PAGE學(xué)生資助管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)生資助管理檔案工作，確保學(xué)生資助信息的真實(shí)、完整、安全和有效利用，保障受資助學(xué)生的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及學(xué)生資助管理檔案工作的所有部門和人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生資助工作的實(shí)際情況，不得虛假記錄或篡改。2.完整性原則：涵蓋學(xué)生資助工作全過程的各類文件、資料、記錄等應(yīng)全面收集、整理，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私和資助信息安全，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。5.便利性原則：檔案的整理、存儲(chǔ)和檢索應(yīng)便于使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)生資助管理檔案制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃學(xué)生資助管理檔案工作，明確各階段檔案管理的任務(wù)和要求。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門學(xué)生資助管理檔案工作的開展情況。4.負(fù)責(zé)學(xué)生資助管理檔案的集中保管和維護(hù)，確保檔案安全。5.組織開展檔案管理人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，提高檔案管理水平。（二）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.本部門學(xué)生資助管理檔案工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織落實(shí)本部門檔案管理工作。2.督促本部門工作人員及時(shí)收集、整理和移交學(xué)生資助相關(guān)檔案資料。3.確保本部門檔案管理工作符合制度要求，保障檔案的質(zhì)量和安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)生資助管理檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和可讀性。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。5.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的借閱、歸還、銷毀等手續(xù)。（四）資助工作人員職責(zé)1.在開展學(xué)生資助工作過程中，及時(shí)形成并妥善保管相關(guān)業(yè)務(wù)檔案資料。2.確保所提供的檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理人員。3.配合檔案管理人員做好檔案的整理、核對(duì)等工作。三、檔案內(nèi)容與分類（一）資助政策文件檔案1.國家及地方政府出臺(tái)的學(xué)生資助政策法規(guī)、規(guī)章制度等文件。2.本公司/組織制定的學(xué)生資助實(shí)施辦法、操作規(guī)程等內(nèi)部文件。（二）資助申請(qǐng)與審批檔案1.學(xué)生資助申請(qǐng)表、家庭經(jīng)濟(jì)情況調(diào)查表、證明材料等。2.資助申請(qǐng)的審核意見、審批記錄、公示材料等。（三）資助資金發(fā)放檔案1.資助資金發(fā)放明細(xì)表、匯總表。2.銀行轉(zhuǎn)賬記錄、現(xiàn)金發(fā)放憑證、簽收單等。（四）資助工作臺(tái)賬檔案1.學(xué)生資助工作年度計(jì)劃、總結(jié)。2.資助工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)分析資料。（五）受資助學(xué)生檔案1.學(xué)生基本信息表（包括姓名、性別、年齡、年級(jí)、專業(yè)、家庭住址等）。2.學(xué)生資助情況記錄（包括資助項(xiàng)目、金額、時(shí)間等）。3.學(xué)生成長記錄、反饋材料等。（六）資助工作監(jiān)督與檢查檔案1.內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、專項(xiàng)檢查記錄。2.外部審計(jì)、檢查反饋意見及整改情況記錄。（七）其他相關(guān)檔案1.學(xué)生資助工作會(huì)議記錄、紀(jì)要。2.宣傳資料、活動(dòng)照片、視頻等。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門和人員應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)收集學(xué)生資助工作中產(chǎn)生的各類文件、資料和記錄。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（二）整理流程1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案分類目錄進(jìn)行歸檔。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單，便于查詢和檢索。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固；對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。4.在整理過程中，對(duì)不符合要求的檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充、修正或完善。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序存放，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，同時(shí)建立異地容災(zāi)備份機(jī)制。（二）保管期限1.資助政策文件檔案、資助工作監(jiān)督與檢查檔案等長期保存。2.資助申請(qǐng)與審批檔案、資助資金發(fā)放檔案、資助工作臺(tái)賬檔案等保存期限為[X]年。3.受資助學(xué)生檔案在學(xué)生畢業(yè)離校后保存[X]年。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在[X]℃[X]℃之間，濕度保持在[X]%[X]%之間。3.做好檔案的防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息不被濫用或泄露。2.優(yōu)先滿足學(xué)生資助工作的實(shí)際需要，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用需求，及時(shí)提供檔案資料的查閱服務(wù)。2.對(duì)于需要復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并確保復(fù)印件與原件一致。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。4.嚴(yán)禁將檔案帶出公司/組織或用于非工作目的。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和資助工作人員的保密教育，提高保密意識(shí)。2.對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私和敏感信息的檔案，嚴(yán)格限制查閱范圍，實(shí)行專人專管。3.在檔案整理、存儲(chǔ)、利用等過程中，采取加密、屏蔽等技術(shù)手段，防止信息泄露。4.與檔案管理人員和資助工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房、設(shè)備設(shè)施及周邊環(huán)境的安全管理。2.定期對(duì)檔案安全狀況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地保護(hù)檔案安全。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的學(xué)生資助管理檔案信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享。2.通過信息化手段提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，提升服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.具備檔案錄入、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等基本功能。2.能夠?qū)n案進(jìn)行分類管理、權(quán)限控制，確保檔案信息安全。3.支持與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將新產(chǎn)生的檔案信息錄入信息化系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)更新和維護(hù)系統(tǒng)中的檔案分類、目錄等信息。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞無法修復(fù)的。3.按照規(guī)定需要銷毀的其他檔案。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、管理部門負(fù)責(zé)人審批后，組織實(shí)施檔案銷