.檔案保管情況統(tǒng)計統(tǒng)計檔案庫房的溫濕度、設(shè)備運行狀況等保管情況。（二）統(tǒng)計方法1.定期統(tǒng)計每月、每季度、每年定期對檔案管理工作進行統(tǒng)計，形成統(tǒng)計報表。2.專項統(tǒng)計針對檔案管理工作中的某一專項任務(wù)或事件，進行專項統(tǒng)計，如檔案數(shù)字化加工進度統(tǒng)計、檔案征集情況統(tǒng)計等。（三）統(tǒng)計分析對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。定期撰寫檔案統(tǒng)計分析報告，向上級主管部門和館領(lǐng)導匯報檔案管理工作情況。九、檔案工作人員職責（一）館長職責1.全面負責市檔案館的檔案管理工作，貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策。2.制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，組織實施檔案管理工作。3.負責檔案工作人員的隊伍建設(shè)，組織開展業(yè)務(wù)培訓和考核工作。4.審核檔案管理工作中的重要文件和報告，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。5.負責與上級主管部門、其他單位和社會各界的溝通協(xié)調(diào)，爭取支持和合作。（二）業(yè)務(wù)部門負責人職責1.組織本部門檔案的收集、整理、鑒定、保管和利用等工作，確保檔案工作的規(guī)范有序進行。2.指導本部門工作人員做好檔案管理工作，對檔案管理工作中的問題及時進行研究和解決。3.審核本部門檔案的移交、銷毀等重要事項，確保檔案管理工作的質(zhì)量和安全。4.配合館內(nèi)其他部門做好檔案管理工作的協(xié)調(diào)和配合，共同完成檔案管理工作任務(wù)。