PAGE水土保持檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司水土保持檔案管理，確保水土保持工作相關(guān)文件資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司在水土保持工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)測、驗(yàn)收等階段的檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司水土保持工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與水土保持工作相關(guān)的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.系統(tǒng)性原則：對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。6.便于利用原則：檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱、檢索和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司水土保持檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門水土保持檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)公司水土保持檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、分類、編號、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱等工作。4.定期對檔案進(jìn)行整理、鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在水土保持工作中形成的文件資料的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案資料的完整和安全。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、存儲(chǔ)、保管等，確保檔案的規(guī)范有序。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，及時(shí)為利用者提供檔案資料，并督促按時(shí)歸還。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告等。2.設(shè)計(jì)文件，如水土保持方案報(bào)告書、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。3.施工過程中的文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、材料設(shè)備清單等。4.監(jiān)測文件資料，如監(jiān)測方案、監(jiān)測報(bào)告、數(shù)據(jù)記錄等。5.驗(yàn)收文件，包括驗(yàn)收申請、驗(yàn)收報(bào)告、驗(yàn)收意見等。6.與水土保持工作相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、通知、函件等。7.其他與水土保持工作有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在水土保持工作中形成的文件資料，確保文件資料的完整性和及時(shí)性。對于重要文件資料，應(yīng)在形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。如有破損、褪色或字跡不清的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對于電子文件資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.檔案管理部門按照檔案分類方案對收集的文件資料進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性和實(shí)用性原則，便于管理和查閱。2.對每份文件資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和檢索。編號格式為：[年份][部門代碼][順序號]，例如：202301001，表示2023年由01部門產(chǎn)生的第1份文件。3.對文件資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，避免文件散失或損壞。對于紙張過大或過小的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。四、檔案分類與編號（一）分類方案1.項(xiàng)目前期類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告等。2.設(shè)計(jì)類：涵蓋水土保持方案報(bào)告書、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。3.施工類：包含施工組織設(shè)計(jì)、施工記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、材料設(shè)備清單等。4.監(jiān)測類：如監(jiān)測方案、監(jiān)測報(bào)告、數(shù)據(jù)記錄等。5.驗(yàn)收類：包括驗(yàn)收申請、驗(yàn)收報(bào)告、驗(yàn)收意見等。6.其他類：與水土保持工作相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、通知、函件等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年份+部門代碼+順序號”的格式，具體說明如下：“年份”：表示文件形成的年份，采用公元紀(jì)年，如2023。“部門代碼”：根據(jù)公司內(nèi)部部門設(shè)置，為每個(gè)部門分配一個(gè)唯一的代碼，如01表示工程技術(shù)部，02表示計(jì)劃財(cái)務(wù)部等?！绊樞蛱枴保喊凑瘴募纬傻南群箜樞?，為每份文件分配一個(gè)順序號，從001開始依次遞增。2.例如，2023年工程技術(shù)部產(chǎn)生的第5份文件，其編號為202301005。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫房，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照分類順序存放，便于查找和管理。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，并標(biāo)明類別和編號。對于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。3.在檔案存儲(chǔ)過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意涂改、剪裁或損壞檔案。（二）保管期限1.水土保持檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司主要水土保持工作歷史面貌，對公司和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、水土保持方案報(bào)告書等。長期保管：對公司水土保持工作在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。如施工記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。短期保管：對公司水土保持工作在較短時(shí)間內(nèi)有參考價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。如一般性的會(huì)議紀(jì)要、通知等。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定每份檔案的保管期限，并在檔案目錄中注明。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存儲(chǔ)環(huán)境、保管狀況、數(shù)量等。2.每月進(jìn)行一次常規(guī)檢查，每季度進(jìn)行一次全面檢查，每年進(jìn)行一次盤點(diǎn)。檢查和盤點(diǎn)應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱水土保持檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)申請表提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱水土保持檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因特殊情況需要復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案進(jìn)行保密管理。2.對于保密檔案，應(yīng)單獨(dú)存放，并設(shè)置明顯的保密標(biāo)識(shí)。查閱和借閱保密檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并在指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱和借閱。查閱人員不得擅自將保密檔案帶出指定地點(diǎn)。3.檔案管理人員應(yīng)對檔案的保密情況進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決。如發(fā)現(xiàn)檔案泄密事件，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等。2.檔案管理人員應(yīng)熟悉安全操作規(guī)程，定期對安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行搶救，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃，組織實(shí)施檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.查閱檔案目錄和相關(guān)文件資料，了解檔案的形成背景、內(nèi)容和價(jià)值。2.對檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的意見，綜合評估檔案的重要性和必要性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，確定需要銷毀的檔案清單。2.檔案管理部門按照銷毀